Formule 1 in Zandvoort: ‘We begrijpen elkaar steeds beter’

Dutch GP Formule 1 is een wereldevenement in het middelgrote dorp Zandvoort. Als er hier iets misgaat, dan gaat dat de hele wereld over. Hoe weet de gemeente dit mega-evenement in goede banen te leiden? Een interview met Bas Slutter, veiligheidsmanager bij de gemeente en projectleider veiligheid Dutch GP Formule 1.

Formule 1 wordt sinds 2021 weer in Nederland gehouden. Bas Slutter is hier al vanaf het begin bij betrokken. “Het eerste jaar hebben we een projectleider ingehuurd”, vertelt hij. “Daarna zijn we het zelf gaan doen.”

Zandvoort is een rustig dorp met zo’n 18.000 inwoners. Dutch Grand Prix (DGP) trekt zo’n 100.000 bezoekers per dag. Waarom hadden jullie als gemeente het gevoel dat jullie zo’n groot evenement aankonden?
“Dat is natuurlijk allereerst een bestuurlijke keuze. Maar we wisten ambtelijk dat we dit aankonden omdat we veel ervaring hebben met grote evenementen.

De gemeentes Zandvoort en Haarlem hebben samen 1 ambtelijke organisatie. In Haarlem vinden jaarlijks veel grote evenementen plaats, zoals bevrijdingspop waar 150.000 bezoekers op afkomen en de kerstmarkt die zo’n 200.000 bezoekers trekt. We hadden dus al veel expertise in het faciliteren van grote evenementen. Dutch Grand Prix Formule 1 was voor ons de kers op de taart.”

Formule 1 is wel een maatje groter. Wat is voor jullie het grootste verschil?
“De belangen zijn groter. De Formule 1 is een evenement met een wereldwijde impact. Als er hier in Zandvoort iets misgaat, dan heeft dat voor Nederland een negatieve impact in de hele wereld. Door die grote impact zijn er meer (landelijke) partijen die de plannen kritisch bekijken. Tegelijkertijd hebben we ook te maken met organisaties achter de Nederlandse organisatie die in andere landen gewend is dat daar alles kan. Ik zie mezelf als de verbinder die tussen al die partijen instaat. Het heeft me de afgelopen jaren heel wat kopjes koffie gekost om samen met al die partijen de belangen te wegen, gesprekken te voeren en samen met goede oplossingen te komen.”

Kun je een voorbeeld van een thema noemen waar veel discussie over is geweest?
“Dat zijn er heel veel. Het mobiliteitsplan is daar een goed voorbeeld van. De DGP heeft, samen met het Zandvoort Racefestival, een uniek mobiliteitsplan. Tijdens de Grand Prix wordt Zandvoort helemaal afgesloten. De DGP heeft vervolgens voor het hele dorp en een groot gebied daaromheen een plan gemaakt. Over elke cm straat is nagedacht.

De hulpdiensten vonden dit plan in de eerste instantie niet acceptabel. Zij vroegen zich af of zij wel tijdig ter plaatse konden zijn, als er een doorgang afgesloten zou worden, bijvoorbeeld bij het instorten van een tribune. Zo’n discussie begint op papier en dan merk je dat de partijen niet nader tot elkaar komen. Mijn tactiek is dan vaak om samen ‘live’ in gesprek te gaan, met koffie en een lekkere koek erbij, en alles uit te spreken en uit te leggen aan elkaar. De mobiliteitsmanager van de DGP legde vervolgens uit dat het een flexibel plan is. Hij vergelijkt het met een bouwwerk van lego dat uit verschillende stukken bestaat die flexibel te verbouwen zijn. Als 1 plek afgesloten is, gaat hij bouwen en gaan er op andere plekken hekken open. Zo blijft het hele terrein bereikbaar.

Om de hulpdiensten tegemoet te komen heeft hij voor de belangrijkste kritische punten zijn plannen nog beter uitgewerkt. Nu begrijpt iedereen wat hij bedoelt en is zijn mobiliteitsplan goedgekeurd.”

En zo zijn er dus meer onderwerpen waar jullie discussie over hebben gehad.
“Ja, dat klopt. En dat komt vaak doordat mensen elkaar niet goed begrijpen. Als partijen met elkaar in gesprek gaan, blijkt het probleem vaak minder groot te zijn of in ieder geval oplosbaar.”

