Waterschap Hollandse Delta: ‘De calamiteitenplannen zijn van ons allemaal’

Marjolein van der Linden, adviseur crisisbeheersing bij waterschap Hollandse Delta, kreeg 1,5 jaar geleden de opdracht om de calamiteitenbestrijdingsplannen te herzien. Een monsterklus, zeker omdat het in het begin zoeken was naar de juiste aanpak. Inmiddels zijn er vijf plannen opgeleverd. “Iedereen heeft een bijdrage kunnen leveren”, vertelt ze. “We hebben dit echt samen gedaan.”

Zo’n 1,5 jaar geleden waren de calamiteitenbestrijdingsplannen van waterschap Hollandse Delta aan herziening toe. “De plannen moeten eens in de 6 jaar worden herzien en de looptijd was bijna voorbij”, vertelt Marjolein van der Linden, adviseur crisisbeheersing bij het waterschap. “Bovendien merkten we dat de plannen niet meer aansloten op de praktijk.”

Ze vertelt dat ze in het begin best wel even heeft moeten zoeken naar de juiste aanpak. “We kwamen net uit de coronacrisis en er werkte veel nieuwe mensen in onze organisatie die ik nog niet goed kende. Daarom heb ik in het begin veel tijd geïnvesteerd in het maken van een goede stakeholder-analyse.

Bovendien vond ik het belangrijk dat de plannen eigendom werden van de mensen die ermee werken. Daarom heb ik het eerste half jaar veel gesprekken gevoerd met alle teams om kennis te maken en de expertise inzichtelijk te krijgen. Ik heb uitgelegd wat we gaan doen en waarom ik bij hen uitgekomen ben. Ook heb ik uitgelegd wat het nut en de noodzaak is. Uit die gesprekken ben ik drie soorten groepen gaan vormen: een kerngroep, een werkgroep en een informatiegroep.”

Hoe ben je vervolgens aan de slag gegaan?
“Ik ben begonnen met het opstellen van een uniform sjabloon op basis van het voorbeeld van het calamiteitenbestrijdingsplan waterveiligheid. Vervolgens ben ik gesprekken gaan voeren met de assetmanagers. Zij voeren onder andere de regie op het PDCA-proces voor assetmanagement en voor de totstandkoming van de tactische kaders voor het betreffende programma, zoals de wegen, de dijken, de gemalen, de persleidingen en de zuiveringen. Zij hebben voor het calamiteitenbestrijdingsplan de restrisico’s van hun assets in kaart gebracht.

Vervolgens moesten we voor al die restrisico’s scenario’s gaan uitwerken. Wat doen we bijvoorbeeld als er een kering faalt? Het uitwerken van scenario’s was voor veel mensen nieuw. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een externe partij die ons daarbij kon begeleiden.

We hebben een meervoudig onderhandse aanbesteding gedaan en daar is Antea Group uitgekomen. Zij hebben workshops georganiseerd voor de werkgroepen. Dit waren groepen met 10 tot 15 mensen met inhoudelijke kennis over het onderwerp of een rol in de crisisorganisatie. Het doel van die bijeenkomsten was: integrale samenhang creëren en mensen met elkaar in verbinding brengen. Vervolgens heeft de Antea Group alle input verzameld en de plannen geschreven.”

Wat was de kracht van Antea? Wat heeft deze samenwerking jullie gebracht?
“Zij hebben ons goed geholpen in het begeleiden van het proces. Zij brachten structuur aan en hebben ons stapsgewijs meegenomen in het hele traject. Bovendien zorgden zij ervoor dat iedereen gehoord werd en dat hun input meegenomen werd in de plannen. De sessies zorgden er bovendien voor dat er draagvlak werd gecreëerd.”

Hoe heb je de sessies zelf ervaren?
“Ik ben zelf niet bij de workshops aanwezig geweest, maar ik hoorde dat er goede inhoudelijke gesprekken werden gevoerd. Hierbij werd er vanuit de praktijk ook gekeken naar de langetermijneffecten. En voor de waterketen is er een extra risicosessie georganiseerd om scherper te krijgen welke dreigingen er zijn.

Het mooie was bovendien dat er mensen bij elkaar gebracht werden die niet dagdagelijks met elkaar samenwerken. Iedereen praatte vanuit zijn eigen expertise en daardoor werden mensen in hun kracht gezet. Dat leidde soms tot discussies. Want wat is bijvoorbeeld belangrijker: de kwantiteit of de kwaliteit van het water? En met welke langetermijneffecten moet je rekening houden? Deze discussies hebben mooie inzichten opgeleverd en we zijn daardoor tot goede oplossingen gekomen. Zo is er voor het watersysteem gekozen om te werken met alerteringscriteria en alarmeringscriteria zoals bij langdurige droogte.

