Platform integrale veiligheid: ‘Samen staan we sterker’

Vrijwel alle hogescholen en universiteiten van Nederland werken al jaren samen via het Platform Integrale Veiligheid Hoger Onderwijs. Wat is het geheim van hun succes? En waar hapert het soms? Een interview met de kartrekkers van integrale veiligheid van 5 verschillende onderwijsinstellingen.

Het is de eerste woensdagochtend van de maand. Zo’n 30 tot 45 managers integrale veiligheid ontmoeten elkaar via Teams. In een vogelvlucht spreken zij alle belangrijke en actuele thema’s met elkaar door. Wat speelt er op dit moment? En hoe zijn de onderwijsinstellingen voorbereid op nieuwe of bestaande dreigingen? Als blijkt dat een bepaald thema om meer actie vraagt, pakken enkele integraal managers dit in een kleiner verband op.

“We werken al sinds 2010 samen”, vertelt Leo Harskamp van de Universiteit Leiden. “Dat is ontstaan vanuit een subsidieprogramma. Door dit programma kregen we de mogelijkheid om een fulltime projectmanager aan te stellen. Zo is het Platform Integrale Veiligheid Hoger Onderwijs ontstaan. Het uitgangspunt is dat de koplopers de andere onderwijsinstellingen meenemen. Bovendien zijn we ervan overtuigd dat het belangrijk is om van elkaar te leren. Als collectief bereiken we meer dan alleen.”

Wat een mooie samenwerking. Wat hebben jullie tot nu toe bereikt?
Paul Goossens (Hogeschool Rotterdam): “In de loop van de jaren hebben we heel wat thema’s samen uitgewerkt, zoals cybersecurity, crisismanagement, zorgwekkend gedrag en radicalisering, kennisveiligheid, internationalisering, gebouwveiligheid en bhv, sociale veiligheid en integriteit.

Enkele koplopers hebben deze onderwerpen opgepakt. Zij hebben hier tools en handreikingen voor ontwikkeld. Alle aangesloten onderwijsinstellingen kunnen daar nu gebruik van maken.”

Hoe hebben jullie bijvoorbeeld het thema ‘crisismanagement’ uitgewerkt?
Frank Kuipers (TU Eindhoven): “We hebben dit gezamenlijk opgepakt. Toen ik de TU Eindhoven leerde kennen, hadden we 15 operationele teams. Voor elk vraagstuk was een apart team en deze teams waren verspreid over de verschillende locaties. We hebben gekeken hoe we dit slimmer konden organiseren. Bovendien hebben we besloten om als platform zo veel mogelijk één programma op te zetten voor het opleiden, trainen en oefenen van deze teams en de professionals in die teams.

Deze gezamenlijke aanpak heeft ervoor gezorgd dat we binnen alle onderwijsinstellingen nu dezelfde taal spreken. Dat maakt het gemakkelijk om crisisplannen met elkaar uit te wisselen. Bovendien houden we nu twee keer per jaar een gezamenlijke cybercrisisoefening, genaamd OZON. Dit is een grote oefening waar veel onderwijsinstellingen aan meedoen. Het mooie is dat alle lagen van de organisatie mee kunnen oefenen. Een cybercrisis raakt namelijk niet alleen de directie, maar ook de decentrale teams.”

Kun je nog een thema noemen dat jullie hebben uitgewerkt?
Paul: “Sociale veiligheid bijvoorbeeld. Sociale veiligheid omvat veel subthema’s, zoals studentenwelzijn, de aanpak en registratie van incidenten en medewerkerstevredenheid en - werkbeleving. We hebben als onderwijsinstellingen al die subthema’s bij elkaar gelegd. We zien op dit thema bovendien ook maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de instellingen. Wat belangrijk is, is het vormen van een geaggregeerd beeld door al die verschillende indicatoren bij elkaar te leggen. Eén daarvan is bijvoorbeeld een monitor sociale veiligheid, maar ook de rapportage van de vertrouwenspersonen hoort daarbij, net als de eerder genoemde incidentenregistratie.

Frank: “Het mooie aan ons platform is dat we allemaal ons eigen specialisme hebben. Dus als ik over een bepaald thema meer wil weten, dan kijk ik welke onderwijsinstelling daar een koploper in is. Vervolgens vraag ik of ik een keer langs mag komen, zodat ik van hun ervaringen kan leren.”

Timo Stortenbeker (Hogeschool InHolland): “En dat werkt in de praktijk goed. Vanmiddag ontvang ik bijvoorbeeld mensen van een onderwijsinstelling die meer willen weten over integrale veiligheid in het algemeen. Ik vind het leuk om uit te leggen hoe wij dat opgepakt hebben zodat zij daarvan kunnen leren.”

