Veiligheid Eurovisie Songfestival: ‘Alles lag onder een vergrootglas’

Tijdens het Eurovisie Songfestival waren alle ogen in Europa op Rotterdam gericht. Zelfs een klein incident zou de wereld overgaan. Hoe heeft de veiligheidsregio zich daarop voorbereid? “We stonden continu paraat", vertelt de regionaal operationeel leider. “Zo konden we direct ingrijpen als dat nodig was.”

Het is 30 augustus 2019 als bekend wordt dat het komende Eurovisie Songfestival in Rotterdam zal plaatsvinden. “We zijn meteen begonnen met de voorbereidingen", vertelt Maikel Lenssen, regionaal operationeel leider bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. “We hebben geïnventariseerd wat er nodig was en wat er van ons verwacht werd. En we zijn met een afvaardiging van de gemeente Rotterdam en de politie naar Stockholm afgereisd. Stockholm had in 2016 het Eurovisie Songfestival georganiseerd. We wilden graag van hen horen hoe zij dat hadden ervaren.”

Wat was het belangrijkste advies dat zij jullie gaven?
“Wees duidelijk over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in Nederland. Het Eurovisie Songfestival wordt geëxploiteerd door de EBU, de European Broadcasting Union. Dit is een invloedrijke organisatie die gewend is om verantwoordelijkheden zelf in te vullen. Maar als het om de openbare orde en veiligheid gaat, is de burgemeester van Rotterdam aan zet. De organisatie in Stockholm adviseerde ons om daar vooraf heldere afspraken over te maken.”

Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin dat speelt?
“Stel dat er een grote terroristische aanslag plaatsvindt met veel slachtoffers. Dan kan de burgemeester van Rotterdam besluiten om het evenement niet door te laten gaan als er een verstoring van de openbare orde en veiligheid dreigt. Gaat het om een incident met veel slachtoffers maar zonder vervolgdreiging, dan kan de burgemeester de EBU vragen om vanuit piëteit met de slachtoffers het evenement te versoberen of af te gelasten maar ligt het besluit bij de EBU.

Maar het gaat bijvoorbeeld ook om helderheid in de communicatie. Toen Duncan Laurence positief testte op corona, was het aan de EBU om daarover te communiceren. Gebeurt er iets op het gebied van de openbare orde en veiligheid, dan verloopt de communicatie daarover via de overheid. Als er dus een uitbraak onder de bezoekers van het songfestival is, dan valt dit onder de infectieziektebestrijding en is de overheid aan zet.

Het is belangrijk om daar vooraf goede afspraken over te maken. Je wilt niet dat er tijdens een crisis discussie ontstaat over de vraag wie waarover gaat.”

Waren er meer adviezen die de organisatie in Stockholm aan jullie meegaf?
“Ja. Zij zeiden ook: onderschat het niet. In de aanloop naar en tijdens het Eurovisie Songfestival lig je mondiaal onder een vergrootglas. Het evenement trekt 200 miljoen televisiekijkers en er zijn zo'n 700 miljoen mensen die het via YouTube bekijken. Bovendien zijn veel (internationale) journalisten in de stad.

Voor ons betekende dat dat alle crisisteams tijdens het evenement continu paraat waren. We zaten fysiek bij elkaar en alles werd gemonitord. Zo konden we direct ingrijpen als dat nodig was.”

De editie van 2020 ging niet door. Hoe hebben jullie de voorbereidingen voor het evenement van 2021 weer opgepakt?
“Half maart 2020 werd de stekker eruit getrokken. We hebben toen alles goed gedocumenteerd. In oktober werd besloten dat Nederland in 2021 opnieuw het gastland zou zijn. Toen hebben we de draad weer opgepakt.

De Host Broadcaster (NPO/NOS/AVROTROS) had vier scenario’s opgesteld. Scenario A was dat het programma volledig zou doorgaan, inclusief de festiviteiten in de stad. Scenario D was dat alles digitaal zou zijn. B en C zaten daar tussenin.

