GHOR over het Eurovisie Songfestival: ‘Het was echt fantastisch’

Hoe bouw je samen een podium op, zonder dat je elkaar besmet? En hoe kunnen huisartsen en ambulancemedewerkers snel ter plaatse zijn, zonder coronabubbels te doorbreken? De GHOR en de Ambulancedienst Rotterdam – Rijnmond stonden voor bijzondere uitdagingen tijdens het Eurovisie Songfestival 2021. ‘We waren overal op voorbereid.'

Terwijl de artiesten op het podium schitterden, stond er achter de schermen een team van zorgprofessionals klaar. EHBO-ers en ambulancemedewerkers konden meteen ingrijpen als dat nodig was. “Al het personeel dat in Ahoy werkzaam en aanwezig was, moest vooraf negatief getest zijn, waarbij de testuitslag maximaal 48 uur geldig was", vertelt Hans Arkesteijn, beleidsmedewerker van de GHOR Rotterdam-Rijnmond. “De ESF-organisatie had voorzien in eigen geneeskundige capaciteit in de vorm van en Advanced Life Support-team dat tijdens de life-shows werd aangevuld met een ambulance. Zo konden zij bij een ongeval meteen hulp bieden. Als de ambulance een patiënt zou moeten vervoeren dan zou er meteen een tweede ambulance klaar staan bij het nabijgelegen Ikazia ziekenhuis, om van daaruit direct bij Ahoy te kunnen worden ingezet. Met dit soort procedures waren we overal op voorbereid.”

Kun je allereerst iets vertellen over je achtergrond. Je bent evenementenadviseur. Wat houdt die functie precies in?
“Als evenementenadviseur adviseer je gemeentes over de geneeskundige eisen die zij kunnen stellen aan grootschalige evenementen. Dat gaat bijvoorbeeld over het minimum aantal EHBO-ers, de toiletvoorzieningen en de hoeveelheid drinkwater die minimaal aanwezig moet zijn op het terrein bij een warme dag. Ik kijk daarbij ook wat het mogelijke effect van het evenement is op de beschikbare capaciteit van bijvoorbeeld de ambulancedienst.

De gemeentes verstrekken de vergunning en zien toe op de naleving daarvan. Ook als een vergunning eenmaal verstrekt is, kan er nog een kink in de kabel komen. We hebben het bijvoorbeeld wel eens meegemaakt dat de organisatie niet beschikte over voldoende EHBO-ers. We hebben toen geadviseerd om minder mensen toe te laten, zodat het evenement toch veilig door kon gaan.

En ik vind het zelf altijd prettig om ook tijdens het evenement aanwezig te zijn. Zo zie ik hoe alles loopt en of onze adviezen aansluiten bij de praktijk. Daar kunnen we van leren voor onze adviezen bij volgende evenementen en desnoods direct ingrijpen als blijkt dat de veiligheid onvoldoende gewaarborgd is.”

Wat waren de belangrijkste aandachtspunten tijdens het Eurovisie Songfestival?
“We hadden natuurlijk te maken met het coronavirus. De voorbereiding voor het Eurovisie Songfestival is een enorme logistieke operatie. Denk alleen al aan het opbouwen van het podium. Daarvoor komen veel mensen bij elkaar. Hoe doe je dat op een veilige manier?

We waren het er al snel over eens dat iedereen zich moest laten testen voordat zij toegang zouden krijgen tot Ahoy. Alle werknemers, officials en artiesten kregen een toegangspas waarmee ze – na een negatieve testuitslag – 48 uur toegang hadden tot Ahoy.

En wat doe je dan als werknemers positief zijn? Dan moest er natuurlijk een bron- en contactonderzoek volgen en moesten de naaste collega's in quarantaine. Dat zou veel impact hebben op de voorbereidingen. Daarom heeft de organisatie ervoor gekozen dat een negatieve test slechts 48 uur toegang gaf tot het terrein en geen 72 uur zoals we eerder van plan waren. Mocht iemand dan positief testen, dan is de kans kleiner dat hij al veel collega's heeft besmet.

Ook kwamen er protocollen, bijvoorbeeld voor het doorgeven van gereedschap. En de omgeving werd veilig ingericht zodat mensen bijvoorbeeld op afstand veilig konden lunchen. Het Heath & Safety Team van de ESF-organisatie heeft er op toegezien dat deze maatregelen werden nageleefd.”

Hoe vond je dat mensen zich aan de maatregelen hielden?
“Iedereen hield zich keurig aan de maatregelen. In het begin was het natuurlijk even wennen. Maar al snel zag je dat iedereen een mondmasker droeg en dat mensen afstand hielden. En natuurlijk kom je wel eens iets tegen waar je iets van zegt. Er waren bijvoorbeeld overal drinkwaterpunten zodat mensen extra vaak hun handen konden wassen. Maar mensen moesten op een knop drukken om de kraan aan te zetten. Dat is natuurlijk niet handig, want via die knop kun je elkaar gemakkelijk besmetten. Daar hebben wij een opmerking over gemaakt waarna deze punten vervangen werden door drinkwaterpunten die met de voet bediend konden worden.

