Koningsdag Rotterdam was ‘tour de force’

Rotterdam is qua grote evenementen wel wat gewend, maar Koningsdag 2023 was met het bezoek van de koninklijke familie zelfs voor de Maasstad en de ketenpartners in veiligheid een ware ‘tour de force’. Arjen Littooij, directeur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, en Corine Duitman, directeur Veiligheid van gemeente Rotterdam, blikken terug.

“Als grootstedelijke regio kunnen we met onze samenwerkende veiligheidsorganisaties grote klussen goed behappen”, stelt Arjen Littooij met zelfvertrouwen. “Daar hebben we de capaciteiten voor en we hebben in de loop der jaren veel ervaring opgebouwd. Bij calamiteiten én bij veiligheidsoperaties rond grote evenementen.

Het Eurovisie Songfestival in 2021 was een grote operatie, die een behoorlijke druk op ons legde, net als het Euro 2000-voetbaltournooi, waarbij Rotterdam een van de speelsteden was. Maar zo’n omvangrijke opschaling als tijdens Koningsdag 2023 heb ik in mijn carrière niet eerder meegemaakt. Het was het grootste gezamenlijke veiligheidsproject dat we als politie, gemeente en veiligheidsregio ooit hebben uitgevoerd. Een unieke samenwerkingsoperatie.”

Dubbelrol gemeente
De viering van tien jaar koningschap van Willem-Alexander in Rotterdam was vanuit het perspectief van veiligheid en crisismanagement in een aantal opzichten een bijzondere operatie. In de eerste plaats door het grote aantal betrokken partners in de voorbereiding en uitvoering. Daaronder waren ook diensten waarmee de Rotterdamse veiligheidsketen niet dagelijks te maken heeft, zoals het Koninklijk Huis, de NCTV en de NOS, die als nationale omroep een belangrijke rol had in de organisatie. “Een complex samenspel van partners met eigen verantwoordelijkheden, belangen en eisen, dus er was met elkaar heel veel af te stemmen”, aldus de directeur.

Een tweede bijzonder aspect was de ‘dubbelrol’ die de gemeente Rotterdam had in de voorbereiding van het evenement. Directeur Veiligheid Corine Duitman: “Gewoonlijk is de gemeente de partij die evenementenvergunningen verleent en die toetst aan de veiligheidsadviezen van de politie en de veiligheidsregio. Maar nu waren we als gemeente ook zelf organisator en gastheer voor een evenement met nationale uitstraling. Met een stevige inzet vanuit onze afdeling Cultuur en de bestuursstaf om er, mede met input vanuit Rotterdamse burgers en ondernemers, een feest van en vóór alle Rotterdammers van te maken. Een evenement als dit past bij onze ambitie als stad. Door die actieve rol in de organisatie hadden we als gemeente verschillende petten op.”

Arjen ziet de geslaagde veiligheidsoperatie als een bewijs van de goede samenwerking, professionaliteit en integriteit van de ketenpartners die gezamenlijk de veiligheid rond Koningsdag moesten waarborgen. “Tekenend daarvoor is het feit dat we met elkaar de plannen steeds kritisch hebben beoordeeld en getoetst aan dezelfde veiligheidstandaard die we ook van externe evenementenorganisaties verwachten. We hebben geen andere maatstaven gehanteerd omdat de gemeente de rol van organisator had. ”

Voorbereiding in detail
Het feest werd door alle betrokken instanties gezamenlijk tot in de details voorbereid. Politie, gemeente en veiligheidsregio participeerden met een gezamenlijk veiligheidsteam in de voorbereidingsorganisatie. Het programma werd samengesteld en samen met het Koninklijk Huis en de NCTV werden de risico’s geanalyseerd en uitgewerkt in scenario’s.

Arjen: “Onze kracht was dat we vanaf de eerste stappen in de voorbereiding hebben gewerkt met vaste teams vanuit de veiligheidsdriehoek en de multidisciplinaire ketenpartners. Elkaar kennen en gekend worden is cruciaal als je met zoveel partijen één gezamenlijke opdracht hebt: een veilig feest organiseren. Dan moet je helder hebben wat ieders verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn en waar en hoe belangen en acties elkaar raken. Daarnaast bleek het van enorme waarde te zijn om een flexibele schil met mensen van alle partijen stand-by te hebben staan, om snel te kunnen inspelen op onverwachte en onvoorziene situaties.”

