Waterschap oefent de bijstand bij crises: ‘Het zou goed zijn om dit jaarlijks te oefenen’

Wat doe je als waterschap als je tijdens een ramp zelf niet meer voldoende mensen en middelen hebt? Je kunt dan de hulp inroepen van het waterschapshulpteam, Defensie en het bedrijfsleven. Hoe werken deze partijen tijdens een crisis met elkaar samen? Het waterschap Brabantse Delta trok 2 dagen uit om dit samen met haar partners te oefenen.

Het is maandagochtend 8.00 uur en de crisisruimtes van het waterschap Brabantse Delta zijn gevuld. In de ene ruimte zit het crisisteam, in de andere de responscel. Aan het einde van de gang zitten, op verzoek van het waterschap Brabantse Delta, het team nationaal van het Waterschapshulpteam (WHT) en de Unie van Waterschappen. Zij gaan straks de hulp inroepen van alle andere waterschappen, het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat en het bedrijfsleven. “Het is voor het eerst dat we dit in Nederland op deze manier oefenen”, zegt Frank van Beek, crisismanager bij het waterschap Brabantse Delta. “Vandaag oefenen we het formuleren van de hulpaanvraag en de besluitvorming. Woensdag worden de mensen en het materieel ingezet en oefenen we de coördinatie in het veld.”

Lessen uit Limburg
Voordat de oefening start, raak ik aan de praat met Chris van Duuren. Hij werkt onder andere als kwartiermaker voor de Unie van Waterschappen (UVW) en draait vandaag mee als landelijk crisiscoördinator UVW en als trainer voor het WHT. “We hebben veel geleerd van het hoogwater in Limburg in 2021”, vertelt hij.

“Tijdens de beginfase van die ramp riep het waterschap Limburg: ‘Stuur ons alles wat je hebt’. Verschillende waterschappen hebben toen gelukkig het een en ander gestuurd, maar dat ging zeker in die beginfase vrij ongecoördineerd. Dat heeft alles met de overkoepelende leiding, coördinatie en logistieke planning te maken: fail to plan is planning to fail, zegt men internationaal.”

Processen
Hij vertelt dat deze processen nu beter zijn ingericht. “Het waterschap in nood doet eerst een aanvraag bij de Unie van Waterschappen, die onder andere de landelijke crisiscoördinatie als taak heeft en hiervoor het Waterschapshulpteam (WHT) activeert. Het WHT bestaat uit 2 delen: een team nationaal voor de landelijke coördinatie ‘op kantoor’ en een calamiteitenteam voor de coördinatie in het veld. Deze opzet en werkwijze is onder andere gebaseerd op de zogenaamde OSOCC-guidelines waarin staat hoe de Verenigde Naties en de Europese Unie dit wereldwijd doen. Dit heeft als voordeel dat de coördinatie ook naadloos op elkaar aansluit als je veel internationale bijstand ontvangt. Plus goed afkijken bij clubs zoals VN en EU, die dit dagelijks doen, is altijd beter dan iets slecht zelf bedenken.”

Het werkt als volgt: het WHT laat het bijstand vragende waterschap de hulpvraag goed articuleren via het LCMS-systeem en helpt daar eventueel bij. Daarna benadert het WHT alle waterschappen en vraagt hoeveel van de gevraagde mensen en middelen zij kunnen leveren. Het waterschap in nood krijgt vervolgens een lijst met het aanbod. Zij kan zelf kiezen wat zij wil ontvangen. “Een uiting van soevereiniteit die ook van het internationale afgekeken is”, zegt Chris. “Een waterschap is altijd ‘baas in eigen buik’.” Deze werkwijze wordt vandaag geoefend.

Bedrijfsleven
Voorafgaand aan de oefening spreek ik ook Jan Pol, initiatiefnemer van de Infra Capacity Alliance (ICA). Dit is een samenwerkingsverband van bedrijven die de overheid graag gezamenlijk willen helpen tijdens crises. “We willen graag aan de voorkant met de overheid meedenken over de beste crisisaanpak”, vertelt hij. “Zo kunnen we samen inventariseren wat de overheid nodig heeft tijdens een crisis. We hebben nog geen samenwerkingsverband met de waterschappen, maar we oefenen vandaag wel mee. Zo leren we elkaar beter kennen.”

