Een veilige Koningsdag 2021: ‘We hebben het gefikst’

Hoe organiseer je binnen 5 maanden een veilige Koningsdag? Dit is de uitdaging waar de gemeente Eindhoven dit jaar voor stond. Hoe kregen zij de veiligheid op orde? Een interview met John van Ochten, programmamanager High Impact Crimes bij Gemeente Eindhoven.

Het is eind november 2020. Het coronavirus slaat nog wild om zich heen. Toch komt er een persbericht van de Rijksvoorlichtingsdienst waarin staat dat de koning de komende Koningsdag in Eindhoven gaat vieren.

“Dit was voor ons de start van een enorme organisatie", vertelt John van Ochten, programmamanager High Impact Crimes bij Gemeente Eindhoven. “De gemeente heeft meteen een projectorganisatie opgezet met verschillende werkgroepen. Ik werd projectleider van de werkgroep veiligheid. In mijn werkgroep zaten vertegenwoordigers van de gemeente, de politie, het Openbaar Ministerie, de veiligheidsregio en de Dienst van het Koninklijk Huis.”

Hoe zijn jullie van start gegaan?
“We hebben allereerst contact opgenomen met de steden die eerder Koningsdag georganiseerd hadden, zoals de gemeente Tilburg en Maastricht. Zij hebben hun veiligheidsplannen met ons gedeeld. Dat was erg waardevol, want zonder die informatie heb je eigenlijk geen idee waar je aan begint. Want: hoeveel mensen moet je voor zo'n evenement vrijmaken? En welke mensen? En wat kun je verwachten op het gebied van mobiliteit, screening en accreditatie?

Tegelijkertijd zou dit ook een Koningsdag worden die anders was dan alle andere, vanwege het coronavirus. Het moest een hybride-variant worden die ook digitaal te volgen was.

Om ons goed voor te bereiden op de cybersecurity voor het digitale programma hebben we onder andere contact opgenomen met de NCTV. Zij hebben ons geholpen en zij hebben ons op het spoor gezet van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De VNG heeft namelijk veel ervaring in de informatiebeveiliging van gemeentelijke systemen. Zij ondersteunen gemeentes op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. En zij zijn het schakelpunt met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Zij waren bereid om ons te adviseren en met ons mee te lezen.

We hebben toen al vrij snel een expertise-meeting georganiseerd om te inventariseren hoe we dit technisch konden organiseren.”

Wat was de belangrijkste uitkomst van die meeting?
“Dat het niet realistisch was om binnen zo'n korte tijd een website te ontwikkelen voor zo'n groot publiek die niet mag omvallen en waarin veel interactie mogelijk was. Daarom hebben we ervoor gekozen om een bestaande website te gebruiken, namelijk de website van het Eindhovense poppodium De Effenaar. Deze website was al goed beveiligd en had een goede structuur waar we verder op konden bouwen.”

Jullie moesten ook een fysiek programma organiseren. Welke plannen en scenario's hadden jullie?
“In het begin was er nog veel onzeker. De locatie werd bijvoorbeeld pas in februari bekend. En er waren veel onzekerheden over het programma. Wie zouden er bijvoorbeeld komen? De hele koninklijke familie of alleen het gezin? En zouden ze op één plek blijven of een wandeling maken langs verschillende onderdelen? Ook moesten we rekening houden met de sentimenten in de samenleving omdat er een derde golf op ons af dreigde te komen.

Alle scenario's lagen op tafel: van de viering met 15 leden van de koninklijke familie of alleen de aanwezigheid van het gezin, een volledig digitale viering of geen viering in het geval van een code zwart scenario. Onze plannen werden dynamische documenten die zeker in het begin continu moesten worden bijgesteld. Uiteindelijk hebben we een fors aantal plannen opgeleverd, zoals een strategisch veiligheidsplan, een screening- en accreditatieplan en een multidisciplinair plan. Deze plannen zijn vastgesteld door de gezagsvierhoek.”

