Provincie Groningen: ‘Iedereen kan helpen bij een BHV-incident’

Hoe maak je een provinciehuis veilig en toch gastvrij? En hoe zorg je voor een goede BHV-structuur in een organisatie waar mensen thuis werken, op kantoor, in een buitendienst en zelfs op sluizen en schepen? Het monumentale provinciehuis van Groningen is al sinds 1602 het bestuurlijk centrum van de provincie. In gesprek met Jack Lenards, Coördinator veiligheid en beveiliging van het provinciehuis Groningen.

Het provinciehuis in Groningen is van oudsher een gebouw met een open structuur. “In het verleden kon je hier met je aktetas overal doorlopen”, vertelt Jack. “Toen ik in 2017 in dienst kwam, wilde het provinciebestuur die gastvrijheid graag behouden. ‘Open waar het kan, gesloten waar het moet’, was het devies. Maar men wilde ook dat het veiliger werd. Dat zijn twee principes die recht tegenover elkaar staan. Aan mij de opdracht om dit met elkaar te combineren en het concept van ‘Gastvrij beveiligen’ uit te werken en te implementeren.”

Hoe heb je dit aangepakt?
“In de eerste plaats door enkele toenmalige basismaatregelen door te nemen. Wat is bijvoorbeeld het huidige hang- en sluitwerk? Waar zitten nu welke camera’s en intercoms?

In de tweede plaats door te gaan werken met toegangspoortjes. Men wilde absoluut geen Fort Knox creëren, omdat dat minder gastvrij over komt. Daarom hebben we voor een tussenoplossing gekozen. We hebben het gebouw opgedeeld in zones. De eerste zone is open en toegankelijk voor iedereen, de zogenaamde semipublieke zone. Je kunt nu best ver het gebouw inkomen, zonder dat je een toegangspoortje tegenkomt. Alleen als je de volgende zone wilt betreden met een hoger beveiligingsniveau, dan heb je daar een toegangspas met de juiste autorisatie voor nodig.”

Heb je ook geïnvesteerd in de opleiding van het personeel?
“Zeker. Het provinciehuis werkte voorheen alleen met receptionisten. Voor evenementen werden er ad hoc beveiligers ingehuurd. We hebben er nu voor gekozen om bij de receptie te gaan werken met een vast team van security hosts.

Zij zijn opgeleid als beveiliger, maar ze zijn gekleed als gastvrouw of gastheer zonder de ’V’. We hebben hiervoor ontheffingstoestemming van het ministerie. De security hosts geven de bezoekers het gevoel dat ze welkom zijn. Mocht een situatie escaleren, dan wijzigen zij in hun rol als gastheer/vrouw naar beveiliger en staan ze er als beveiliger.”

Je werd ook verantwoordelijk voor de BHV-organisatie. Wat vond je daarin belangrijk?
“Het provinciehuis had al een uitgebreide BHV-structuur. Ik wilde bepaalde elementen wel graag veranderen. Maar ik wilde niet alles meteen op zijn kop zetten. Daarom heb ik de veranderingen stap voor stap doorgevoerd.

Ik heb bijvoorbeeld de alarmopvolging aangepast, waarbij we uitgaan van de kracht van de security hosts. Alle BHV-oproepen komen nu bij de receptie binnen. Daar zijn altijd twee security hosts aanwezig. Zij zijn de first responders en gaan samen direct met een EHBO-tas en AED ter plaatse.

De andere BHV-ers worden opgeroepen om naar het BHV-verzamelpunt te komen. Daar kom ik ook naartoe en de ploegleider BHV heeft de leiding. Hij verdeelt de taken en de BHV-ers gaan aan de slag. Ik sta naast de ploegleider als Hoofd BHV en heb contact met de provinciesecretaris, onze voorzitter van het crisismanagementteam (CMT). Dit is in eerste instantie een informatieve lijn. Mocht het nodig zijn, dan zal de voorzitter van het crisismanagementteam besluiten tot de formatie van het CMT. ”

Wat vind je belangrijk in de opleiding van de BHV-ers?
“Ik vind het belangrijk om met vaste instructeurs te werken. We hebben als provincie enkele bijzondere gebouwen, zoals werkplaatsen en loodsen voor de opslag van strooizout. Ook hebben we medewerkers in dienst met veel verschillende functies. Dat gaat van kantoormedewerkers tot mensen die op onze schepen werken. Voor onze opleidingen werken we samen met BHV.nl. Zij hebben voor onze organisatie vaste instructeurs beschikbaar gesteld. Zij kennen onze gebouwen goed en weten wat de kenmerken van de verschillende functies zijn. Daardoor zijn zij beter in staat om met realistische scenario’s te komen.”