Wat vooral indruk maakte, was dat de organisatie heel Ahoy nodig had om alles op afstand in te richten. Er was een hele hal voor de catering voor de crew. Een andere hal was vrijgemaakt voor de pers, zodat zij op afstand interviews konden afnemen, enzovoorts.”

Hoe zorgden jullie ervoor dat het ook coronaproof was voor het publiek?
“De Host Broadcaster (NPO/NOS/AVROTROS) heeft vier scnario’s opgesteld, waaronder scenario’s waarbij er geen publiek was toegestaan bij evenementen.

Heel lang was er geen publiek toegestaan bij evenementen, tot de Fieldlabs er kwamen. Toen het werd aangemerkt als Fieldlab-evenement, werden zij verantwoordelijk voor het coronabeleid voor het publiek. Daardoor lag de primaire verantwoordelijkheid niet bij ons en hadden we vooral een begeleidende en toetsende rol.”

Wat was voor jullie de grootste uitdaging tijdens dit evenement?
“Dat er continu geswitcht werd in het programma. In het oorspronkelijke programma stond bijvoorbeeld nog een feest in de binnenstad gepland voor zo'n 15.000 mensen publiek per dag. We hebben gekeken of dit feest door kon gaan voor een kleiner publiek. We dachten aan 4 mensen per tafel. Dat zou betekenen dat we zo'n 2.000 mensen per dag konden huisvesten. We hadden onze handen vol aan al die wijzigingen..”

En waar had je dan je handen vol aan?
“Met de voorbereidingen in Ahoy en alles wat daarbij kwam kijken. Er moesten bijvoorbeeld filmpjes opgenomen worden in de stad. Daarvoor moest de Erasmusbrug afgesloten worden. En de organisatie wilde opnames maken op de daken van gebouwen met veel vlammen. Wij hebben daar de meldkamer over ingelicht. Zo kwamen hulpdiensten niet voor een afgesloten brug te staan en konden zij mensen geruststellen die na het zien van vlammen in paniek misschien 112 zouden gaan bellen.

Ook was het belangrijk dat de hotels, waar de delegaties zaten, zich aan de hygiënemaatregelen hielden. Ze moesten bijvoorbeeld het eten op de kamers serveren. En er waren bubbels gecreëerd voor de verschillende landen. Die bubbels mochten niet doorbroken worden. Dus ook in Ahoy moesten de delegaties bij elkaar blijven.

En we hielden rekening met het scenario dat iemand corona zou krijgen en huisartsenhulp nodig had. Daarom draaide de huisartsenpost Rijnmond tijdens de shows een volcontinu rooster.”

Hoe verliep het evenement uiteindelijk?
“Dat was echt fantastisch. We hadden hier met het hele team naartoe gewerkt. Het is een soort van opluchting om dan te zien dat alles werkt. Uiteindelijk zijn er drie of vier kleine incidenten geweest bij de opbouw. Daarvoor is de EHBO-organisatie van het ESF ingeschakeld. En de ambulance heeft één rit gehad. Zeker voor zo'n groot evenement is dat erg weinig. Ik denk dat dat ook komt omdat er gewoon erg veilig gewerkt is.”

Als je terugkijkt, wat is je dan het meeste bijgebleven?
“De multidisciplinaire manier waarop er is samengewerkt. Het was als het ware een dorp op zich dat 24 uur per dag doorging. Je hebt elkaar keihard nodig en dat werkte goed. We hebben het echt samen gedaan.”

En welk advies zou je geven aan anderen die voor een vergelijkbare uitdaging staan?
“Zorg dat je een dedicated adviseur hiervoor vrijmaakt, want je hebt echt veel mankracht nodig om alles te regelen. En in deze situatie was het belangrijk om voor iedere functie of taak een back-up te hebben. Bij ons was dat goed geregeld. Ik was vanuit de GHOR verantwoordelijk voor de voorbereiding van dit evenement binnen Ahoy en mijn collega was overal van op de hoogte. Zo kon hij meteen het werk van mij over nemen, als dat nodig was.

En zoals de Regionaal Operationeel Leider voor het ESF, Maikel Lenssen, ons consequent voorhield vormt het evenement – naast een kans om Rotterdam op de kaart te zetten – een afbreukrisico omdat de hele wereld meekeek. Alles lag onder een vergrootglas. Om hier zo goed mogelijk op voorbereid te zijn en snel op eventualiteiten in te kunnen spelen, vergde dit evenement meer opschaling dan normaal gesproken de standaard zou zijn geweest.”