In onze voorbereiding gingen we uit van scenario A, want afschalen is gemakkelijker dan opschalen. Pas toen we zeker wisten dat scenario A niet realistisch was, hebben we ons gefocust op scenario B.”

Hoe hebben jullie je hierop voorbereid?
“De minister van Justitie en Veiligheid had het Eurovisie Songfestival tot nationaal evenement uitgeroepen. Daarom was ook het NCTV bij de voorbereiding betrokken. Zij gaven ons een longlist met 128 scenario's waar we rekening mee konden houden. Dat heeft uiteindelijk geresulteerd in een shortlist met de 18 meest waarschijnlijke scenario's. Dat waren onder andere scenario's over extreem slecht weer of bijvoorbeeld over een terroristische aanslag. Tijdens het Eurovisie Songfestival zijn alle camera's van Europa op Rotterdam gericht. Voor een terrorist kan dit hét moment zijn om toe te slaan.

We hebben deze scenario's uitgewerkt. En we hebben een crisisorganisatie ingericht met een SGBO, een planningsstaf/ROT, een CoPI in het World Port Centre en een controlepost in Ahoy, alle op nul minuten notice.”

Wat was de grootste uitdaging tijdens die voorbereiding?
“Om iedereen bij de les te houden. Tijdens de voorbereidingen kwamen er veel wijzigingen in de coronamaatregelen. Daardoor kregen mensen soms het gevoel dat het toch niet doorging. Ik heb er continu op gehamerd dat het belangrijk is om scherp te blijven omdat straks alle camera's op ons gericht zijn. We konden het ons niet veroorloven om niet goed voorbereid te zijn.”

Kun je voorbeelden noemen van voorbereidende maatregelen die jullie genomen hebben?
“De hotels waar de delegaties en de organisatie waren ondergebracht, zijn extra gecheckt op brandveiligheid. En in het oorspronkelijke plan stond een Eurovision Village in de stad gepland voor dagelijks zo'n 15.000 bezoekers. Zij zouden op een groot scherm het Eurovisie Songfestival kunnen volgen in een programma met allerlei live-optredens van verschillende artiesten. We hebben gezocht naar mogelijkheden om dit door te laten gaan, bijvoorbeeld door het aantal bezoekers terug te brengen en te werken met vaste zitplaatsen, looproutes en mondmapjes.

Ons laatste plan was om drie keer per dag een show toe te laten zien voor maximaal 2.000 bezoekers. Dit is niet doorgegaan. Het zou immers onrechtvaardig zijn om hier wel toe te staan om grote schermen te plaatsen, terwijl dat voor de horeca in de rest van de stad en het land verboden was. Daarnaast was het ook kostentechnisch en vanwege de tijdsdruk door de constante aanpassingen van de coronamaatregelen niet meer uitvoerbaar.

Zo waren er meer elementen waar we goed op voorbereid waren en die op het laatste moment niet doorgingen, zoals het openingsdiner en een openingsceremonie waarbij alle kandidaten in boten zouden aankomen.”

Welk scenario is het uiteindelijk geworden?
“Iets tussen B en C. Het werd C en vervolgens zijn we dat gaan finetunen. Je gaat dan kijken wat er binnen dit scenario en de geldende maatregelen toch nog extra mogelijk is.”

Hoe verliep het evenement uiteindelijk?
“Goed. Maar dat betekent zeker niet dat we niets hoefden te doen. We hebben 12-uursdiensten gedraaid waarin we continu paraat stonden en alles monitorden. We waren constant alert op alles wat er gebeurde en alles wat er nog kon gaan gebeuren.

We moesten er daarbij voor waken dat we niet overdreven reageerden. Tijdens het evenement ging er bijvoorbeeld een automatisch brandalarm af in een van de hotels waar geen delegatie zat. We stonden direct allemaal op scherp en dan ontstaat de verleiding om direct te reageren vanuit de crisisteams. We hebben ons toen wel gerealiseerd dat het belangrijk is om te blijven werken binnen de afgesproken structuur. Er is op de gebruikelijke wijze opgetreden en uiteindelijk opgeschaald naar 'zeer grote brand' en GRIP1 waarbij de reguliere eenheden het incident hebben bestreden.”

