Crisismanager Brabantse Delta: ‘Van intervisies leren we meer dan van evaluatierapporten’

Frank van Beek startte bijna 20 jaar geleden als adviseur crisisbeheersing bij het waterschap Brabantse Delta. Samen met zijn collega’s bouwde hij een crisisorganisatie op waarin mensen continu van elkaar leren. Wat waren in al die jaren de sleutels tot een succesvolle crisisorganisatie? En hoe zorgt hij ervoor dat de organisatie zich steeds verder doorontwikkelt?

Het waterschap Brabantse Delta is in 2004 ontstaan uit een fusie van vijf waterschappen. De nieuwe organisatie had nog geen crisisstructuur. Aan adviseur crisisbeheersing Frank van Beek de schone taak om dit op te zetten.

Hij kan zich nog goed een van de eerste bijeenkomsten herinneren. “We zaten met alle betrokkenen bij elkaar en iemand maakte een grapje over crisisbeheersing”, vertelt hij. “De toenmalige dijkgraaf Joseph Vos werd daar enorm boos over. ‘Er worden hier geen grapjes gemaakt over crisisbeheersing’, zei hij.” Hij had namelijk zelf als burgemeester wel eens een crisis meegemaakt op een vliegbasis, dus hij wist hoe belangrijk een goede crisisorganisatie op zo’n moment is.

“Die reactie heeft mij als startende crisismanager enorm geholpen”, vertelt Frank. “Vanaf dat moment was het voor iedereen duidelijk dat de directie en het bestuur crisisbeheersing als een prioriteit zagen. Iedereen stond klaar om input te leveren en om van crisisbeheersing een succes te maken. Daar heeft iedereen die zich bezig houdt met crisisbeheersing binnen onze organisatie tot op de dag van vandaag profijt van.”

Wat heb je als eerste gedaan om de crisisorganisatie goed op te zetten?
“We hebben natuurlijk de planvorming op orde gebracht. Daarnaast heb ik ervoor gezorgd dat iedereen opgeleid en getraind werd, en dat de scenario’s beoefend werden.

Bovendien hebben we besloten om ook bij kleine incidenten op te schalen. Dat is een goede beslissing geweest, want daardoor hadden we die eerste 10 jaar zo’n 25 calamiteiten per jaar. Zo raakte de crisiswerkwijze goed ingesleten.”

Zijn er meer elementen die je in het begin goed geregeld hebt en waar je nog altijd profijt van hebt?
“Ja, we hebben een duidelijke scheiding aangebracht tussen de reguliere en de crisisorganisatie. Binnen het waterschap werken er veel experts die inhoudelijke kennis hebben over risicobeheersing. Zij weten alles over de waterketen, de waterkwaliteit en de -kwantiteit. Dat valt bij ons allemaal onder de reguliere organisatie.

Het proces crisisbeheersing gaat alleen over het beheersen van de crisis. Inhoudelijke en watertechnische beslissingen, bijvoorbeeld over het verhogen van de dijken, laten we altijd aan de reguliere organisatie over. Die duidelijke scheiding heeft ons rolzuiverheid gebracht.

Daarnaast hebben we ook altijd gekeken hoe we de crisisorganisatie verder konden doorontwikkelen met nieuwe deelplannen. In het begin waren we gefocust op deelplannen zoals waterschaarste en hoogwater. Later zijn daar steeds meer plannen bijgekomen, bijvoorbeeld over ICT. We hebben nu 10 deelplannen. Misschien hebben we er over 5 jaar wel 12.”

Zijn er ook elementen die jou erg geholpen hebben bij het goed opzetten van de crisisorganisatie?
“Ja, ik heb het geluk gehad dat ik vanaf dag 1 welkom was bij de veiligheidsregio. Ik werd daar met open armen ontvangen en ik kon meteen aansluiten bij het Opleiden, Trainen en Oefenen-overleg. Dat is erg waardevol geweest, want daardoor kan ik in de oefeningen van de veiligheidsregio meedenken over een waterthema zodat de oefening ook relevant is voor ons.