Welke locatie hebben jullie gekozen en waarom?
“Er is gekozen voor de High Tech Campus Eindhoven (HTCE) omdat dit goed bij de stad past. En qua veiligheid is deze locatie perfect omdat hij gemakkelijk af te sluiten is. Bovendien zijn hier veel bedrijven en onderwijsinstellingen gevestigd die op Koningsdag gesloten zijn.

En de HTCE heeft eerder hoogwaardigheidsbekleders ontvangen zoals Angela Merkel en de Belgische koning. Dus op de locatie wisten ze wat ze van zo'n bezoek konden verwachten. Er waren zelfs al draaiboeken waar bijvoorbeeld de politie gebruik van kon maken.”

Wat waren belangrijke veiligheidsmaatregelen die je moest nemen omdat de koninklijke familie zou komen?
“De screening en accreditatie van alle mensen die op de locatie aanwezig waren. Het gebied was opgedeeld in veiligheidsringen. In de ring waar de koninklijke familie aanwezig was, mochten slechts een zeer beperkt aantal mensen aanwezig zijn.

Alle mensen die toegang wilden hebben tot de locatie moesten vooraf door de politie gescreend worden. Ook hadden we een coronateststraat ingericht. De GGD heeft ons hierbij geadviseerd. Op de dag zelf moesten alle aanwezigen eerst een sneltest doen. Als die test negatief was, vond er een accreditatie plaats en kregen ze een polsbandje die toegang gaf tot een veiligheidsring op de locatie.

Het screenen en accrediteren was echt een enorme klus omdat het programma regelmatig wijzigde. Daardoor kwamen er telkens weer andere mensen in beeld. Uiteindelijk zijn er meer mensen in de nood- en spoedprocedure gescreend dan in de reguliere screening- en accreditatieperiode. En we zagen dat twee keer zoveel mensen zich aanmeldden voor een screening, omdat ze bang waren dat ze op de dag zelf corona zouden hebben. Vrijwel iedereen had voor een back-up gezorgd.

Uiteindelijk heeft de politie zo'n 700 mensen gescreend. Slechts één iemand heeft op de dag zelf geen toegang tot het gebied gekregen, omdat hij positief getest werd op corona.”

Op 30 maart hebben jullie de locatie bekend gemaakt. Waarom hebben jullie daarvoor gekozen?
“We hebben de locatie lang geheim gehouden. We hebben het op 30 maart toch bekend gemaakt omdat we bang waren dat het anders zou uitlekken en dat de focus tijdens de persconferentie alleen maar uit zou gaan naar de geheime locatie en niet naar het programma van Koningsdag. En we wilden voorkomen dat mensen zelf gingen speuren naar de locatie.

We hebben de locatie op de persconferentie gemeld en dat is een goede beslissing geweest. Na de bekendmaking bleef het rustig op de locatie. We hebben niet meer of verdachte bewegingen waargenomen.”

Hebben jullie de plannen ook moeten wijzigen vanwege de versoepelingen die eraan zaten te komen?
“Ja. In die tijd zouden de terrassen misschien open gaan waardoor met mooi weer veel mensen naar de binnenstad zouden trekken. We hielden er rekening mee dat de binnenstad van Eindhoven een aanzuigende werking zou hebben op actiegroepen die hun stem wilden laten horen

We hadden al besloten dat we een commandopost zouden inrichten op de HTCE met een crisismanagementteam (CMT). Dit CMT stond in nauw contact met de SGBO Politie én de gezagsvierhoek. Zo'n maand voor de komst van de koning en zijn gezin hebben we besloten om ook voor de binnenstad een commandopost met een CMT in te richten. Die commandopost stond in nauw contact met een TDA Politie én een gezagsdriehoek. Zo onstond een bijzondere structuur met een gezagsvierhoek, gezagsdriehoek, SGBO Politie, TDA Politie, twee commandoposten en een gemeentelijke backoffice met daarin verschillende specialismen ter ondersteuning van de commandoposten.