Dutch Grand Prix vindt vaak eind augustus plaats. Wanneer beginnen jullie met de voorbereidingen?
“In november hebben we altijd ons eerste voorbereidingsoverleg. Dit is een overleg tussen het projectteam van DGP en de organisaties. In maart beginnen we met de werkgroep ‘vergunningen en veiligheid’. In deze werkgroep zitten veel verschillende partijen, zoals de hulpdiensten, de NS, Connexxion, verschillende natuurpartijen, het drinkwaterbedrijf PWN en de reddingsbrigade.

In dit overleg bespreken we hoe het evenement de vorige keer is verlopen, welke punten er uit de evaluatie zijn gekomen en welke wijzigingen er zijn. Ook kijken we of we op voorhand al bepaalde problemen kunnen verwachten waar we rekening mee moeten houden. Een aantal weken later krijgen we de eerste conceptplannen van DGP toegestuurd. Alle betrokken partijen krijgen dan de tijd om de plannen te lezen en om vragen te stellen. Vervolgens bespreken we de plannen met z’n allen.”

Wat zijn de belangrijke thema’s die vaak terugkomen in die besprekingen?
“Het is in de eerste plaats belangrijk dat we een helder beeld krijgen van de veiligheid rondom het evenement. Dus: zijn de plannen haalbaar? En is er voldoende capaciteit beschikbaar om de veiligheid te garanderen?

Meestal komen er wel wat discussiepunten naar voren. De betrokken partijen gaan dan in gesprek met de manager van de DGP om te kijken hoe ze daar uit kunnen komen. Ik zit daar meestal bij als een soort blauwhelm. Het is mijn doel om de partijen op een goede manier bij elkaar te krijgen.

Na deze gesprekken stuurt de DGP ons de definitieve plannen toe. Wij krijgen vervolgens van de hulpdiensten en de overige belanghebbende partijen advies over de aanvullende vergunningsvoorwaarden. Op basis daarvan kunnen we de vergunning verlenen.”

Wat vind je zelf belangrijk in het opstellen van de vergunning?
“Dat we niet heel gedetailleerd omschrijven wat er allemaal wel of juist niet mag. Het is belangrijk om de organisatie de ruimte te geven om zelf met oplossingen te komen. In de vergunning staat bijvoorbeeld dat de DGP maatregelen moet nemen om te voorkomen dat er plasbranden ontstaan. We omschrijven niet welke maatregelen dat moeten zijn. We schrijven wel op dat hun oplossing goedgekeurd moet worden door de brandweer.”

Wat is de volgende stap, na de vergunningverlening?
“Dan starten we met de veiligheidsoverleggen. We hebben voor verschillende thema’s een veiligheidsoverleg. Een voorbeeld daarvan is ons handhavingsoverleg. Tijdens de DGP barst het van de toezichthoudende en handhavende partijen, zoals de politie, de security van het evenement, de security van de NS, de BOA’s en de toezichthouders van de natuurorganisaties. In het handhavingsoverleg bespreken zij wie wat doet en welke prioriteiten er gesteld worden. Met zoveel partijen is het belangrijk dat we samenwerken en elkaar niet in de weg zitten.

Een week voor het evenement vinden de schouwen plaats. Er zijn altijd een aantal punten die we zeker willen zien, zoals de opslag van de brandstof en de pitstop. Je hebt namelijk pas echt een goed beeld van de situatie als je het met eigen ogen hebt gezien.

De eerste jaren kwamen er tijdens de schouw nog best wel wat verbeterpunten aan het licht. Het afgelopen jaar viel het mee. Daaraan merk je dat we de afgelopen jaren van elkaar geleerd hebben. Zo is er een fijne samenwerking ontstaan.”

DPG vindt altijd in het weekend plaats. Wanneer begint het voor jullie echt?
“Op woensdagavond beginnen we met ons eerste afstemmingsoverleg. Op donderdag hebben we er 1 of 2, op vrijdag om de zoveel uur en zo bouwen we dat op. Dit zijn korte overleggen van maximaal 10 minuten. Voorafgaand aan dit overleg geeft iedereen zijn beeld door aan de informatiemanager. De informatiemanager maakt daar 1 beeld van. Dit wordt gedeeld met de rest. Van daaruit worden er beslissingen genomen en wordt er gehandeld.”