Crisisoverleg
Dan is het tijd voor het eerste crisisoverleg. “Hoeveel tijd heb je nodig om te inventariseren welke hulp we nodig hebben via het Waterschapshulpteam en van Defensie?” vraagt de voorzitter aan de coördinator hulptroepen van het waterschap Brabantse Delta.

“Zo’n 45 minuten”, is zijn inschatting. “We hebben geen haast, want we hebben de middelen pas woensdag nodig”, zegt de voorzitter. “En we hebben maar één kans om een goede aanvraag te doen.” Ze spreken af om wat meer tijd te nemen en over een uur weer bij elkaar te komen.

Waterschapshulpteam
Ondertussen wordt er in het Waterschapshulpteam vooral veel gewacht. Zij zijn fictief bij elkaar gekomen in het Watermanagementcentrum Nederland (WMCN) in Lelystad. “Ook dat is een les van de ramp in Limburg”, vertelt Chris. “We werkten toen allemaal vanuit ons eigen waterschap. We hebben gemerkt dat het beter is om fysiek bij elkaar te komen. Voor deze oefening zijn we bij elkaar gekomen bij het betreffende waterschap. In het echt zou dit nooit zo gebeuren. Nu is dit cruciaal omdat we daardoor direct van elkaar leren, bekend raken met elkaar en inzicht krijgen in elkaars processen en denkwijzen.”

Het WHT begint wat ongeduldig te worden. “In een normale situatie zou ik het waterschap al lang gebeld hebben om te zeggen dat we opgeschaald zijn”, zegt Chris. Ook nu gaat er een telefoontje van het WHT naar het waterschap. De coördinator hulptroepen heeft de officiële aanvraag nog niet rond. Maar hij kan al wel in grote lijnen zeggen wat het waterschap nodig heeft. Dit brengt het hele proces in een stroomversnelling.

Aanbod
Het WHT gaat nu als een speer partijen benaderen en kijken of zij de gevraagde capaciteit kunnen leveren. Hun reacties zijn nogal divers. De een kan alleen een container met materieel leveren. De ander alleen mankracht. “Ik ben bang dat we tijdens een echte crisis weinig of bijna niets van hen krijgen”, zegt Frank. “Als wij opgeschaald zijn, dan geldt dat vaak ook voor de andere waterschappen. Zij hebben hun eigen capaciteit dan zelf hard nodig.”

Jan van ICA gebruikt deze oefening als een echte test. Hij belt alle aangesloten bedrijven om te inventariseren wat zij nu zouden kunnen leveren als deze situatie zich nu voor zou doen. Hij komt tot een aardig lijstje. Zo kan ICA partner Boels / Eekels met meerdere noodpompen tot een capaciteit van 50 m3/minuut komen. ICA aspirant partner Waterschot heeft 30 meter nooddijk beschikbaar van 1 meter hoog en 50 meter van 50 cm hoog. ICA aspirant partner Heavy Duty Pavements heeft wat meer informatie van het WHT nodig om een goed aanbod te kunnen doen. Dit bedrijf wil onder andere weten wat de locatie van de calamiteit is, of het waterschap een grondonderzoek beschikbaar heeft en hoe de dijkopbouw is. Zij kunnen binnen 24 uur leveren.

Het LCMS wordt in een rap tempo gevuld met het aanbod van de overheden en het bedrijfsleven. “Zo heeft iedereen steeds een actueel gedeeld bijstandsbeeld”, zegt Chris. “Om dit zo te houden zijn er ook leden van de landelijke informatie coördinatorenpool van de waterschappen ingezet. Zij hebben die rol regulier bij hun eigen waterschap en zijn ervaren door eerdere inzetten voor landelijke informatiecoördinatie zoals de internationale bijstandsverzoeken vanuit Oekraïne.”