Veel baat hebben de Rotterdamse crisispartners volgens Corine gehad bij het werkbezoek aan Maastricht, waar het Koninklijk gezin in 2022 Koningsdag vierde. “Van onze collega’s in Maastricht hebben we veel geleerd. Het gebruikte draaiboek voor de operationele voorbereiding en uitvoering, vormde de basis voor ons Rotterdamse draaiboek. Een eyeopener voor ons was hoe groot de rol van de NOS als nationale omroep is tijdens Koningsdag. Het feest heeft een nationaal karakter en wordt live door miljoenen mensen gevolgd. De NOS heeft als medeorganisator dus grote belangen en eisen, die wel moeten passen in het veiligheidsstramien.”

Beslissingen en mandaten
Op basis van de gemeenschappelijke multidisciplinaire risicoanalyse werden twaalf verschillende scenario’s voor mogelijke verstoringen en calamiteiten voorbereid. Arjen en Corine willen ze niet allemaal benoemen, maar noemen ter illustratie een demonstratie door een groepering die de nationale media-aandacht wil benutten voor een groot bereik. Arjen: “Dat is een van de scenario’s die we vooraf hebben uitgewerkt en met elkaar hebben beoefend in tabletopsessies van de veiligheidsstaven; op operationeel, tactisch en strategisch-bestuurlijk niveau.

Voor elk scenario hebben we een beslisschema opgesteld met vergaande mandaten voor de leidinggevende functionarissen in de crisisstaven, zoals de algemeen commandant van de Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden van de politie, de voorzitter van het Gemeentelijke Actiecentrum en de Operationeel Leider van het Operationeel Team van de veiligheidsregio.

Gebruikelijk in de crisismanagementstructuur is dat ingrijpende beslissingen op die stafniveaus bestuurlijk worden getoetst. Maar daar is op het acute moment wellicht geen tijd voor, omdat je snel moet kunnen schakelen om bepaalde veiligheids- of noodmaatregelen te nemen. Daarom hebben we die bestuurlijke toets in de voorbereiding al gedaan en hebben we de leidinggevende functionarissen de bevoegdheid gegeven direct actie te ondernemen en knopen door te hakken als zich een bepaald scenario zou voordoen. Daar hoefden zij dan op dat hectische moment niet meer over na te denken.”

Generale repetitie
Het gezamenlijke voorbereidingstraject werd, na de scenarioanalyse en tabletopoefeningen, afgesloten met een generale repetitie, kort vóór Koningsdag. Met ‘stand-ins’ werden alle belangrijke momenten op de loop- en vaarroute door de stad geoefend. Ook alle functionarissen van de Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden van de politie, het CoPI en Operationeel Team van de veiligheidsregio, de beleidsstaf en het Gemeentelijk Actiecentrum, woonden de ‘generale’ op locatie bij.

“Een onmisbaar element in de voorbereiding”, stelt Corine. “De veiligheidsstaven en actiecentra zitten op de dag zelf op afstand van de feestelijkheden. Het had voor de functionarissen grote meerwaarde om de hele route met alle activiteiten en ontmoetingsmomenten van het koninklijk gezelschap vooraf met eigen ogen te zien en te weten wat op welk moment waar gebeurt. Als zich dan tijdens het evenement onverhoopt een incident voordoet, helpt dat de functionarissen enorm bij hun beeld- en oordeelsvorming.

Als ik een boodschap zou mogen formuleren voor steden die in de toekomst Koningsdag met de koninklijke familie vieren, dan is het hoe nuttig en leerzaam het is voor de crisis- en veiligheidsstaven om samen de generale repetitie bij te wonen en samen het evenement vooraf te ‘doorleven’. Op basis van de generale repetitie hebben we nog enkele wijzigingen doorgevoerd die op Koningsdag heel waardevol bleken.”

Lange adem
Hoewel de focus van het land vooral was gericht op het feitelijke koninklijke bezoek aan Rotterdam op 27 april, duurden de feestelijkheden in werkelijkheid langer en ook de operationele en bestuurlijke crisisteams stonden langere tijd ‘aan’. Voor de veiligheidskolom van de gemeente was het in de weken voorafgaand aan het evenement hard werken; in het bijzonder voor de mensen van de afdelingen Evenementen, Horeca, Vergunningverlening, Toezicht en handhaving en de crisisstructuur.