Dat betekende dat er een bijzondere structuur ontstond met een driehoek in de binnenstad en een vierhoek in het HTCE, twee commandoposten met een CBT, een gemeentelijke backoffice, een SGBO politie op de HTCE en een Team Districtelijke Aanpak voor de binnenstad.”

Hoe hebben jullie ervoor gezorgd dat al deze mensen goed voorbereid waren?
“We hebben doorleefsessies gehad waarbij we drie scenario's hebben doorgenomen, namelijk een demonstratie, een cyberaanval en een incident op het HTCE-terrein. Dit was een goede check om te kijken of onze plannen klopten, niet alleen qua maatregelen maar ook qua communicatielijnen en verantwoordelijkheden. En veel mensen hadden nog nooit met elkaar samengewerkt. De doorleefsessies waren een goede manier om met elkaar de samenwerking te oefenen.

Een bijzonder element van Koningsdag is bovendien dat de burgemeester geen voorzitter kan zijn van de gezagdriehoek en -vierhoek. Hij was is immers gastheer op de HTCE. Daarom hebben twee ervaren wethouders een spoedopleiding gekregen zodat zij als voorzitter konden optreden. Dit zorgde ervoor dat zij comfortabel deze rol konden vervullen.”

Hoe is Koningsdag vervolgens verlopen?
“Tijdens Koningsdag kwam er een enorme rust over ons heen. We waren goed voorbereid, iedereen wist waar hij of zij voor stond en er gebeurde geen gekke dingen. Ook waren er geen verdachte bewegingen in de omgeving, dus iedereen zat er vrij comfortabel bij.

En ik vind het mooi dat veiligheid ondersteunend was aan het programma. Bij een traditionele Koningsdag is er vaak veel politie in beeld, zowel in uniform als in kostuum met oortjes. Nu waren zij er natuurlijk ook, maar niet zichtbaar. Ik ben ervan overtuigd dat de HTCE op 27 april tussen 10.00 en 14.00 uur de veiligste vierkante meters van Nederland waren. Maar de kijkers hebben er geen ‘last’ van gehad. Ze hebben hen niet of nauwelijks gezien.”

Waar ben je het meest trots op als je terugkijkt?
“Op de flexibiliteit van het team. De opgave waar we voor stonden was zeker niet gemakkelijk. Dat komt omdat we weinig tijd hadden, het programma regelmatig veranderde en er vaak lang veel onzekerheden waren. Door al die wijzigingen en aanpassingen moesten we vaak weer opnieuw beginnen.

Bovendien waren we iets aan het organiseren wat misschien helemaal niet doorging. Als iemand van het koninklijk gezin corona zou krijgen, zouden zij allemaal in quarantaine moeten. Dan zou er misschien helemaal niemand van het koninklijk gezin naar Eindhoven komen. Dit maakte het extra lastig om in de voorbereiding scherp te blijven en de juiste mindset te houden.

Ik ben er trots op dat we het gefikst hebben. En dat is gelukt omdat we met het hele team keihard gewerkt hebben. Iedereen stond in de ‘go’-stand. We kregen vrijwel nooit te horen dat iemand iets niet kon doen vanwege privé-verplichtingen. Iedereen ging ervoor.

En dat komt waarschijnlijk ook omdat het om de organisatie van Koningsdag ging. Mensen vonden het leuk en eervol dat ze hieraan mee mochten werken en waren bereid om daar heel hard voor te werken.”

En heb je tot slot nog lessons learned voor de volgende stad die dit gaat organiseren?
“Zorg voor een strakke planning en zorg dat je – vanwege de tijdsdruk – overal continu bovenop zit. Vertrouw op de professionals en schroom niet om expertise in te huren. Je kunt als gemeente niet alles zelf. Zeker op thema's als cybersecurity en crowd management ben ik blij dat we konden rekenen op expertise van specialistische partijen.”