Limburg traint met LCMS-GZ: ‘75% van de zorginstellingen is al aangehaakt’

Hoe zorg je ervoor dat alle zorginstellingen in een regio netcentrisch met elkaar gaan samenwerken in het LCMS-GZ? De GHOR-bureaus van de veiligheidsregio Limburg-Noord en de GGD Zuid Limburg organiseren de komende weken samen met het NAZL een training voor alle zorginstellingen. We namen een kijkje bij de pilot.

De training begint met een korte oefening. Iedereen in de groep kent de principes van netcentrisch werken. Toch maakt iedereen dezelfde fout. “Hoe vonden jullie dat het proces ging?”, vraagt Dennis van Heerden na de oefening. Dennis is mede-eigenaar van het bedrijf Good Work dat deze dag verzorgt. Er klinken termen als ‘verwarrend’ en ‘hoopvol’. Eén deelnemer zegt: ‘Ik ben teleurgesteld dat we niet aan de principes van netcentrisch werken hebben gedacht’. Kortom, de oefening zet de deelnemers op scherp.

Sluimerend of acuut?
Na deze prikkelende start, begint trainer Marleen Boertien met de bredere context van LCMS. “Een crisis kan op twee manieren beginnen”, vertelt ze. “Sluimerend of acuut. Bij een sluimerende crisis komt er vaak preventief al een ROT samen, omdat je iets verwacht. Zij delen hun beeld in het LCMS en dat geeft je al een informatievoorsprong. Bij een acute crisis gaat het anders. Zo’n crisis komt meestal bij de meldkamer binnen. De betrokken zorginstellingen worden dan meteen gealarmeerd via iTel of WhatsApp. Bij een opschaling van GRIP 2 of hoger komt er een ROT bij elkaar. De HIN maakt direct na deze alarmering een startbeeld in LCMS-GZ aan, dat door alle zorginstellingen gezien kan worden.”

Terwijl Marleen doorgaat met de training, vertellen de specialisten van de GHOR-bureaus mij waarom ze met dit traject zijn gestart. “Voor de coronacrisis werkten we als GHOR al samen met de acute zorgpartners, zoals de ziekenhuizen”, vertelt Rianne Weide, adviseur crisisbeheersing bij de GHOR Limburg-Noord. “Tijdens de coronacrisis hebben we gemerkt hoe waardevol het is om ook samen te werken met de niet-acute zorgpartners. We zijn met een projectgroep gestart om die samenwerking te versterken. Het samenwerken in LCMS en de training van vandaag is daar een onderdeel van.”

Grote verschillen
“De grootste uitdaging is de diversiteit van het zorglandschap”, zegt Marcel Sillen, adviseur GHOR bij de GGD Zuid-Limburg. “Sommige organisaties zijn al ver in het inrichten van een crisisstructuur. Anderen starten nu pas. Ondanks die verschillen is 75% van de zorginstellingen al aangehaakt. De overige 25% van de instellingen geven aan dat ze er nog niet klaar voor zijn. We verwachten dat zij in de loop van het jaar aansluiten.”

Dennis vertelt dat hij in de opzet van deze training rekening heeft gehouden met deze verschillen. “Alle deelnemers krijgen voorafgaand aan deze training een e-learning aangeboden. Hierin worden de principes van crisisbeheersing uitgelegd. Zo zorgen we ervoor dat de deelnemers met een goede basis aan deze training beginnen.”

NAZL
Ook het Netwerk Acute Zorg Limburg (NAZL) is een onderdeel van de projectgroep en is dus betrokken bij het hele traject. “Voor ons was het belangrijk om voor een trainingsbureau te kiezen waar onze zorgpartners goede ervaringen mee hebben”, vertelt Ruth Jongen, coördinator OTO Limburg bij het NAZL. “Zij zijn uiteindelijk degene die de trainingen volgen. Good Work heeft de afgelopen jaren veel trajecten ontwikkeld voor deze regio en daarom hebben de zorginstellingen een voorkeur voor hen uitgesproken. Ook vonden we het belangrijk dat het een training op maat zou worden. Dus Good Work heeft vooraf veel uitzoekwerk verricht. Zij hebben bijvoorbeeld de lessons learned opgehaald bij de andere GHOR-bureaus en gekeken naar de richtlijnen van de NIPV.”

