Crisiscommunicatie Eurovisie Songfestival: ‘We hadden 18 scenario's uitgewerkt’

Wie doet de communicatie als het Eurovisie Songfestival wordt getroffen door een cyberaanval? Of als er in het complex een explosie plaatsvindt? Lindy Schotman, hoofd van de sectie communicatie, bereidde de communicatiestrategieën en de lijnen voor de woordvoering voor. “Het is vooral belangrijk dat je elkaar kent en weet wie waarover gaat.”

Het Eurovisie Songfestival is bij uitstek een show die multidisciplinair is voorbereid. Niet alleen de gebruikelijke crisispartners dachten mee. Ook crisispartners als RET, ProRail, de NS, het Havenbedrijf Rotterdam, Rijkswaterstaat, netbeheerder Stedin en waterbedrijf Evides haakten aan en diverse andere organisaties als NOS/NPO/AVROTROS, Rotterdam Partners etc. “We hebben dit samen voorbereid, zodat het voor iedereen helder was wie welke taken en bevoegdheden had”, vertelt Lindy Schotman, hoofd van de sectie communicatie bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. “Zo wisten we voor de meest voorstelbare scenario's exact wie wanneer het woord zou gaan voeren en wat de kernboodschap zou zijn.”

Kun je me meenemen naar het begin? Op welke scenario's hebben jullie je voorbereid?
“De NCTV leverde een longlist met circa 130 scenario’s aan, die vervolgens in verschillende overleggen tussen enerzijds de NCTV en de politie en anderzijds tussen de SGBO en de planningsstaf zijn gereduceerd tot een shortlist van 18 zijn gereduceerd, zoals extreem slecht weer, een aanslag of een grote brand in Ahoy.

Deze scenario's hebben we uitgewerkt. We zijn daarbij uitgegaan van een normaal verloop én van het worst case scenario. We hebben bij elk scenario's bepaald wie er aan zet was en welke boodschap die crisispartner zou gaan brengen. Deze kernboodschappen hebben we ook vertaald naar het Engels en het Duits.”

Hebben jullie deze scenario's ook geoefend?
“Jazeker. We hebben twee doorleefsessies gehad. Daarin kwamen enkele elementen naar boven die we aangescherpt hebben. Maar het was veel belangrijker dat we elkaar tijdens deze sessies leerden kennen. Zo kregen we nog scherper in beeld wie waarvoor verantwoordelijk was. Ook hebben we lijsten gemaakt van de mensen die tijdens de live-shows dienst hadden zodat we elkaar in een crisissituatie snel konden bereiken.”

Hoe heb je het evenement zelf ervaren?
“Ik vond het een bijzonder moment. Het was spannend hoe groot het zou worden. Hoeveel mensen zouden bijvoorbeeld tóch naar Rotterdam komen? En hoe zou het gaan lopen?

Alles is goed verlopen en dat betekent dat we vooral veel op onze handen hebben gezeten. We waren paraat en hebben de media gemonitord. Zo stonden we op scherp en konden we meteen in actie komen als dat nodig was.”

Wat heeft het Eurovisie Songfestival jullie gebracht?
“Dat we nóg beter voorbereid zijn op grootschalige evenementen. We hadden in Rotterdam al de nodige ervaring met grootschalige evenementen, zoals de Grand Depart van de Tour De France in 2010 en The Nucleair Security Summit in 2014.

Natuurlijk is de voorbereiding van elk evenement maatwerk. Maar hoe meer scenario's je doorleeft, hoe meer inzichten je krijgt en hoe beter je je netwerkpartners leert kennen. Die ervaring neem je mee.

Volgend jaar worden de World Police & Fire Games in Rotterdam georganiseerd en we hopen dat de Tour de France van 2024 in Rotterdam start. Door de ervaring die we nu al hebben opgedaan, zijn we nog beter op toegerust.”

Welk advies zou je anderen willen geven die voor een vergelijkbare uitdaging staan?
“Zorg dat je weet wie je partners zijn, welke rol zij hebben en welke rol je zelf hebt in het geheel. Zo kunnen er tijdens een crisis geen misverstanden ontstaan en doe je het echt samen.”

Dit artikel is een onderdeel van een serie. Lees ook deel 1 waarin regionaal operationeel leider Maikel Lenssen vertelt hoe de hele crisisorganisatie paraat stond. En in deel 2 vertelt Hans Arkesteijn hoe de GHOR zich voorbereid heeft op dit bijzondere evenement