Samenwerking bedrijfsleven: ICA en Veiligheidsregio Utrecht zetten de eerste stap

Bij een crisis heb je als overheid vaak niet voldoende middelen. Je hebt ook de middelen van het bedrijfsleven nodig. Maar hoe werk je op een goede manier met het bedrijfsleven samen, zonder dat je in de juridische problemen komt en zonder dat je te veel betaalt? De Veiligheidsregio Utrecht zette deze maand de eerste stap en tekende een overeenkomst met het samenwerkingsverband Infra Capacity Alliance ‘ICA’.

De noodzaak van een goede samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven werd voor het eerst pijnlijk zichtbaar tijdens de coronacrisis. De overheid had een schreeuwend tekort aan mondkapjes en het bedrijfsleven wilde die graag leveren. Maar door het tekort gingen instanties tegen elkaar opbieden. Daardoor werd de prijs torenhoog. De overheid probeerde dit te ondervangen door de mondkapjes centraal in te kopen en te verdelen. Dit lukte maar ten dele en dat leidde uiteindelijk tot de mondkapjesaffaire.

Onmacht
“Ik zag in die tijd vooral veel onmacht", vertelt Jan Pol, initiatiefnemer van het samenwerkingsverband Infra Capacity Alliance ‘ICA’. “Het viel me op dat bedrijven tijdens een crisis allemaal een bijdrage willen leveren. Zij voelen hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en hoeven echt niet de hoofdprijs te ontvangen. Maar ze werden tijdens deze crisis wel voor een onmogelijke opgave gesteld en daardoor kon het zo erg uit de hand lopen. Bovendien, in de toekomst moeten we ‘veel meer doen met minder’ en daarom moeten we nu samenwerken aan weerbaarheid en veerkracht voor straks.”

Zo kwam Jan op het idee om met een aantal Nederlandse familiebedrijven de handen ineen te slaan, en om samen een alliantie te vormen die de overheid wél kan helpen tijdens een crisis. Hij haalde daarvoor zijn inspiratie uit landen zoals Finland, Zweden en de Baltische Staten die bekend staan om hun resilience. Jan zocht bewust de familiebedrijven op omdat hun lot direct verbonden is aan het lot van het land. Hij werkte dit idee verder uit, en hield op 30 oktober 2021 een pitch aan verschillende bedrijven. Daaruit ontstonden de eerste formeringsgesprekken. Op 24 juni 2022 volgde de eerste verkennende gesprekken met stakeholders, zoals het LOCC, waterschappen, veiligheidsregio's, politie, kenniscentra en Defensie. Op 22 september 2022 leidde dit uiteindelijk tot de oprichting van het samenwerkingsverband Infra Capacity Alliance ‘ICA’.

Eerste stap
Nu, 1,5 jaar later, sluit ICA de eerste overeenkomst met de Veiligheidsregio Utrecht. “Het is nog geen contract met verplichtingen”, zegt Erik Luchtenburg, directeur crisis- en risicobeheersing bij de veiligheidsregio Utrecht. “Het is een overeenkomst waarin we afspreken dat we gegevens met elkaar gaan uitwisselen. Zo kunnen wij vaststellen wat wij tijdens een crisis nodig hebben en kunnen zij bepalen wat zij ons kunnen bieden. Bovendien vind ik het belangrijk dat zij als een kennispartner met ons meedenken. Wij hebben verstand van informatie-, crisis- en relatiemanagement. Zij hebben verstand van hun eigen producten, zoals het leveren van bruggen en elektriciteitsvoorzieningen. Door gegevens en expertise met elkaar te delen, kunnen we samen bepalen hoe we dit het beste kunnen inrichten. Deze overeenkomst is een eerste stap naar een contract.”

Erik zegt dat hij veel voordelen ziet in een goede samenwerking met het bedrijfsleven. “Daardoor hoeven we zelf minder noodvoorraden aan te leggen en beschikken we tijdens een crisis over de nieuwste en de beste middelen. Daarbij is het natuurlijk wel belangrijk dat het bedrijfsleven kan garanderen dat zij die middelen tijdens een crisis kunnen leveren.”

Verzekeringspolis
Jan vertelt dat ICA die garantie kan geven. Hij vergelijkt het met een soort verzekeringspolis. “De eerste stap is dat de overheid op basis van haar crisisplannen bepaalt hoeveel middelen zij nodig heeft. De bedrijven die bij ICA aangesloten zijn, hebben allemaal vrije voorraden. We kunnen contractueel vastleggen dat de overheid tijdens een crisis direct over onze vrije voorraden kan beschikken. Dat is waarschijnlijk niet voldoende. Bij een grote crisis heeft de overheid meer nodig. Daarom is het belangrijk dat concurrerende bedrijven binnen ICA gaan samenwerken, zodat we gelijkwaardige capaciteiten kunnen gaan stapelen. Tevens moeten we innovatief bezig zijn binnen onze normale operatie bijvoorbeeld door afspraken te gaan maken met onze reguliere klanten. Wij kunnen met hen afspreken dat wij onze middelen terughalen als de overheid deze nodig heeft vanwege een noodsituatie. In ruil daarvoor kunnen we hen korting of een alternatief bieden of bijvoorbeeld hun schade vergoeden. Zo kunnen we de overheid garanderen dat zij tijdens een crisis ook over deze middelen kunnen beschikken.”