Kun je een voorbeeld noemen van een functionaris die een bijzondere BHV-training krijgt?
“De buitendienstmedewerker bijvoorbeeld. Buitendienstmedewerkers werken veelal niet met andere collega’s om hen heen. Maar ze kunnen op straat wel gemakkelijk geconfronteerd worden met een ongeval. Het zou een gemiste kans zijn als zij dan niet zouden weten hoe te handelen, omdat ze daarvoor niet opgeleid zouden zijn. En een provinciaal geel voertuig trekt natuurlijk aan als een magneet. Men verwacht dat je daar als burger hulp kunt krijgen. Daarom krijgen al onze buitendienstmedewerkers een verkorte, maatwerk BHV-training. We noemen dat ‘Het kleintje BHV’. Bovendien hebben ze een brandblusser en een verbandtrommel in hun auto, zodat ze bij (kleine) ongevallen hulp kunnen verlenen.

Andere functionarissen die een bijzondere BHV-training krijgen, zijn bijvoorbeeld de medewerkers die op de schepen werken. Zij kunnen natuurlijk voor andere situaties komen te staan dan kantoormedewerkers.”

Daarnaast krijgen enkele functionarissen ook een weerbaarheidstraining. Aan welke functies moet ik dan denken?
“Alle functionarissen die te maken kunnen krijgen met agressie, zoals de security hosts, de sluiswachters en de buitendienstmedewerkers, etc. Wij geven hen een weerbaarheidstraining op maat. Ook dat laten we verzorgen door de vaste instructeurs van BHV.nl. Het belangrijkste daarbij is dat onze medewerkers weten wat de protocollen zijn. We oefenen die samen met hen zodat ze weten hoe zij moeten handelen als zij met een agressor te maken krijgen.”

Welke invloed heeft de coronacrisis gehad op de veiligheidsstructuur die je hebt opgebouwd?
“De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat er nu minder mensen op kantoor werken. Daarvoor zijn er ook minder BHV-ers aanwezig. We zijn aan het kijken hoe we de organisatie anders kunnen inrichten, zodat er wel altijd voldoende BHV-ers aanwezig zijn.

We doen dat in de eerste plaats door te inventariseren welke mensen vanwege hun functie vrijwel altijd op kantoor zijn, de zogenaamde ’locatie gebonden functionarissen’. Dan kom je bijvoorbeeld uit bij de medewerkers van de afdeling Facilitaire Zaken, van de schoonmaakdienst of van de catering. We vragen hen om BHV-ers te leveren.

Ook willen we de medewerkers zonder BHV-certificaat vragen om te helpen bij een BHV-incident, als dat nodig is. Tijdens een incident zijn er namelijk ook veel taken die uitgevoerd kunnen worden door mensen die geen BHV-opleiding hebben. Je hebt bijvoorbeeld mensen nodig die buiten de hulpdiensten opwachten en hen na aankomst doorverwijzen naar het Hoofd BHV en de verzamelplaats BHV. Als er onvoldoende BHV-ers aanwezig zijn, kunnen we mensen zonder BHV-certificaat vragen om ons met dat soort taken te helpen.”

Hoe hoop je dat de veiligheidsstructuur zich de komende jaren ontwikkeld?
“Er zijn veel elementen die ik nog wil verbeteren. We werken nu bijvoorbeeld met piepers. Ik ben aan het kijken of we de overstap kunnen maken naar een BHV-app. Ook de bewustwording van de medewerkers wordt steeds hoger. Alleen als BHV-er ben je sterk, maar samen met de collega's komt de BHV-er verder.

En we zitten nu midden in een grote verbouwing. Na de verbouwing hebben we een hoger veiligheidsniveau bereikt. Dat wil ik gaan testen met Red Teaming, zowel voor de fysieke als voor de digitale veiligheid. Zo houden we onszelf scherp en brengen we de veiligheid continu naar een nog hoger en constant niveau. Zo zorgen we ervoor dat we voorbereid zijn, mocht het voorspelbare het voorstelbare gaan worden.”