Na een uur volgt het tweede crisisoverleg. In dit overleg komen er ook een aantal praktische knelpunten aan het licht. Het waterschap vraagt bijvoorbeeld om 45 dijkwachten. Maar zijn zij wel opgeleid om dijkinspecties te doen? En kunnen zij met de dijkinspectie-app van het waterschap werken? In dit overleg wordt er geïnventariseerd wat er allemaal nog nodig is om woensdag de mensen en de middelen goed in te zetten.

Uitgangsstelling
Twee dagen later, op woensdag, is het moment van de waarheid. Mensen en materieel hebben zich verzameld op een parkeerplaats in Drimmelen. “We hebben in 2021 gezien dat het goed werkt om alles eerst bij elkaar te brengen op één plek, een zogenaamde uitgangsstelling (UGS)”, zegt Chris. “Zo houd je overzicht en kun je inkomende bijstand gestructureerd in de operatie van het hulp vragende waterschap invlechten.”

Het crisisteam is bij elkaar gekomen op het hoofdkantoor van het waterschap in Breda. De coördinator hulptroepen heeft zich goed voorbereid en gaat van start. “We hebben om een noodpomp van 50 kuub gevraagd. Er was alleen een noodpomp van 20 kuub beschikbaar en die is geleverd. We hebben nooddijken van 1 meter hoog gevraagd. Er zijn nooddijken van 0,5 meter geleverd. Het waterschap Limburg zou 4 mensen leveren. Maar zij hebben zelf ook hoogwater. Daarom zijn er maar 2 mensen hier naartoe gekomen...”. Zo gaat hij nog even door.

Lessons learned
Deze aanpak lijkt strak en efficiënt. Toch beginnen er na een kwartier al barsten te komen in deze werkwijze die op papier zo logisch leek. “Dat is niet raar want geen enkel plan overleeft het eerste contact met de werkelijkheid”, zegt Chris. De coördinator moet namelijk mensen aan elkaar koppelen die zich op de parkeerplaats in Drimmelen bevinden. “Dit is echt een les”, zegt hij. “Want het is heel lastig om mensen op afstand aan elkaar te koppelen.”

Ook op de parkeerplaats in Drimmelen blijkt dat de gekozen aanpak niet goed werkt. De mensen die op de parkeerplaats de leiding hebben, doen het werk van de coördinator hulptroepen nog een keer dunnetjes over. Daardoor krijgen mensen tegenstrijdige opdrachten. Een chauffeur besluit om alvast met zijn materieel naar zijn inzetlocatie te rijden. Hij staat er niet bij stil dat hij ook mensen mee moet nemen. Dus de mensen die in de vrachtwagen zouden moeten zitten, zien hun vervoer voor hun neus wegrijden. Kortom, belangrijk lessons learned.

Andere elementen blijken wel goed te werken. Zo heeft het waterschap ervoor gezorgd dat iedereen de dijkwacht-app kan downloaden. In LCMS staat stap voor stap uitgelegd hoe de app werkt. Bovendien krijgt iedereen afdrukken op papier mee. De dijkinspecteurs van andere waterschappen hebben natuurlijk geen gebiedskennis. Elk groepje met dijkinspecteurs krijgt iemand mee die het gebied kent.

Inzet middelen
Na wat coördinatie-issues volgt de inzet. De waterschappen hebben dijkwachten, beverdeskundigen, noodpompen, bekrammingsmateriaal, een mobiele waterkering en een oliescherm geleverd. Ook het bedrijfsleven levert een bijdrage. Zo plaatsen de ICA founding partners Jan Snel en MTD een nood-unit met water als tijdelijke command & control-ruimte, ICA-aspirant partner Bed Stay plaatst een nood-hostel met bedden voor het verblijf van het hulpteam en voor de eerste opvang van slachtoffers die medische hulp nodig hebben, ICA-partner Boels/Eekels levert een noodpomp.

