Zorginstelling Cardia vervangt piepers door een alarmeringsapp: 'Dit is veel veiliger'

Piepers geven een bepaalde schijnveiligheid. Want: dragen alle BHV'ers wel de hele dag een pieper? Of laten ze hem ook wel eens ergens liggen? Wilco Kind, ICT-projectmanager bij ouderenzorgorganisatie Cardia, vond dat dit anders moest en besloot om met Cardia te investeren in een gecertificeerde BHV-app op smartphones. “Een app is vele malen goedkoper dan een pieperinstallatie”, zegt hij. “Maar dat is niet de hoofdreden van de overstap. Het is vooral veel veiliger.”

Veel zorginstellingen werken voor hun BHV-organisatie nog met piepers. Zo ging dit ook jarenlang bij zorginstelling Cardia. Elke locatie had drie tot vijf piepers. Degenen die de piepers pakten, waren BHV’ers. Of zij die ook daadwerkelijk bij zich droegen, was maar de vraag. Wilco liep hier bij zijn vorige werkgever al tegenaan, en nu weer.

“Het was lang niet altijd onwil als mensen hun pieper vergaten”, zegt hij. “De BHV-meldingen kwamen namelijk ook binnen op de dect telefoons. Veel zorgmedewerkers dachten om die reden dat de pieper eigenlijk niet nodig was. Maar de meldingen op de telefoons waren een nevensignalering en geen gecertificeerd onderdeel van het systeem. Als er een storing optrad in de koppeling, ontvingen mensen geen alarmering meer op hun telefoon. Het was dus wel degelijk verplicht om ook altijd een pieper bij je te dragen, anders was er sprake van schijnveiligheid.”

Hoe wist je dat er een alternatief was?
“Ons hoofd BHV had Safeguard op een symposium gezien. Hij dacht: misschien is dat wel interessant voor ons. Zo is het balletje gaan rollen.”

Een BHV-app voor zorginstellingen moet aan strenge eisen voldoen, zoals de NEN 2575-4. Voldoet de BHV-app van Safeguard daaraan?
“Jazeker”, zegt Ingmar Vroege, mede-eigenaar van Safeguard. “We hebben in 2018 zelfs meegeschreven aan de NEN 2575-4-norm. We waren namelijk benaderd door Peter Schut van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en Peter Vossel van het KIWA. Zij vroegen ons om mee te denken over een gecertificeerde smartphone-oplossing.

In de jaren daarna is ons bedrijf hard gegroeid, waardoor we andere prioriteiten hadden. Daardoor heeft het even stilgelegen. In 2021 zijn we de NEN 2575-4-norm ook gaan toepassen op de producten van Safeguard. Zo kwamen we in contact met Wilco van Cardia.”

Moesten jullie veel aanpassingen doen om met de BHV-app aan de NEN-norm te voldoen?
Ingmar: “Een deel hadden we al. Volgens de norm moet je in de app bijvoorbeeld kunnen zien dat er voldoende mensen aanwezig zijn. Dat doen we via verschillende methodes, zoals geofencing en wifi. Ook moet het geluid hard genoeg zijn om door te dringen en je moet een sms-fallback hebben voor als het internet uitvalt. Daar voldeden we al aan.

Maar de norm stelt ook aanvullende eisen. We moesten bijvoorbeeld een uitgebreid monitoringssysteem ontwikkelen dat continu checkt of de telefoons en apps goed functioneren. Dat logt alles, zodat het systeem aantoonbaar werkt. Alles loopt nu via versleutelde VPN-tunnels. Ook de serverinfrastructuur moest aantoonbaar voldoen aan bepaalde brandklasses, toegangscontroles en veiligheidseisen. Daarnaast is de koppeling met een meldkamer verplicht.

Ook hebben we organisatorische stappen gezet. Voor elke nieuwe locatie komen we nu langs om de 4G- en wifi-dekking in kaart te brengen. Die scan leggen we vast in een rapportage, zodat je kan aantonen dat het systeem op die locatie betrouwbaar werkt.”

Wilco, jij moest de veiligheidsregio en je eigen organisatie overtuigen dat het veilig was om over te stappen op dit nieuwe systeem. Hoe ging dat?
“Dat had behoorlijk wat voeten in aarde. De veiligheidsregio hanteerde een NEN-norm die naar eigen zeggen sterk verouderd was. Daarin staan pieperinstallaties nog als standaard beschreven. Toen ik bij Veiligheidsregio Haaglanden aankwam met de producten van Safeguard, kenden ze het systeem niet. Ik moest van alles aandragen, uitleggen, bezwaren weerleggen, noem maar op. Uiteindelijk lukte het, maar dat heeft veel tijd gekost. En voor ons bestuur was het standpunt van de veiligheidsregio leidend. Toen de veiligheidsregio akkoord ging, ging onze interne organisatie daarin mee.”

