Veiligheidsregio Utrecht: ‘Het wordt gemakkelijker om informatie te delen’

Informatiemanagement is essentieel voor het goed managen van een crisis. Welke stappen heeft de veiligheidsregio Utrecht hier de afgelopen jaren in gezet? En wat gaan ze nog doen om dit proces verder te verbeteren? Een interview met Arian van Donselaar, coördinator Netcentrisch werken bij de veiligheidsregio Utrecht.

“Zo'n tien jaar geleden was informatiemanager niet meer dan een piketfunctie, alleen bij incidenten", vertelt Arian. “Nu heeft de veiligheidsregio twee coördinatoren die zich fulltime met informatiemanagement bezig houden. En we hebben piketgroepen met plotters en informatiemanagers die we kunnen oproepen tijdens een crisis. Kortom, we hebben een goede structuur met genoeg mensen die zich met dit onderwerp bezighouden.”

Hoe hebben jullie de afgelopen jaren jullie werkwijze verbeterd?
“We zijn thematisch gaan werken. Vroeger bepaalden we per incident welke gegevens we nodig hadden om een goed beeld te krijgen. Daar zaten altijd een aantal standaardgegevens bij zoals het type incident, het aantal slachtoffers en bijvoorbeeld de weersomstandigheden.

Om dit proces beter te stroomlijnen, hebben we de incidenten opgedeeld in thema's. Per thema hebben we bepaald welke gegevens we altijd moeten opvragen om een goed beeld te krijgen.”

Zorgde dit meteen voor een verbeterslag?
“Nee, in het begin hadden sommige leidinggevenden het gevoel dat het informatiemanagementsysteem hen de werkwijze dicteerde. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. De afgelopen 2 jaar is hier beweging in gekomen. Informatiemanagers en leidinggevenden werken beter met elkaar samen. Zij bepalen samen per thema welke informatie er nodig is.”

Wat is de volgende stap die jullie gaan zetten?
“We zoeken de standaardinformatie nu nog handmatig op. We zijn met een landelijk project bezig om dit proces te automatiseren. Dit betekent dat we in de toekomst alleen enkele basisgegevens in hoeven te voeren, zoals de locatie en het tijdstip. Het systeem zoekt hier dan automatisch de aanvullende gegevens bij zoals het type gebouw, het aantal mensen dat daar woont en de weersverwachting op die locatie.

We noemen dit de virtuele assistent. Dit is oorspronkelijk een idee van de veiligheidsregio Fryslân. Door al dat soort standaardgegevens automatisch binnen te halen, krijgen we sneller een beter beeld van de situatie.”

Dit vraagt ook om een goede samenwerking met andere organisaties. Hoe verloopt dat?
“Goed. Het KNMI bijvoorbeeld gaat zelfs een stap verder. Zij hebben de ambitie om de informatie die zij geven beter aan te laten sluiten bij de gegevens die wij nodig hebben bij een incident. Zij kunnen bijvoorbeeld verwachtingen geven waarin zij verder vooruitkijken. Of ze kunnen nauwkeurigere gegevens geven over een specifieke locatie, zoals de windkracht of de hoeveelheid neerslag die daar het komend uur gaat vallen. Samen met het IFV kijken zij hoe ze dat beter op elkaar kunnen afstemmen.”

Wanneer verwacht je dat dit project zijn vruchten gaat afwerpen?
“Ik verwacht dat we begin volgend jaar de eerste stap naar buiten kunnen zetten met de virtuele assistent. Dit betekent dat we deze gegevens niet meer handmatig in hoeven te voeren. Het project van het IFV met het KNMI is naar verwachting in 2025 afgerond.”

Welke stappen worden er nog meer gezet?
“We zijn bezig om een koppeling te maken met andere crisismanagementsystemen, zodat we beter met onze partners kunnen samenwerken. Veel ziekenhuizen werken bijvoorbeeld met CrisisSuite van Merlin. Ook andere organisaties, zoals gemeenten, hebben hun eigen crisismanagementsysteem.