Gebeurde er tijdens dit evenement meer waar jullie extra alert op waren?
“Jazeker. Er waren op de finaledag zeven demonstraties rondom het Eurovisie Songfestival. De burgemeester vind onze vrijheid van meningsuiting belangrijk, zeker ook tijdens dit evenement. Dus actiegroepen kregen de kans om hun stem te laten horen en dat hebben we gefaciliteerd.

Tegelijkertijd wilden we voorkomen dat er beelden de wereld over gingen van actiegroepen die elkaar in de haren vlogen of die met de ME op de vuist gingen. Daarom mochten de demonstraties op aangewezen plekken plaatsvinden en was er voldoende politie aanwezig om dit alles in goede banen te leiden.”

Alles is zeer goed verlopen. Is die grondige voorbereiding dan wel nodig geweest?
“Die vraag krijg ik vaker. Maar niet voorbereiden is gewoon geen optie. Als je in actie moet komen op zo’n groot internationaal event dan moet je gewoon weten wat je moet doen. En misschien zouden we ook kunnen stellen dat er niets gebeurd is juist omdat we zo goed voorbereid waren.”

Welk advies zou je andere veiligheidsregio's willen geven die voor een vergelijkbare uitdaging staan?
“Zorg voor continuïteit en onderschat de belasting niet. De voorbereidingen voor het Eurovisie Songfestival duurden lang en veel mensen moesten dit naast hun reguliere werk en de extra inspanningen in het kader van corona doen. Zeker tegen de achtergrond van alle onzekerheden over het uiteindelijke programma was het lastig om voldoende focus aan te brengen en de energie te behouden.

Het hoofd security van de EBU vertelde dat hij in de voorgaande jaren herhaaldelijk heeft meegemaakt dat sleutelfunctionarissen richting de eindstreep oververmoeid raakten, opbrandden of zelfs voortijdig ‘het strijdtoneel’ verlieten en in een enkel geval met een burn-out thuis kwamen te zitten. Het is dus van het grootste belang om je continuïteit op orde te hebben om dit te voorkomen.

En natuurlijk heb je niet alles in de hand. Je kunt bijvoorbeeld nooit voor 100% uitsluiten dat iemand een terroristische aanslag pleegt tijdens zo'n evenement. Maar als zoiets gebeurt dan wil je wel weten: ‘Hebben we alles gedaan wat in ons vermogen lag om dit te voorkomen? En als het toch gebeurt, zijn we dan maximaal voorbereid?’ Dit is tijdens het hele traject ons uitgangspunt geweest.”

Is er tot slot nog iets waarmee je wilt afsluiten?
“Jazeker. De incidentbestrijding, inclusief de voorbereidingen voor grootschalige evenementen als het Eurovisie Songfestival, deden velen er maar ‘even’ bij. Dat knaagt aan de kwaliteit van onze professie. Incidentbestrijding en de voorbereidingen voor dit soort grote evenementen zouden onze corebusiness moeten zijn. En natuurlijk kost dat tijd en geld. Maar: ‘If you think safety is expensive, try having an accident'.

Dus ik hoop dat er in de toekomst meer middelen vrijgemaakt worden, zodat we ons meer kunnen focussen op ons vak. Ik ben ervan overtuigd dat we daarmee meer incidenten en crises in de toekomst kunnen voorkomen én als ze toch gebeuren nog beter kunnen reageren.”

Dit artikel is een onderdeel van een serie. In deel 2 en 3 vertellen ook Lindy Schotman (communicatiestrateeg van de Veiligheidsregio Rotterdam – Rijnmond) en Hans Arkesteijn (beleidsmedewerker van de GGD-GHOR Rotterdam-Rijnmond) hoe zij zich hebben voorbereid op dit bijzondere evenement. Deze artikelen verschijnen de komende weken.