Ingmar: “Het is jammer dat het zo gelopen is, want de NEN 2575-4-norm bestaat dus al een tijdje. Ze is alleen nog niet breed bekend. Cardia laat nu zien dat het werkt. Daardoor is het voor andere zorginstellingen gemakkelijker om de overstap te maken. Zij kunnen bij hun eigen veiligheidsregio verwijzen naar Veiligheidsregio Haaglanden, die dit traject al doorlopen heeft.”

Hoe werkt de BHV-app in de praktijk?
Wilco: “Alle medewerkers die opgeleid zijn als BHV’er installeren de BHV-app op hun telefoon. Als zij de locatie binnenstappen, worden zij automatisch aangemeld in het Safeguard-systeem. Voorheen konden we alleen de BHV’ers oproepen die een pieper droegen. Dat waren er meestal drie tot vijf per locatie. Nu kunnen we alle BHV’ers oproepen die aanwezig zijn. Dat zijn er overdag zo’n 10 tot 15 per locatie, soms zelfs iets meer.

Safeguard is gekoppeld aan de brandmeldcentrale. Bij een brandmelding stuurt de centrale een signaal naar de app. Alle aangemelde BHV’ers krijgen een melding op hun telefoon. In de tijd van de piepers was dat een korte beschrijving van maximaal 30 tekens. Nu zien zij op hun telefoon exact waar de brandmelding is, bijvoorbeeld: woonlaag drie, gang 1, kamer 301. Ze geven in de app aan of zij beschikbaar zijn en naar de melding toegaan.”

In de oude situatie werkten jullie tijdens een incident met portofoons. Hoe is dat nu geregeld?
“De hele communicatie gaat nu gemakkelijker. Cardia is een van de eerste zorginstellingen die met Samsung DeX werkt. Dit is een functie op Samsung-apparaten waarmee je smartphone een volwaardige desktopcomputer wordt, simpelweg door hem met een USB-C kabel aan te sluiten op een beeldscherm. Alle vaste medewerkers kunnen hun smartphone dus gebruiken voor de zorgalarmering, de telefonie en als werkplek.

Tijdens een incident gaat de communicatie tussen de BHV-ers via de push-to-talk-functie in de Safeguard-app. Dit betekent dat zij bij een alarmering geen portofoon meer op hoeven te halen. Ze kunnen via de app direct met elkaar communiceren. Alles wordt automatisch gelogd en het logboek wordt opgeslagen in Microsoft Teams.”

Wat is voor jou het belangrijkste voordeel van de app?
“Dat het veiliger is dan het werken met piepers. Dat komt doordat we met dit systeem voor het eerst weten of onze BHV écht op orde is, ook in de nacht. ’s Nachts werken er vaak maar twee of drie mensen per locatie. Wij hanteren een minimale BHV-bezetting van één. Als die ene BHV’er even naar buiten loopt en zijn persoonlijke toestel of afdelingstelefoon niet meeneemt, staat er niemand meer aangemeld in het systeem. In de oude situatie had ik daar geen zicht op. Nu krijg ik daar een melding van die ik doorstuur naar de teamleider. Die lost het op. Zo houden we elkaar scherp.”

Wat levert de overstap financieel op?
Wilco: “Veiligheid is voor ons de norm. Dus we zijn niet overgestapt op Safeguard omdat het goedkoper is. We zijn overgestapt vanwege de veiligheid. Maar we zijn nu wel een stuk goedkoper uit. Een traditionele pieperinstallatie voor een nieuwe locatie kost al snel 20.000 euro. De implementatie van Safeguard ligt tussen de 4.500 en 6.000 euro. Vervolgens betaal je per BHV’er een bedrag dat neerkomt op 16 cent per dag.

Bij een pieperinstallatie heb je bovendien maandelijkse testkosten en je moet jaarlijkse inspecties laten uitvoeren door een externe partij. Op drie van onze locaties doen onze technische dienst-medewerkers deze beheertaken nu zelf. Daardoor vallen deze kosten helemaal weg. Dus als je de cijfers naast elkaar legt, zie je al snel dat Safeguard vele malen goedkoper is.”

Jullie waren de eerste ouderenzorginstelling die met Safeguard ging werken. Zijn jullie nog steeds de enige?
Wilco: “Nee, en dat vind ik mooi. We hebben bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst gehouden bij onze locatie Hof van Kerstanje. We spraken daar met andere zorginstellingen uit de regio over het gebruik van de alarmeringsapp. Zij gaven aan dat ze hiervan onder de indruk waren en dat zij graag de overstap willen maken. Wij willen hen graag vertellen over onze ervaringen, ook over het traject dat we met onze veiligheidsregio hebben doorlopen. Zo helpen we elkaar.”

Ook Ingmar ziet de vraag stijgen. “Dit en volgend jaar gaan we bijvoorbeeld aan meer dan 20 locaties leveren voor de zorginstelling Amstelring. Dus we zien dat de markt beweegt. Organisaties zijn op zoek naar betere oplossingen. De pieper heeft daarbij zijn langste tijd gehad.”