We kunnen niet van al deze organisaties verwachten dat zij met ons LCMS gaan werken. Daarom maken we een koppeling met hun systemen, zodat we tijdens een crisis gemakkelijk gegevens met elkaar kunnen delen.”

Is het technisch ingewikkeld om die koppeling te maken?
“Nee. Onze informatie zit als het ware in verschillende lades. In lade 2 zitten bijvoorbeeld altijd de basisgegevens van de gebouwen. In lade 13 zit het weer. Door af te spreken in welke lades we bepaalde informatie plaatsen, kunnen andere systemen daar gemakkelijk een koppeling mee maken. Het maakt dan niets meer uit met welk crisismanagementsysteem we informatie uitwisselen. Elk softwaresysteem kan dan een goede verbinding met ons LCMS maken. We noemen dit de Landelijke Voorziening Crisisbeheersing.”

Wat zou je de komende jaren nog meer willen verbeteren?
“Het is belangrijk dat we investeren in onze ICT-systemen, zoals de servers. We hebben een goede basis nodig waar we de komende jaren op kunnen bouwen.

Daarnaast is het belangrijk dat de veiligheidsregio's de inrichting van hun systemen beter op elkaar afstemmen. Voor de virtuele assistent willen wij bijvoorbeeld ook gebruik gaan maken van de data van crises uit het verleden. Daarvoor hebben we de verslagen van deze crises nodig. Maar iedere veiligheidsregio heeft deze verslagen op een andere manier opgeslagen. Bij de een staan ze op de server, bij de ander in de cloud. Ook de toegang tot die documenten en de mappenstructuur is bij iedere veiligheidsregio anders. Dat maakt het lastig om die documenten automatisch te doorzoeken. Het is belangrijk dat we onderling goede afspraken maken, zodat we dit soort informatie sneller en beter met elkaar kunnen delen.”

Is het ingewikkeld om de werkwijzen van al die veiligheidsregio's te uniformiseren?
“Ja, maar ik merk wel dat dit hét moment is om dit te doen. Door de coronacrisis zijn we ons er meer dan ooit bewust van dat we elkaar nodig hebben om grote crises aan te kunnen.

Ook hebben we nu betere overlegstructuren dan voor crises. De operationeel leiders van alle veiligheidsregio's komen elke twee weken bij elkaar voor een overleg over de lopende zaken rondom corona. En begin vorig jaar is het Landelijk Operationeel Team Corona (LOT-C) opgericht. Dit is een orgaan waarin de veiligheidsregio's, het Rijk en de andere crisispartners op landelijk niveau met elkaar overleggen. Onlangs is besloten om een LOT-C constructie in stand te houden; ook als de coronacrisis straks voorbij is. Ik ben ervan overtuigd dat dit soort overlegstructuren essentieel zijn om grote, gezamenlijke projecten tot een succes te maken.”

Zijn er meer dingen die in een stroomversnelling komen door de coronacrisis?
“Ik hoop dat er tijdens of naar aanleiding van de coronacrisis een oplossing komt voor de financiering van grote projecten. Wij ontwikkelen telkens met een klein aantal veiligheidsregio's producten die voor alle veiligheidsregio's bedoeld zijn. De virtual assistent is daar een voorbeeld van. Vervolgens moeten we hiermee de boer op om dit aan de andere veiligheidsregio's te verkopen. Maar de budgetten van veel veiligheidsregio's zijn beperkt, waardoor ze niet allemaal voldoende kunnen bijdragen.

De voorzitters van de veiligheidsregio's komen nu regelmatig samen in het Veiligheidsberaad. Ze zijn daar veel direct in gesprek met leden van het kabinet. In dit beraad wordt ook gekeken hoe we dit soort grote projecten anders kunnen financieren. Misschien kan dit bijvoorbeeld gefinancierd kunnen worden door het Ministerie van Justitie en Veiligheid? Dit zou een mooie oplossing zijn, want uiteindelijk zijn dit projecten waar alle veiligheidsregio's in heel Nederland baat bij hebben.”