Wie zitten er in dat afstemmingsoverleg?
“De hulpdiensten, de gemeente, de NS, ProRail, een informatiemanager van de veiligheidsregio, een evenementencoördinator van de veiligheidsregio en de reddingsbrigade. De reddingsbrigade praat namens alle water-gerelateerde partijen. Zij zitten altijd aan tafel, ook als er niets aan de hand is op het water. Daardoor zitten ze meteen op de juiste vlieghoogte, als er wel iets fout gaat. De natuurpartijen zitten alleen af en toe aan tafel.

Daarnaast komt de driehoek één keer per dag bij elkaar. Zij staan het hele weekend paraat en tijdens dat overleg informeren we hen. Tot vorig jaar kwamen zij tijdens dit evenement nog 3 keer per dag bij elkaar, maar we merken dat dat niet meer nodig is omdat iedereen goed is voorbereid.

De partijen die niet bij ons aan tafel zitten, zoals de NCTV en Defensie, lezen mee in het LCMS. Zij zijn goed voorbereid en zij kunnen bijspringen als dat nodig is. De veiligheidsregio heeft bijvoorbeeld een pre-Operationeel Team paraat staan, voor het geval dat er iets fout gaat.”

Hoe ervaar jij het evenement zelf?
“Ik ervaar het als zeer intensief. In die laatste week draai ik minimaal 80 tot 90 uur. Dit komt omdat het werk voor ons nog even doorgaat, ook als de race voorbij is. Er is in dat weekend namelijk ook volop feest in het dorp. Op maandagochtend zorg ik er nog voor dat de gemeenteraad geïnformeerd wordt met een korte evaluatie en daarna kan ik uitblazen.”

Hoe zorg je voor een goede evaluatie na het evenement?
“Onze evaluatie begint al tijdens het evenement. We hebben dan 1 week lang een document open staan waar iedereen verbeteringen in kan opschrijven. Dit hoeven niet per se grote dingen te zijn. Het kan ook gaan over de broodjes die niet lekker waren.

Na het evenement krijgen alle betrokken partijen een vragenlijst toegestuurd. Hierin worden vragen gesteld over de voorbereiding en de vergunning. We verzamelen alle input en bundelen het. Vervolgens presenteren we alle input aan alle partijen op het circuit. Dat is altijd een gezellig moment waarmee we het evenement afsluiten. Tot slot maken we een definitieve evaluatie en dit document vormt weer een goede basis voor verbeteringen aan het evenement van volgend jaar.”

Formule 1 is inmiddels 3 keer in Zandvoort gehouden. Merk je dat jullie door de jaren heen stappen hebben gezet?
“Jazeker. De eerste jaren kwamen er tijdens de evaluatie grote verbeterpunten aan het licht. De laatste jaren gaat het steeds meer over details. Ik merk bovendien dat het steeds gemakkelijker wordt om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Mensen begrijpen elkaars belangen en hebben daardoor meer begrip voor elkaar gekregen. Ook merk ik dat de voorbereiding ons steeds minder tijd kost. Daardoor kunnen we ons meer focussen op het feest in het dorp, dat in hetzelfde weekend plaatsvindt.

Daarnaast hadden we de afgelopen drie edities altijd wel iets bijzonders. In het eerste jaar zaten we midden in de coronacrisis, het tweede jaar was de eerste keer met het volledige aantal bezoekers en de afgelopen editie was het evenement in hetzelfde weekend als Mysteryland wat zorgde voor personele en logistieke uitdagingen. Ik ben benieuwd wat 2024 ons gaat brengen.”

Het is een hele prestatie om als gemeente zo’n groot evenement te faciliteren. Wat zou je willen zeggen tegen andere gemeentes die ook zo’n groot internationaal evenement binnen willen halen?
“Als je in dit vak werkt, dan zijn dit geweldige uitdagingen. Daarnaast zou ik willen zeggen: zorg dat je voldoende expertise in huis haalt, want de organisaties waar je mee werkt hebben zelf ook veel expertise. Je moet daar echt iets tegenover zetten, want anders word je door hen omver geblazen en dat kan ten koste gaan van de veiligheid. Wij hadden die expertise in huis, omdat we al veel ervaring hadden met andere grote evenementen. Daardoor kunnen we dit aan.”