De veiligheidsregio oefent bijvoorbeeld regelmatig grote branden. We kunnen in dat scenario opnemen dat ook het oppervlaktewater door die brand vervuild raakt. Daardoor kan ook onze Officier van Dienst Water- en scheepvaartzorg aansluiten en kunnen we onze samenwerking oefenen.

Ik zit inmiddels ook in de werkgroep multidisciplinaire planvorming van de veiligheidsregio. Dus onze samenwerking is door de jaren heen steeds verder uitgebouwd.”

Veel organisaties hebben moeite om hun piketdiensten gevuld te krijgen. Wat is jouw ervaring daarmee?
“Dat is bij ons minder aan de orde. De meeste piketdiensten zijn namelijk gekoppeld aan reguliere functies. Dus als je bij ons solliciteert als zuiveringstechnoloog, dan weet je dat je ook een aantal weken per jaar een wachtdienst moet draaien. Daar is geen discussie over. Dat is gewoon een onderdeel van je functie.”

Tijdens een crisis hebben zij misschien andere vaardigheden nodig dan in hun reguliere functie. Tijdens een crisis is de druk vaak hoog en moeten zij in een korte tijd met beperkte informatie belangrijke beslissingen nemen. Hoe zorg je ervoor dat mensen – die dit niet gewend zijn – tijdens een crisis goed functioneren?
“In de eerste plaats is er bij ons tijdens een crisis geen paniek. Een goed voorbeeld daarvan is de brand van Chemie-Pack in 2011. We hadden deze crisis onder controle. De voorzitter gaf aan het begin van elk crisisoverleg aan wat het doel van het overleg was. Dat heeft enorm geholpen. Bovendien weet iedereen wat zijn rol is tijdens zo’n crisis en wat er van hen verwacht wordt.

Natuurlijk komen er altijd leerpunten uit een crisis. Tijdens deze crisis merkten we bijvoorbeeld dat we afhankelijk waren van een telefoontje van de meldkamer. Na deze brand heb ik met de meldkamer afgesproken dat we automatisch een melding krijgen bij een watergerelateerde crisis.”

Hoe zorg je ervoor dat de mensen ook van elkaar leren?
“Dat doen we in de eerste plaats doordat we ervaringen die verkeerd uitpakken niet zien als fouten maar als leerpunten. Tijdens de Chemie-Pack crisis werd onze woordvoerder bijvoorbeeld bestookt met vragen. Hij heeft echt fantastisch werk verricht. We hadden ons geen betere communicatiemedewerker kunnen wensen.

In al deze hectiek heeft hij één bericht naar buiten gebracht onder embargo. Een journalist heeft zich niet aan dat embargo gehouden en daardoor was dit bericht in no-time het openingsbericht van verschillende media. We hebben een veilige werkomgeving waarin mensen dat soort ervaringen kunnen delen. Zo kunnen we de leerpunten borgen, zodat we bij een volgende crisis gebruik kunnen maken van deze ervaringen.”

Hoe zorg je ervoor dat je zo veel mogelijk leerpunten uit een crisis haalt?
“Dat doen we door tijdens de crisis zo veel mogelijk op te schrijven. Iedereen houdt een persoonlijk logboek bij. Dat hebben we ook tijdens de Chemie-Pack-crisis gedaan. Na de crisis werkt niemand zijn logboek uit. Zo voorkomen we dat mensen achteraf dingen aanpassen. We scannen al die logboeken in. Zo hebben we goed gedocumenteerd wie, wat, wanneer heeft gedaan.

Ook de uitwerking van de rolduidelijkheid voor de diverse stappen helpt. Daardoor weten de kernrollen wat er van hen verwacht wordt en kunnen we dit evalueren.”

Oefeningen zijn natuurlijk ook belangrijke leermomenten. Hoe zorg je ervoor dat je daar zo veel mogelijk uithaalt?
“Tijdens onze oefeningen kijken er altijd heel veel mensen mee. Meestal zitten er in de tweede ring meer mensen dan in de oefening zelf. Daarom zijn we voor de kernrollen met buddy’s gaan werken. De een oefent, de ander denkt actief mee als buddy en de rest kijkt.

