Leerarena: veiligheidsregio’s, het rijk en crisispartners bewegen naar elkaar toe

Hoe zorg je ervoor dat 25 veiligheidsregio’s, het rijk en hun crisispartners meer en eenduidiger informatie met elkaar gaan delen? “Het is belangrijk dat we van elkaar leren”, zegt Steven van de Looij. “Daarom zijn we in 2022 gestart met het organiseren van leerarena’s.” Dit jaar was de 9^e editie. We namen een kijkje en zagen hoe veiligheidsregio’s, het rijk en hun crisispartners steeds meer naar elkaar toe bewegen.

De leerarena’s zijn een onderdeel van de Coalitie Informatiegestuurde Veiligheid. Binnen deze coalitie zijn er tal van initiatieven waarin medewerkers van veiligheidsregio’s, het rijk en hun crisispartners van elkaar leren, samen activiteiten afstemmen en samen innoveren. Vier keer per jaar komen zij twee dagen samen in een leerarena. In de eerste leerarena van dit jaar waren de veiligheidsregio’s, het rijk en hun crisispartners te gast bij de veiligheidsregio Friesland die ons ontving in een Van der Valk hotel in Leeuwarden.

MSC Zoe
De veiligheidsregio Friesland trapt de dag af en heet ons welkom in deze waterrijke provincie. Gerben van Alst, hoofd crisisbeheersing en Marinus van de Velde, adjunct-commandant brandweer bij brandweer Frysland bij de veiligheidsregio, beginnen met een terugblik en noemen daarin de ramp met de MSC Zoe in 2019. “Dit was een complex incident waarin we voor nieuwe informatievraagstukken kwamen te staan”, vertelt Gerben. “We hebben hier lering uit getrokken en dat heeft ons de kans gegeven om het in de toekomst beter te doen.” Hij vertelt dat de veiligheidsregio tijdens deze ramp afhankelijk was van de informatie van derden. “En het beeld veranderde continu. ’s Morgens leek het erop dat het om 100 containers ging, later werd er gesproken over 20 en vervolgens liep dat getal op naar 400. Het was moeilijk om de juiste informatie naar boven te krijgen.”

In de jaren daarna is er veel gebeurd vervolgd Marinus. Zo heeft de veiligheidsregio nu een betere verbinding met haar crisispartners, zoals Rijkswaterstaat en de waterschappen. “We krijgen nu veel meer informatie binnen”, vertelt hij. “Belangrijke uitdagingen waar we nu voor staan zijn: bepalen welke informatie we kunnen gebruiken en ervoor zorgen dat de mensen op straat de juiste informatie krijgen, zodat zij nog beter in staat zijn om goed te handelen.”

Jaarwisseling
Steven van de Looij neemt het stokje over en neemt ons mee in de ontwikkeling van de Coalitie Informatiegestuurde Veiligheid. “We werken nu al vanaf 2022 op deze manier met elkaar samen en dit is de 9^e keer dat er een leerarena gehouden wordt. In al die jaren is er al veel bereikt.” Zo vertelt hij dat het de 25 veiligheidsregio’s gelukt is om tijdens de jaarwisseling 2023 / 2024 op een eenduidige manier informatie met elkaar te delen. Iedereen hanteerde dezelfde standaarden en dezelfde definities. “Zo konden we tot één landelijk beeld komen. Nu is het tijd voor de volgende stap, want als we dit voor de jaarwisseling kunnen, dan kunnen we dit ook voor andere gebeurtenissen.”

2024
Steven geeft ons bovendien een toelichting op de plannen voor het komende jaar. “Wij zijn met de leerarena’s vooral bezig met de organisatie en het proces. Luc Dietz werkt aan de transformatie van het LOCC naar een robuuste infrastructuur, genaamd KCR2. Zo trekken we samen op.”

Ook legt Steven uit dat de leerarena’s slechts een kleine schakel zijn in het grotere geheel. “Het échte werk gebeurt tussen de leerarena’s in. Dan werken de regio’s en de coalities aan de acties die uit de workshops komen, werken we in bouwplaatsen aan de VIK-stappen en werken we in IGV specials aan specifieke thema’s. Dus ook tussen de leerarena’s door gebeurt er ontzettend veel.”

Waterschap
Na deze introductie is het tijd voor de deelsessies. Ik schuif aan bij de sessie ‘Samenwerking crisispartners bij hoogwater (en trouwens ook droogte)’ van het waterschap Drents-Overijsselse Delta. Adviseur crisisbeheersing Theo van Vuuren vertelt dat het waterschap voor grote uitdagingen staat, bijvoorbeeld omdat we meer te maken krijgen met hoosbuien en droogte. De belangrijkste restrisico’s van het waterschap zijn: de veiligheid van de dijken, een falende waterkering, onvoldoende water, onvoldoende schoon water en een verstoring van de bedrijfscontinuïteit, bijvoorbeeld als veel medewerkers ziek zijn door een pandemie.