Tijdens de inzet begint Jan zich wat zorgen te maken. “We oefenen nu de inzet van de middelen. Het is logisch dat we dat kunnen, want dat doen we al jaren. Maar voor een goede crisisaanpak is er meer nodig.” Hij heeft vandaag en maandag vaak de term ‘waakvlam’-contract gehoord. “Maar met alleen waakvlam-contracten kom je er niet”, zegt hij. “Want wat doe je als de leveranciers met een waakvlam-contract niet kunnen leveren? Je kunt hen dan beboeten, maar wat schiet de burger daarmee op? Het is beter als het bedrijfsleven en de overheid zich samen gaan voorbereiden op crises. Het bedrijfsleven kan haar processen dan zo inrichten dat de capaciteit er wél is tijdens een crisis. Om dat mogelijk te maken moeten er ook aanpassingen gedaan worden in de wet.”

Whole-of-society
Ik praat hier nog even over door met Chris. Hij zegt dat je dagelijks op televisie kunt zien dat het evident is dat de overheid en het bedrijfsleven, eigenlijk iedereen in Nederland elkaar de komende jaren nodig hebben om tot een toekomstbestendige crisisaanpak te komen. “Je noemt dat de ‘whole-of-society approach’, of in Defensie-termen het ‘total force concept’” zegt hij. “Dat wil zeggen dat de hele samenleving een bijdrage levert tijdens een crisis en daar hoort het bedrijfsleven ook bij.

Dat is niet alleen belangrijk omdat we anders onvoldoende middelen hebben. Het is ook kostenefficiënt om met het bedrijfsleven samen te werken. Een waterschap heeft ongeveer twee keer per jaar hoogwater. Grote overstromingen komen gelukkig in Nederland bijna nooit voor. Het is inefficiënte inzet van belastinggeld als alle waterschappen afzonderlijk veel noodmiddelen aanschaffen die ze bij wijze van spreken slechts eens per 10.000 jaar nodig hebben. Het is voordeliger om tijdens een crisis ook gebruik te kunnen maken van de capaciteit van het bedrijfsleven en daar goede afspraken over te maken met een alliantie zoals ICA. Dit vraagt bij de overheid en de burger wel om een nieuwe manier van denken: dat de verzorgingsstaat niet oneindig is, je zelf ook een taak en verantwoordelijkheid hebt, en dat je gezamenlijk de boel gereed stelt waardoor je uiteindelijk als totale samenleving als één geheel functionerend de crisis aankan.”

Evaluatie
Na de inzet komen de teams nog even bij elkaar voor het nabespreken van de oefening. Ik schuif aan bij het waterschapshulpteam. Er komen verschillende kleine praktische zaken aan bod. Zo is het handig als er een aanpassing in het format in LCMS komt voor het samenstellen van de teams en de afbakening tussen het waterschap en het WHT zodat die naadloos op elkaar aansluiten. “Het is ook belangrijk dat er één werkconcept komt waar alle waterschappen het over eens zijn en dat achter hun voordeur geïmplementeerd wordt”, zegt Chris. “Anders krijgen we straks 21 verschillende opzetten en werkwijzen”

Basiskamp
En hij vindt het belangrijk dat het concept van het basiskamp wordt doorontwikkeld. “Door een gebrek aan echte grote rampen in Nederland hebben we geen benul meer van wat het vraagt om langdurig ‘houtje touwtje’ in een noodgebied te moeten werken. Tijdens een crisis zijn de hotels overvol of door de uitval van infrastructuur onbruikbaar. Daarom is het belangrijk dat we als hulpteam net als internationale teams, zoals het Nederlandse USAR.NL, minimaal 10 dagen zelfvoorzienend zijn en in primitieve setting kunnen opereren.”

Als er een keer een echt grote overstroming is à la 1953, dan red je het niet met een rijtje hotels, dan moet je groot denken en iets zoals een Defensie-kazerne of Rotterdam Airport omtoveren tot een goed beveiligd en geoutilleerd basiskamp.” Jan geeft aan dat hij daar vanuit ICA wel in mee wil denken.

Elk jaar
Voordat ik de auto instap, spreek ik nog één keer met Frank. Hij kijkt terug op een geslaagde oefening waarin er veel geleerd is. “Het zou mooi zijn als dit een jaarlijks terugkerende oefening wordt die telkens door een ander waterschap georganiseerd wordt”, zegt hij. “Zo leren we van elkaar én zo leren we allemaal met het waterschapshulpteam samen te werken.”