Een week na de oefening vinden er intervisies plaats. De persoon met de kernrol vertelt dan eerst hoe hij de crisis heeft ervaren. Daarna deelt de buddy zijn ervaringen. Vervolgens mag iedereen vragen stellen. Ik merk dat dit een goede manier van evalueren is. Je leert daar meer van dan van het lezen van een evaluatie. Dat komt omdat je samen de crisis opnieuw doorleeft en omdat je elkaar vragen kunt stellen.”

Je doet dit werk nu bijna 20 jaar. Waar kijk je met trots op terug?
“Op een 4-daagse bijeenkomst die we 7 jaar geleden gehouden hebben. We hebben toen samen met onze netwerkpartners gedeeld welke impact het zou hebben als het water zo snel stijgt dat we niet meer voldoende tijd en capaciteit hebben om onze dijken snel genoeg te verhogen met zandzakken. Dus welke gebieden lopen dan als eerste onder? En hoe hoog komt het water daar te staan? Daar zaten ook enkele scenario’s van dijkdoorbraken bij.

Deze bijeenkomst is door veel partners bezocht, zoals onder andere gemeentes, KPN, Brabant Water, brandweer, politie, veiligheidsregio en Rijkswaterstaat. Dit leverde goede inzichten op. Een van onze partners kwam er bijvoorbeeld achter dat zijn zendmast bij zo’n overstroming onder water komt te staan. Wij zagen zelf welke impact zo’n crisis zou hebben op onze eigen waterzuivering. Het was goed om deze scenario’s samen met onze partners te doorleven.”

En waar ben je in al die jaren het meest dankbaar voor?
“De samenwerking, zowel met mijn eigen collega’s als met de crisispartners. Ik ben echt nergens zonder de medewerking van anderen. Daarom is het ook zo waardevol dat de veiligheidsregio vanaf dag 1 open stond voor een samenwerking. We hebben ook een goede samenwerking met andere organisaties, zoals met Defensie.

In die samenwerking is het vaak geven en nemen. In november houdt Defensie bijvoorbeeld een meerdaagse oefening op ons terrein. Natuurlijk hebben we daar intern last van. Maar we kunnen tijdens die oefening wel met hen meekijken en van hen leren. En als zij een grote oefening hebben, kijken ze altijd of wij mee kunnen doen. Zo helpen we elkaar.”

Wat zou je willen zeggen tegen crisismanagers die nu voor de uitdaging staan, waar jij 20 jaar geleden voor stond, en die hun crisisorganisatie moeten opbouwen?
“Zorg voor een goed contact met andere organisaties en kijk wat je van elkaar kunt leren. Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Ik heb in het begin bijvoorbeeld veel contacten gelegd met andere waterschappen. Nu kijk ik ook wel eens met andere organisaties mee. Ik heb bijvoorbeeld laatst een kijkje in de keuken gekregen bij een casino. Het is interessant om te zien hoe zij met crisismanagement omgaan.

En zorg dat je continu door blijft bouwen. Dus kijk telkens hoe het nog handiger of nog slimmer kan. En zorg dat je aansluiting houdt bij de reguliere organisatie. Ook dat helpt.”

Hoe ga je de crisisorganisatie de komende jaren verder doorontwikkelen?
“We komen de komende jaren voor nieuwe uitdagingen te staan, bijvoorbeeld op het gebied van cybersecurity. Daar bereiden we ons op voor.

Daarnaast zijn we in deze regio bezig met de doorontwikkeling van de meerlaagse veiligheid. Dat betekent dat we op strategisch niveau kijken hoe we naast voorkomen, voorbereiden en bestrijden ons ook kunnen voorbereiden op earlywarning, bewustwording en herstellen. Dit doen we niet alleen voor de waterveiligheid, maar voor al onze watertaken.

Het gaat ook verder dan alleen het waterschap. Wij zijn slechts een klein schakeltje in het geheel. Net zoals bij meerlaagse veiligheid kijken we samen met andere organisaties, zoals Rijkswaterstaat, de gemeentes en bijvoorbeeld de industrie wat we samen kunnen doen om bijvoorbeeld het gebied anders in te richten, zodat we bestand zijn tegen de uitdagingen van de toekomst.”