BHV bij Rijkswaterstaat: ‘Uniformiteit waar het kan en maatwerk waar het nodig is’

Hoe zorg je voor een goede BHV-aanpak als medewerkers van verschillende organisaties de vrijheid hebben om in elkaars panden te werken? ‘We zorgen voor uniformiteit waar het kan en maatwerk waar dat nodig is’, zegt Astrid Vuijk, BHV-coördinator bij Rijkswaterstaat. ‘En we zoeken de samenwerking op om verbeteringen aan te brengen zodat we steeds een stapje beter worden’, zegt haar collega Renée Nelemans, adviseur facility management.

Rijkswaterstaat is een organisatie met rijkskantoorlocaties en Rijkswaterstaat-panden en -terreinen verspreid over heel Nederland. “Vroeger had iedere locatie en elke regio zijn eigen BHV-aanpak”, vertelt Astrid Vuijk, BHV-coördinator Midden-Nederland. “Dit is natuurlijk niet wenselijk en niet efficiënt. Daarom is Rijkswaterstaat in 2008 al begonnen om meer uniformiteit aan te brengen in het BHV-beleid binnen de eigen organisatie.”

“Later kregen we ook met het flexwerken te maken waardoor de medewerkers van Rijkswaterstaat ook in de kantoorpanden van andere rijksdiensten en van ministeries konden werken”, vertelt Renée Nelemans, adviseur facility management. “Dit stelde ons opnieuw voor een uitdaging, want daarmee raakten we onze dagelijkse BHV-bezetting in onze eigen panden kwijt. We zijn toen steeds meer gaan samenwerken met andere rijksdiensten en zijn gaandeweg tot één rijksbrede BHV-aanpak gekomen.”

Dat lijkt me een behoorlijke opgave. Hoe hebben jullie dit aangepakt?
Renée: “We hebben in 2010 de eerste stappen gezet. We zijn toen begonnen met het gezamenlijk inkopen van de BHV-middelen. Dat gaf efficiency-voordelen en zorgde voor meer uniformiteit. Vervolgens hebben we ook de procedures steeds meer uniform gemaakt.

We kopen inmiddels alle BHV-voorzieningen gezamenlijk in en werken op de rijkskantoorlocaties met het rijksbrede bhv-handboek. Dit handboek is altijd in ontwikkeling. Het is een uitdaging om in een steeds veranderende omgeving met elkaar naar oplossingen te zoeken en te kijken hoe en waar we verbeterslagen kunnen maken.”

Astrid, jij werkt al zo’n 20 jaar voor de BHV-organisatie van Rijkswaterstaat: eerst als BHV-er, later als hoofd BHV en nu als BHV-coördinator. Waarom ben je ooit BHV-er geworden?
“Dat is uit passie ontstaan. Ik kom uit de zorg en hulpverlenen zit in mijn bloed. Ik vond het leuk om, naast mijn reguliere baan bij Rijkswaterstaat, ook BHV-er te zijn. De jaren daarna ben ik steeds verder doorgegroeid. Op een gegeven moment werd het pand van Rijkswaterstaat in Utrecht opgeleverd. Ik werd gevraagd om samen met een collega hoofd BHV te worden. Daar heb ik ‘ja’ tegen gezegd.”

Je bent vervolgens BHV-coördinator voor de hele regio Midden-Nederland geworden. Wat werd daarin je belangrijkste opdracht / uitdaging?
“De BHV binnen de regio en binnen Rijkswaterstaat op 1 lijn krijgen. Rijkswaterstaat is opgedeeld in zeven regio’s en ik werk in mijn functie samen met de coördinatoren van de andere regio’s. Samen zorgen wij voor uniformiteit waar dat kan en maatwerk waar dat nodig is. Ik kan daarbij om advies vragen bij onze afdeling werk en gezondheid. Als iemand een wens heeft die terecht is, kan deze uiteindelijk opgenomen worden in het rijksbrede bhv-handboek.”

Dat klinkt best streng. Waarom is dat belangrijk?
“Dat heeft alles met het flexwerken te maken. BHV-ers zijn gepassioneerde mensen. Zij doen dit werk vrijwillig, naast hun reguliere werk. Door het flexwerken komen ze in veel verschillende panden en daar kunnen ze ook als BHV-er opgeroepen worden. Het is dan van belang dat de middelen en procedures zo uniform mogelijk zijn.”

Wat heeft die uniformiteit uiteindelijk opgeleverd?
“Dat we onze BHV-bezetting niet zijn kwijtgeraakt. Zo werken we nu bijvoorbeeld rijksbreed allemaal met dezelfde BHV-app. Hierdoor kunnen we bij een BHV-incident niet alleen onze eigen BHV-ers oproepen maar ook de BHV-ers van de andere rijksdiensten (gast BHV-ers), die toevallig in het pand aanwezig zijn. Zij zijn met dezelfde competenties opgeleid. Zij weten dus wat ze moeten doen bij een BHV-incident.”

Hebben deze gast-BHV-ers wel voldoende kennis van de gebouwen?
“Niet altijd, maar dat is geen probleem. BHV-ers werken namelijk vrijwel altijd in duo’s. Bij een BHV-incident koppelen we de gast-BHV-ers aan een BHV-er die het pand als vaste standplaats heeft. Tijdens het incident trekken zij samen op.

Bovendien geven we de BHV-ers de mogelijkheid om de panden waar zij veel werken te leren kennen. De herhaaltrainingen vinden namelijk op de werklocaties plaats. De BHV-ers kunnen zich voor hun herhaaltraining inschrijven op hun vaste standplaats of in een ander pand. Zo leren zij ook dat pand goed kennen.”

Jullie hebben alles bij elkaar een heel traject doorlopen. Is er nog iets dat je zou willen verbeteren in de toekomst?
“We zijn altijd bezig met verbeteringen. Na de coronacrisis kregen we bijvoorbeeld te maken met het thuiswerken. Dat betekent dat het moeilijker is om de BHV-bezetting rond te krijgen. Dus we zijn nu druk bezig met het werven van meer nieuwe BHV-ers maar we onderzoeken ook andere mogelijkheden en dat maakt het werk zo leuk. Zo zijn er continu nieuwe ontwikkelingen waar we op inspelen.”