Dat klinkt als een geoliede machine. Zijn er ook momenten waarop de samenwerking hapert?
Leo: “Jazeker. Over het algemeen geldt: hoe groter de bestuurlijke betrokkenheid is, hoe beter alles loopt. Soms krijgt een onderwijsinstelling een andere bestuurder die niet de voordelen van integrale veiligheid inziet. Die instelling gaat dan andere prioriteiten stellen.

Gelukkig staan we ook dan voor elkaar klaar. De bestuurders van onze onderwijsinstellingen kunnen bijvoorbeeld het gesprek aangaan met die nieuwe bestuurder. Zij kunnen goed uitleggen waarom het wél belangrijk is om te investeren in integrale veiligheid.”

Wat is dan jullie verhaal? Waarom is het belangrijk om te investeren in integrale veiligheid?
Ron Massink (TU Delft): “Omdat veiligheidsissues voortdurend samenkomen. Vroeger had je bijvoorbeeld de verantwoordelijke voor de security en het hoofd van de IT. Al die afdelingshoofden hadden hun eigen veiligheidsissues die ze op hun eigen manier aanpakten. De bredere, overkoepelende visie ontbrak.

Er wordt nog wel eens gedacht dat het eenvoudig is om al die veiligheidsvraagstukken bij elkaar te brengen. Managers hebben soms twee afleveringen van Flikken Maastricht gezien en denken dat ze weten hoe het zit. Maar zo werkt het niet. Integrale veiligheid is complexer dan het lijkt. Het is een vak.”

Kun je voorbeelden noemen van situaties waarin verschillende veiligheidsvraagstukken samen komen?
“In een onderwijsinstelling komen verschillende veiligheidsissues voortdurend samen. Stel, je wilt een congres organiseren met een verhoogd risico. Het hoofd van de security zal je dan vertellen dat alle deuren dicht moeten vanwege de veiligheid. Het hoofd BHV zegt juist: ‘Alle deuren moeten open kunnen, want tijdens een brand moeten we kunnen vluchten’.

Of een hoogleraar reist voor een congres naar een risicovol gebied. Travel security gaat dan over het veilige verloop van deze reis. Maar die hoogleraar neemt natuurlijk ook een laptop mee. Hoe voorkom je dat hij met zijn laptop kwaadaardige software mee naar huis neemt? Je krijgt dus ook met cybersecurity-vraagstukken te maken.

In al die situaties is het belangrijk om naar het veiligheidsplaatje als geheel te kijken, zodat je op basis van het complete beeld besluiten neemt.”

Op welke thema’s willen jullie de komende jaren nog belangrijke stappen zetten?
Leo: “Kennisveiligheid bijvoorbeeld. En daarmee samenhangend: cybersecurity. Als onderwijsinstellingen willen we van nature zo open mogelijk zijn. De overheid heeft de neiging om ons steeds meer regels op te leggen, waardoor we potdicht worden.

Dat is niet wenselijk en daarom is het belangrijk dat we die handschoen zelf oppakken. Zo kunnen we zelf in kaart brengen wat de werkelijke risico’s zijn en welke maatregelen we het beste kunnen nemen om ons daar tegen te beschermen. Op die manier kunnen we ervoor zorgen dat het mogelijk blijft om kennis uit te wisselen, zonder dat we ten prooi vallen aan een cyberaanval, spionage of ongewenste beïnvloeding.”

Frank: “Ook zou ik willen dat we er de komende jaren in slagen om het bewustzijn van integrale veiligheid lager in de organisaties te beleggen. Medewerkers en studenten hebben dagelijks te maken met opgetelde risico’s, maar ze zijn zich daar nog onvoldoende van bewust. Een groter bewustzijn zorgt ervoor dat ze maatregelen kunnen nemen waarmee ze die risico’s kunnen verkleinen.”

Timo: “En ik zou graag willen dat we meer gaan investeren in de connecties met onze crisispartners. We hebben in verschillende regio’s wel eens te maken gehad met een verhoogde dreiging. Dit raakte meerdere onderwijsinstellingen. De samenwerking tussen de gezamenlijke onderwijsinstellingen en de overheidsinstanties was toen ver te zoeken. Daarom wil ik graag dat we meer gaan investeren in onze netwerken. Ook is het goed om samen met onze crisispartners onze opgetelde crisisplannen bij elkaar te leggen, zodat we snel kunnen schakelen als dat nodig is.”