Brussels Airport Company: ‘Onze oefeningen worden steeds realistischer’

De luchthaven van Zaventem werd in 2016 geconfronteerd met een terroristische aanslag. In de jaren daarna heeft de luchthavenuitbater, Brussels Airport Company, extra veel geïnvesteerd in crisismanagement. Hoe staat de luchthaven er nu voor? Een interview met Kristine Vercruysse, Contingency Manager bij Brussels Airport.

Ik word op Brussels Airport Company hartelijk ontvangen door Kristine Vercruysse. Terwijl we samen een cappuccino halen, vertelt ze dat ze graag met dit interview meewerkt omdat ze het belangrijk vindt om kennis en ervaringen met elkaar te delen. “We hebben bijvoorbeeld ook een goed contact met andere luchthavens, zowel in België als daarbuiten. We merken alleen dat het soms lastig is om situaties met elkaar te vergelijken, omdat luchthavens qua grootte nogal van elkaar kunnen verschillen.”

Crisismanagement is natuurlijk voor elke grote luchthaven belangrijk. Bij Brussels Airport is dit in een stroomversnelling gekomen na de aanslagen in 2016. “We hebben in de jaren daarna een dedicated team gekregen dat zich helemaal focust op crisismanagement”, vertelt Kristine. “We werken bijvoorbeeld met twee emergency managers. Zij hebben veel expertise binnengebracht en hebben ervoor gezorgd dat de organisatie goed opgeleid, getraind en geoefend is. Ook zijn we meer onderzoek gaan doen naar de risico’s, waardoor we de mogelijke risico’s nu beter in beeld hebben. We hebben een systeem van opschaling waarbij we van kleinere naar grotere incidenten kunnen opschalen, wat toelaat dat de (crisis)organisatie expertise opbouwt. Dat heeft ervoor gezorgd dat we nu bij incidenten snel in de juiste structuur werken en dat we dus ook sneller in staat zijn om de rust terug te brengen in de organisatie en naar normale operaties kunnen terugkeren.”

Waar moet ik aan denken bij een crisis op de luchthaven van Brussel?
“We spreken niet snel van een crisis. Als we intern opschalen, spreken we van een incident. We schalen intern op als een operationeel departement het niet meer kan bolwerken, als er sprake is van een noodsituatie of als er een multidisciplinaire aanpak nodig is. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een gedeeltelijke stroomonderbreking of een probleem met het bagagesysteem.

We hebben verschillende risico’s binnen de operaties al goed onder controle. Daarvoor hoeven we niet op te schalen. Een voorbeeld daarvan is het winterscenario. Hiervoor hebben we een gespecialiseerd departement opgericht dat perfect weet wat er moet gebeuren als het gaat sneeuwen. Dit scenario is al uitgedacht en wordt al toegepast.

Opschalen doen we wel als er nieuwe, onbekende zaken bijkomen. Twee jaar geleden hadden we bijvoorbeeld tijdens de winter een gastekort. Dan springen we als crisisteam bij. Het doel van het crisisteam is om een versnelling te geven aan de operaties en om snel de juiste expertise bij elkaar te brengen, als dat nodig is.”

Wanneer spreken jullie wél van een crisis?
“Als er ook een externe opschaling nodig is. We liggen als luchthaven op het grondgebied van vier gemeenten. Dit betekent dat we bij een crisis de gemeentelijke fase overslaan en meteen opschalen naar de provinciale fase. De gouverneur en onze CEO worden dan verantwoordelijk voor de aansturing van de crisis.

We hebben 7 scenario’s vastgelegd waarin we opschalen naar dit provinciale niveau. Dat is bijvoorbeeld bij een luchtvaartongeval of een terroristische aanslag. De gouverneur wordt dan verantwoordelijk voor het aansturen van de 5 disciplines. In de praktijk komt zo’n opschaling naar provinciaal niveau gelukkig vrijwel nooit voor. Maar het is natuurlijk belangrijk om dit te oefenen.”

De gouverneur geeft dan sturing aan de 5 disciplines. Welke disciplines zijn dat?
“Brandbestrijding (hulpverleningsoperaties), de medische, sanitaire en psychosociale discipline, de politie van de plaats van het ongeval, de logistieke steun en informatie. Een discipline is een verzameling van opdrachten die door verschillende diensten kunnen worden uitgevoerd. Politioneel zal de luchtvaartpolitie belangrijk zijn, en brandbestrijding wordt opgestart door onze eigen brandweer. Bij logistiek moet je denken aan de aansturing van verschillende partijen zoals de civiele bescherming en de inzet van aannemers via onze collega’s van het infrastructuurbeheer.”

Waar zit de grootste complexiteit tijdens zo’n crisis?
“De samenwerking tussen de (interne en externe) crisisorganisatie. Een crisis heeft altijd impact op de luchthaven, dus bij een crisis zijn we ook intern opgeschaald. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat we tijdens een crisis een landingsbaan niet kunnen gebruiken.

Dat moeten we dan intern goed opvangen door bijvoorbeeld onze passagiers en partners te informeren over de eventuele impact. Onze interne acties en besluiten moeten aansluiten bij de acties en besluiten van de externe crisisorganisatie.”

Hoe vaak oefenen jullie zo’n crisis?
“Tweejaarlijks op grote schaal, met alle disciplines en figuranten. De recentste oefening was dit najaar. Het scenario van de oefening ging over de crash van een militaire helikopter. Tijdens de crash nam het militaire voertuig de staart van een passagiersvliegtuig mee dat vuur vatte. De passagiers van dit vliegtuig moesten geëvacueerd worden. Daarnaast kunnen er ook kleinere monodisciplinaire oefeningen zijn in bijvoorbeeld een table top.”