Continu in ontwikkeling
Terug naar de training. Good Work heeft voor de deelnemers een startbericht in het LCMS klaargezet. Het gaat om een stroomstoring in Weert en Maastricht. Als de deelnemers het LCMS opstarten, vinden ze daar sjablonen. “Het kan zijn dat je nog niet meteen alle informatie hebt voor het vullen van het systeem”, zegt Marleen. “Vul dan wel alvast je bereikbaarheidsgegevens in. Zo ziet de HIN dat je op de hoogte bent.” Sommige organisaties, zoals het Rode Kruis, hebben nog geen sjabloon. “Dat komt omdat we met deze organisaties nog in overleg zijn over sjablonen die aansluiten bij hun specifieke situatie”, vertelt Rianne.

De deelnemers gaan aan de slag en tijdens het invullen poppen er meteen al enkele vragen op. Moet je in het LCMS bijvoorbeeld ook vermelden om welk type patiënten het gaat? Dit soort vragen leveren meteen goede inhoudelijke discussies en inzichten op. Rianne zegt dat ze het goed vindt om te horen waar de aangesloten deelnemers tegenaan lopen. “Het sjabloon blijft continu in ontwikkeling. We gebruiken deze feedback om daarmee het format nog verder aan te scherpen.” Ook geeft ze aan dat het belangrijk is dat instellingen hun informatie zo formuleren dat het ook voor anderen duidelijk is. “Instellingen gebruiken vaak afkortingen die voor henzelf heel logisch zijn, maar die externen niet altijd begrijpen.” Haar oproep is dan ook: “Schrijf zo veel mogelijk voluit.”

Nieuwe vragen
Na de lunch gaan de deelnemers zelf aan de slag. Ze krijgen een scenario en ze krijgen de opdracht om het LCMS voor hun eigen locatie in te vullen. Ook tijdens deze oefening poppen er vragen op. Wanneer noem je iemand bijvoorbeeld een slachtoffer? Zijn dat alleen de mensen die naar het ziekenhuis zijn gegaan? Of zijn dat ook de mensen die door een huisarts zijn gezien? En moet je de gegevens ook invullen voor de locaties die buiten het effectgebied vallen?

Daarnaast worden er enkele technische vragen gesteld. In het LCMS haal je bijvoorbeeld telkens de oude informatie weg en vervang je die door de nieuwe. Maar blijft de oude informatie dan wel beschikbaar voor de evaluatie? “Jazeker”, zegt Marleen. En ze legt uit hoe je met enkele muisklikken bij deze oude informatie komt.

Na de oefening is er een gezamenlijke terugkoppeling. Tot slot geven Rianne en Marcel de deelnemers een kijkje in de keuken bij de GHOR. Ze laten zien wat de GHOR met de ingevulde informatie doet en welk samengesteld beeld er vervolgens met het ROT gedeeld wordt. Vervolgens oefenen de deelnemers nog een keer met een nieuw scenario, zodat zij nog meer vertrouwd raken met de procedures en het systeem.

AI
Dennis sluit de dag af. Hij wijst de deelnemers nog één keer op de go live-momenten op 13 en 26 juni. Op die dagen oefenen de zorginstellingen een scenario vanuit hun eigen locatie. En Dennis vertelt mij dat de ontwikkelingen ook daarna door blijven gaan. “We zorgen er nu voor dat alle zorginstellingen getraind en geoefend worden. Tegelijkertijd blijven we innoveren. Nu kunnen zorginstellingen namelijk alleen realistisch oefenen als er ook tegenspelers zijn. We zijn aan het onderzoeken hoe we AI kunnen inzetten om tegenspelers te creëren. Zo kunnen de zorginstellingen in de toekomst ook oefenen, buiten de reguliere oefenmomenten om.”