Ook merkte ik dat het erg zoeken was om duidelijk te krijgen wie wat doet tijdens een opschaling. Dus: wanneer schalen we op, wie is er bevoegd om te besluiten dat we tot een opschaling overgaan en wat gaan we communiceren? We hebben dat nu stap voor stap uitgeschreven.”

Wat zijn belangrijke verbeteringen in de plannen?
“Een belangrijke verbetering is dat de plannen nu uniform zijn. Ook zijn de plannen completer. Er is meer informatie in opgenomen, zoals een situatieschets, informatiebronnen, de waarschuwingen en de meldingen. Ook staat er goed in omschreven wat er in elke fase gebeurt.

Bovendien hebben we nieuwe dreigingen in de plannen opgenomen. Tijdens de coronacrisis merkten we bijvoorbeeld dat bepaalde hulpstoffen niet meer leverbaar waren. Dit is een voorbeeld van een dreiging die nu ook in onze plannen staat.”

Kun je een uitdaging noemen waar je zelf tegenaan liep?
“De tijdsdruk. Op een gegeven moment kwam de datum in zicht waarop de plannen herzien moesten zijn. We hebben toen een versnelling gemaakt door in de eindfase met versies te gaan werken die voor 70 of 80% af waren. Deze versies zijn ter kennisgeving aan de directie voorgelegd en goedgekeurd. Zo konden we door, ondanks het feit dat de plannen nog niet voor 100% herzien waren.”

De plannen zijn nu herzien. Wat zijn de volgende stappen? Hoe wil je de plannen levend houden?
“De plannen worden al gebruikt bij de opschalingen, een dreigende situatie en uiteraard bij onze oefenactiviteiten. We gaan ervoor zorgen dat de plannen jaarlijks een update krijgen. We werken daarbij met de PDCA-cyclus. We gaan de eerste bijeenkomst daarvoor plannen in april. De assetmanagers hebben een voorraadlijst waar alle feedback in staat van de mensen die betrokken zijn bij de plannen en de evaluatiepunten die naar voren zijn gekomen bij de opschalingen. Ook gaan de betrokkenen na of de scenario’s nog actueel zijn. Kloppen de criteria nog wel?

Zij gaan die wijzigingen zelf verwerken in de plannen, want zij zijn tenslotte degene die ingezet kunnen worden tijdens een crisis. Ik ben verantwoordelijk voor het begeleiden van het proces, de kwaliteitsborging van de plannen en ik zorg ervoor dat de werkwijze voor crisisbeheersing geborgd is. Ik wil ervoor zorgen dat elke expertise binnen Hollandse Delta vertegenwoordigt is en medewerkers zich herkennen in het plan en als deelnemer van de crisisorganisatie. Een crisis bestrijd je altijd samen. Dat vind ik het mooiste aan mijn werk. Hollandse Delta heeft dat tijdens de opschaling hoge buitenwaterstanden op 20 december wederom laten zien, waar een beroep werd gedaan op alle medewerkers om te komen helpen.”

Hoe hoop je dat de plannen zich de komende jaren doorontwikkelen?
“We kunnen nog een flinke slag slaan door de structuren nog beter op elkaar aan te laten sluiten. We hebben nu per programma een calamiteitenbestrijdingsplan. Dus we hebben een calamiteitenbestrijdingsplan voor de waterketen, de waterveiligheid, voor het watersysteem en voor de wegen en vaarwegen.

Het zou goed zijn om in de toekomst toe te werken naar één integraal plan per scenario. Een voorbeeld van een scenario is extreme wateroverlast of langdurige droogte. In dit integrale plan staat dan wat dat betekent voor bijvoorbeeld de waterkeringen, watersystemen, waterketen, wegen en vaarwegen. Het plan kan ook vollediger en de leesbaarheid kan vergroot worden met interactieve infographics.

Daarnaast wil ik het plan inrichten op de multidisciplinaire samenwerking, om per scenario en per coördinatiefase een vollediger overzicht te krijgen van welke crisispartners betrokken zijn en wie wat doet.”

Waar ben je het meest trots op, als je terugkijkt?
“Dat het gelukt is om met elkaar deze plannen te maken en dat iedereen een bijdrage heeft kunnen leveren. Mijn doel was om samenhang te creëren in de samenwerking tussen medewerkers in de preparatie. De opkomst tijdens de sessies was goed. Meestal kwamen er meer mensen dan dat we hadden uitgenodigd. Daardoor is het echt ons plan geworden. Ik hoop dat de plannen nu nog meer gaan leven en dat mensen gemotiveerd blijven om ze actueel te houden, zodat de plannen ook in de toekomst zo goed mogelijk aansluiten op de praktijk.”