Wat was de kracht van deze recentste oefening?
“Dat het heel realistisch was. We hebben altijd een operationeel kader waarbinnen we dienen te oefenen binnen het veiligheidskader van de luchthaven (en mits er goedkeuring is van het Directoraat-generaal van de Luchtvaart). Bij de jongste oefening was dat kader heel ruim, waardoor we zeer realistisch konden oefenen. Dat is belangrijk, want het maakt een groot verschil of de brandweer vertrekkensklaar vlak bij de luchthaven staat te wachten of dat deze realistisch komt aanrijden vanuit de eigen kazerne verder weg.

We zijn er in veel opzichten in geslaagd om de oefening zo realistisch mogelijk te maken. We hadden bijvoorbeeld een persconferentie met journalisten (studenten journalistiek en figuranten). Veel verschillende partijen oefenden mee, zoals de gouverneur en de federale diensten van de gouverneur, de brandweer, de politie, defensie, de crew en de hele medische keten.

Zelfs het weer was realistisch. Het regende die dag. Natuurlijk is het aangenamer om op een zonnige dag te oefenen. Maar regen geeft wel een extra dimensie aan de oefening, omdat de passagiers dan bijvoorbeeld dekens moeten krijgen om warm te blijven.”

Wat leer je tijdens zo’n dag?
“Het belangrijkste leerdoel is de samenwerking. De verschillende partijen die tijdens een crisis een rol hebben, werken allemaal vanuit hun eigen procedures en hebben hun eigen doelstelling. De brandweer wil bijvoorbeeld zo snel mogelijk naar het ongeval toe, terwijl het voor onze security belangrijk is om te weten wie er toegang tot ons terrein heeft gekregen.

Voor de politie is het dan weer belangrijk om bewijsstukken te verzamelen, zodat zij onderzoek kunnen doen. Zij zijn er ook op gericht om de crew apart van de passagiers te ondervragen. Het is belangrijk om daar rekening mee te houden in de hulpverleningsoperaties. Tijdens zo’n oefening merk je hoe de wisselwerking tussen de verschillende partijen is en het belang daarvan. Je wordt je nog meer bewust van elkaars rol en je leert om elkaar daarin te vinden.

Bovendien horen we van de hulpdiensten steeds dat zij het nuttig vinden om hier te oefenen, omdat dit natuurlijk een heel andere omgeving is dan zij gewend zijn.”

Welk onderwerp is tijdens zo’n crisis vaak de grootste uitdaging?
“De communicatie. We willen zo snel mogelijk communiceren, zowel via onze eigen kanalen als naar buiten toe. We merken tijdens een crisis altijd dat het een uitdaging is om snel de juiste informatie in te winnen.

We hebben dit proces vooraf zo goed mogelijk voorbereid. We zullen bijvoorbeeld altijd eerst communicatie uitsturen met procesinformatie, dus: wat gebeurt er? Daarin zal bijvoorbeeld staan dat de luchthavenbrandweer ter plaatse is, de hulpdiensten onderweg zijn en dat de focus ligt op de hulp aan de betrokkenen. De tweede communicatie bevat meer informatie over de impact, het duurt meestal iets langer eer dat duidelijk is. En we communiceren niet alleen naar onze passagiers, onze medewerkers en onze leveranciers. We contacteren ook partijen die verder staan van de directe operaties van de luchthaven, zoals de real-estate bedrijven die hier gevestigd zijn. Wij houden hen tijdens een crisis op de hoogte via sms-berichten. Zij kunnen vervolgens hun eigen contacten informeren en oproepen om niet naar de luchthaven te komen.

Voor communicatie geldt hetzelfde als voor veel andere onderwerpen. We weten heel goed wát we moeten doen tijdens een crisis. Tijdens de oefening leren we hóe we daar onder druk het best invulling aan kunnen geven.”

Jullie hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in crisismanagement. Wat zijn je wensen en ambities voor de komende jaren?
“We hebben de voorbije jaren onze crisisplannen intern verder gedocumenteerd. We willen deze plannen de komende jaren nog meer oefenen. Zo verbeteren we de samenwerking met andere partijen en worden de eventuele verbeterpunten zichtbaar.

Daarnaast willen we meer bekendheid geven aan onze plannen naar de buitenwereld toe. Het is ook voor anderen goed om te weten hoe wij werken. En soms zit hem dat in eenvoudige dingen. Het is bijvoorbeeld zeer belangrijk als externe partijen weten wie hun contactpersoon is tijdens een crisis, welke telefoonnummers ze kunnen bellen, waar het crisiscentrum is waar ze zich kunnen melden en volgens welke methodiek we vergaderen. Dat soort eenvoudige, praktische informatie kan er al voor zorgen dat de processen tijdens een crisis beter verlopen.”

Wat zijn de nieuwe dreigingen waar jullie in de toekomst meer mee te maken krijgen?
“Daarin zien wij dezelfde ontwikkeling als veel andere Nederlandse en Belgische bedrijven. De belangrijkste nieuwe dreiging is de klimaatverandering. We zullen steeds meer te maken krijgen met de gevolgen van klimaatverandering, zoals wateroverlast en overstromingsgevaar. Op 2 staat het risico op de uitval van nutsvoorzieningen, zoals storingen op het elektriciteitsnet. En het derde belangrijke thema is de geopolitieke situatie in de wereld.

We bereiden ons daarop voor. Dat betekent dat we, als het ons overkomt, weten wat de impact op onze luchthaven is en hoe we dan moeten handelen, samen met onze partners.”