4 fases
Theo legt ook uit dat het waterschap in 4 fases kan opschalen. Het waterschap schaalt op naar fase 1 als het gaat om bronbestrijding, bijvoorbeeld bij een persleidingbreuk. Er wordt opgeschaald naar fase 2 bij bron- en effectbestrijding, bijvoorbeeld bij een grote brand waarbij er veel bluswater in het oppervlaktewater terecht komt. De organisatie schaalt op naar fase 3 bij bestuurlijke dilemma’s. De dijkgraaf is dan de voorzitter van het crisisteam.

Fase 4, tot slot, komt eigenlijk bijna nooit voor. Deze fase is bedoeld voor beheersgebied overschrijdende crises waarbij er scenario’s op landelijk niveau verder uitgedacht dienen te worden. Theo vertelt bovendien dat de opschaling van het waterschap niet synchroon hoeft te lopen met de opschaling van de veiligheidsregio. “Een voorbeeld daarvan is afgelopen kerstmis. Wij zijn toen opgeschaald naar fase 2. De veiligheidsregio is niet opgeschaald geweest.”

Briefings
Theo neemt ons ook mee in de opschaling van de afgelopen winter. “We zijn 3 weken opgeschaald geweest en vooral in de eerste week was het spannend. Achteraf gezien viel het mee, maar dat wisten we natuurlijk niet van tevoren.” Hij vertelt dat er intern verschillende scenario’s werden uitgewerkt en dat de bottleneck in Zwolle zat. “Een van de scenario’s was om een aantal dijken door te prikken om op die manier Zwolle te beschermen.”

Theo vertelt dat het in deze crisis moeilijk was om in contact te komen met alle gemeenten. “De veiligheidsregio heeft daarin bemiddeld. Zij zijn momenten gaan organiseren waarop wij briefings konden geven. Deze briefings waren bedoeld voor het ROT en voor alle gemeentes die wilden aanhaken. Zo konden zij het beeld binnenhalen en doorvragen op de thema’s openbare orde en veiligheid.” Uiteindelijk is er geen overstroming geweest, alleen wat wateroverlast.

Doorvragen
Na de presentaties is het tijd voor de lunch, waarin er ook volop wordt genetwerkt. Na de lunch schuif ik aan bij de workshop ‘geleerde lessen hoog water’ die georganiseerd wordt door drie veiligheidsregio’s. Alexander de Haan, expert crisisbeheersing bij de veiligheidsregio Noord-Holland Noord, vertelt bijvoorbeeld dat hij altijd een goed contact heeft met de adviseur crisisbeheersing van het waterschap.

“En toch hebben we elkaar tijdens deze crisis niet goed begrepen. Ik vroeg namelijk: is de waterveiligheid in het geding? Hun antwoord was ‘nee’, want het gebied binnen de dijken was veilig. Maar we hadden ons niet gerealiseerd dat zij alleen verantwoordelijk zijn voor het gebied dat binnen de dijken ligt. Het buitendijkse gebied werd wel degelijk bedreigd. Zo kon het gebeuren dat wij plotseling met spoed een Oekraïne-hotel moesten ontruimen. We hadden dit niet zien aankomen. Dus mijn belangrijkste les is: doorvragen!”

Elkaar helpen
Alexander merkte ook dat het belangrijk is om uit het juridische aspect te blijven. “We hebben namelijk allemaal hetzelfde doel. Dus het klopt dat de gemeentes verantwoordelijk zijn voor de woningen in het buitendijkse gebied. Maar de waterschappen hebben veel expertise in huis over het bouwen van een nooddam en het plaatsen van zandzakken. Het is goed om elkaar tijdens een crisis te helpen.”

De lessons learned van Reno Sintjago, specialist informatiemanagement bij de veiligheidsregio Zuid-Limburg, sluiten daar naadloos op aan. Deze veiligheidsregio kreeg in januari te maken met een beschadigde overlaatdam. Dit was een complexe crisis. “We zagen een van onze crisispartners worstelen. De communicatie verliep moeizaam en afspraken werden niet nagekomen. We hadden eerder proactief moeten vragen of zij hulp nodig hadden. Dan waren we er eerder uitgekomen.”

Nog veel meer
Ook de rest van de dag worden er nog veel ervaringen en lessons learned met elkaar gedeeld, bijvoorbeeld over de casus van de Fremantle highway, over geo ontwikkelingen en over serious gaming. De dag wordt afgesloten met een excursie naar het Woudagemaal, waarna er de volgende dag weer doorgepakt wordt met thema’s zoals digitaal leiderschap, de weekbriefing LOCC en KCR2, een presentatie van de coalitie Rijk en de afspraken over de resultaten en de acties.

Kortom, twee intensieve en leerzame dagen. Aan het einde van deze dagen wijst Steven van de Looij ons nog op de volgende leerarena in mei in Almere. En hij wijst op alle werkplaatsen, bouwplaatsen, IGV specials en projecten die tussendoor plaatsvinden, want ook daarin gaat het werk de komende maanden gewoon door.