Corine: “Het koningsjubileum duurde voor ons in totaal tien dagen. Al op 19 april was de officiële aftrap met het Koningsdagconcert in Ahoy. Toen waren alle staven ook al paraat om een veilig verloop te waarborgen. Daarna zijn er in de stad nog meerdere kleinschaligere evenementen geweest in de aanloop naar de feitelijke feestdag op 27 april. Daar lag voor ons natuurlijk wel het zwaartepunt. Met als belangrijke aandachtspunten het weer en de verwachte toestroom van bezoekers, beide risicobepalende factoren.”

Veiligheidsstaven
Gedurende de tiendaagse feestperiode werkten de veiligheidsstaven met elk een vaste commandant en een vaste plaatsvervanger, zodat bij uitval als gevolg van bijvoorbeeld ziekte de continuïteit van de leiding gewaarborgd was. Burgemeester Ahmed Aboutaleb had deze dag een bijzondere rol. Als voorzitter van de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond zou hij bij bestuurlijke opschaling de beleidsstaf voorzitten, maar omdat hij zelf als gastheer het koninklijk gezelschap rondleidde door zijn stad, werd die rol in het crisismanagement verlegd naar de locoburgemeester.

Los van de staven op operationeel, tactisch en strategisch niveau die waren opgeschaald voor Koningsdag, hielden politie en veiligheidsregio nog extra staven achter de hand voor eventuele inzet bij incidenten of calamiteiten buiten de scope van de Konigsdagactiviteiten. Arjen: “We zijn een grootstedelijke regio met een hoog risicoprofiel en veel industrie, waar ook tijdens zo’n evenement van alles kan gebeuren: een industriële brand, chemische lekkage of groot ongeval. Daar moeten we ook op anticiperen. De menskracht om naast de evenementenstaven nog extra crisisstaven te bemensen hadden we. Maar die konden we niet via de normale piketregeling alarmeren en laten opkomen naar hun locaties. Als gevolg van de veiligheids- en beheersmaatregelen rond het Koningsdagfeest waren grote delen van het stadscentrum namelijk niet of zeer moeilijk bereikbaar. Daarom hebben we die extra crisisstaven: een CoPI, operationeel team en SGBO, paraat gehouden in eigen actiecentra.”

Realtime informatie
Realtime informatiemanagement was voor de veiligheidsstaven essentieel voor de beeldvorming over het verloop, het monitoren van de drukte in de stad en om bij te sturen met maatregelen indien nodig. De gemeente paste crowd management toe. Naast waarneming op locatie is een crowd management tool ontwikkeld, waarin informatie van verkeerscamera’s, druktemeting, social mediabeelden en informatie van de verschillende partners op straat werd geïntegreerd.

Arjen: “Vanuit de Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden van de politie is voor het eerst ‘beeldregie’ toegepast, door vanuit ons multimedia informatiecentrum zoveel mogelijk foto’s en filmpjes binnen te halen voor onze beeldvorming. Door continue analyse van die beelden konden we potentiële veiligheidsrisico’s of verdachte situaties tijdig signaleren. De gemeente vulde dit aan met het nieuwe systeem voor social media- en druktemonitoring, dat als pilot in de praktijk werd toegepast.”

Corine: “Op het gebied van ‘crowd management’ moesten we daadwerkelijk bijsturen, toen tijdens het hoogtepunt op de Binnenrotte de toestroom van publiek te groot dreigde te worden. Met oproepen op social media en informatiepanelen riep de gemeente mensen op daar niet meer naartoe te komen, om ongelukken in de drukte te vermijden.”

Kippenvel
Corine en Arjen sluiten af met de conclusie dat de viering van het tienjarig regeringsjubileum van Koning Willem-Alexander voor hem en zijn familie én voor de stad een prachtig en onvergetelijk feest zonder enige wanklank is geworden. De intensieve gezamenlijke voorbereiding door de politie, de gemeente en de veiligheidsregio, met oog voor ieders belangen en verantwoordelijkheden, droeg daar in belangrijke mate aan bij. Arjen: “Een operatie als deze lukt alleen als je in zo’n groot spectrum van veiligheidspartners over je eigen belangen heen kan stappen en het als één gezamenlijke opgave beschouwt.”

Corine: “Bij de afsluiting van het bezoek met de koninklijke familie op het stadhuis ’s middags, kreeg ik echt even kippenvel: een geweldig gevoel dat we deze grootste veiligheidsoperatie in de geschiedenis van Rotterdam met elkaar zo soepel en succesvol hadden volbracht.”