Jan legt bovendien uit dat het goed is om het leveren van middelen in fases te laten verlopen. “Vaak zien overheidsinstanties een crisis aankomen. Of ze zien dat een kleine crisis kan uitgroeien tot iets groots. Door structureel informatie met elkaar te delen, kunnen we daar rekening mee houden. We kunnen een crisis bijvoorbeeld opdelen in 5 fases. In fase 1 t/m 3 leveren we onze vrije voorraden. Zodra we zien dat een crisis kan uitgroeien tot fase 4 of 5, gaan we middelen terughalen bij onze klanten. Dit betekent dat de overheid vrij snel over veel capaciteit kan beschikken tegen vooraf afgesproken transparante prijzen.”

Haken en ogen
De constructie die ICA voor zich ziet, heeft ook wat haken en ogen. Is het bijvoorbeeld wel toegestaan dat de overheid vooraf prijsafspraken maakt met bedrijven? Bovendien, binnen ICA werken concurrenten met elkaar samen. Is het juridisch wel toegestaan dat deze bedrijven onderling prijsafspraken maken? En betaal je als overheid dan niet standaard teveel?

Ermo Hartsuijker, hoofd crisisbeheersing bij de veiligheidsregio, zegt dat er geen andere optie is. “We moeten dit aan de voorkant goed regelen. Als we vooraf geen afspraken maken, betalen we tijdens een crisis gegarandeerd teveel. Tijdens een crisis is de vraag namelijk groot en het aanbod klein. Dat betekent dat bedrijven kunnen vragen wat ze willen. We kunnen dit juist voorkomen door vooraf afspraken te maken.” Ermo snapt dat bedrijven het imago hebben dat zij alleen maar uit zijn op grote winsten. “Maar ik weet niet of dat beeld terecht is. Natuurlijk, het is ieders goed recht om geld te verdienen. Maar ik zie dat bedrijven het ook belangrijk vinden om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Zij willen oprecht voor de samenleving klaarstaan.”

“Bovendien kun je aan de voorkant veel doen om te voorkomen dat je teveel betaalt”, zegt Erik. “We kunnen met een open begroting gaan werken en bijvoorbeeld om transparante opslagpercentages vragen. Het is belangrijk om in vredestijd goede afspraken te maken, zodat we daar tijdens een crisis niet meer tegenaan lopen.”

Juridische hobbels
Dit neemt niet weg dat er nog heel wat juridische hobbels te nemen zijn om tot een goede samenwerking te komen. ICA wil het komend jaar onderzoeken hoe zij dit binnen de huidige wetgeving het beste kan inrichten. “Bovendien zou het goed zijn als de wetgeving op bepaalde punten wordt aangepast, zodat er tijdens een crisis meer mogelijk is”, zegt Jan. Hij heeft daar al gesprekken over gevoerd met Tweede Kamerleden van onder andere GroenLinks, BBB en VVD.

Erik is ervan overtuigd dat het gaat lukken om dit juridisch voor elkaar te krijgen. “Je kunt hier op twee manieren naar kijken”, zegt hij. “Je kunt kijken naar de juridische beperkingen en vervolgens besluiten om geen samenwerking aan te gaan. Je kunt ook besluiten dat het belangrijk is om wél met het bedrijfsleven samen te werken en vervolgens kijken hoe je de barrières kunt opheffen. Ik heb er vertrouwen in dat dat goed gaat komen.”

Wens toekomst
Tot slot spreekt Erik nog een wens uit voor de toekomst. “Laten we als overheidsinstanties de rijen sluiten. Dus laten we op nationaal niveau afspraken maken met het bedrijfsleven, eventueel aangevuld met contracten die toegespitst zijn op de verschillen in de regio’s. Zo voorkomen we dat we in een crisistijd alsnog met elkaar in een concurrentiestrijd komen. We hebben in eerdere crises laten zien dat we in staat zijn om bovenregionaal samen te werken.

Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan bij de spreiding van patiënten tijdens de coronacrisis en de spreiding van vluchtelingen net na het uitbreken van de oorlog in Oekraïne. Zo’n bovenregionale samenwerking hebben we ook nodig voor de spreiding van de middelen, zodat deze ingezet worden op de plekken waar ze het hardst nodig zijn. Zo kunnen we met z’n allen samen het goede doen voor Nederland.”

ICA is opgezet door de volgende bedrijven: Janson Bridging, Daiwa House Modular Europe, Bredenoord, MTD en Riwal. De volgende bedrijven zijn sinds begin 2024 aspirant-lid: Losberger De Boer, Combifloat, Safe City Solutions en Backbone International. Bedrijven zijn welkom om zich te melden als potentieel associate partner.