Gemeente Maasdriel: ‘Van de BOB-methode naar het Diamant-model’

Bij een flitsramp gebruiken crisisteams vrijwel altijd de BOB-methode. Wethouder Michiel Alexander de Raaf merkte dat deze methode bij een langdurige crisis niet werkt. Daarom ontwikkelde hij het Diamant-model. ‘Dit is een andere manier van denken, waarmee we complexe problematiek beter multidisciplinair kunnen aanpakken.’

De behoefte aan een andere methodiek ontstond in oktober 2022. De gemeente Maasdriel ving toen al enkele maanden 300 Oekraïense vluchtelingen op in een vakantiepark. “De gemeente werkte nog altijd volgens een crisisaanpak”, vertelt wethouder Michiel Alexander de Raaf. “Dit betekende dat veel medewerkers deze crisistaken ‘erbij’ deden. Dat begon te wringen. Het team raakte vermoeid en het crisiswerk begon hun reguliere werk te veel te verdringen. Het team stelde mij de vraag: hoe gaan we hier nog mee verder?”

Op dat moment werd jij als wethouder verantwoordelijk voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen binnen de gemeente. Wat viel je op toen je deze portefeuille toebedeeld kreeg?
“In de eerste plaats dat het moeilijk was om met de BOB-methode grip te krijgen op de problematiek. Volgens de BOB-methode maak je altijd eerst een beeld. Bij de beeldvorming kwamen er zoveel issues naar boven dat het alleen maar complexer en onoverzichtelijker werd. We kregen daardoor vooral het gevoel dat het ons op deze manier nooit zou lukken om de situatie nog onder controle te krijgen.

Dit komt omdat de crisis te groot en te dynamisch was geworden voor de BOB-methodiek. De BOB-methode werkt goed bij een flitsramp. Je begint dan met chaos en gaandeweg krijg je steeds meer grip op het geheel. De BOB-methode werkt als een soort trechter. Maar bij een langdurige crisis komen er steeds weer nieuwe uitdagingen bij die veel disciplines raken en dat maakt het complex. Daardoor werkt de BOB-methode niet meer.”

Je wilde graag een nieuwe aanpak. Wat waren voor jou de belangrijkste uitgangspunten?
“Ik wilde in de eerste plaats rust en duidelijkheid creëren. Het geeft rust als je weet dat de organisatie op orde is. Het geeft duidelijkheid als mensen weten waar ze aan toe zijn. Bovendien wilde ik graag een stabiel team en een stabiel beleid, omdat dat ervoor zorgt dat je nieuwe uitdagingen beter aankunt.”

Wat heb je als eerste gedaan?
“Om rust te geven aan de Oekraïners hebben we het contract met het vakantiepark met 15 maanden verlengd. Dat gaf rust en duidelijkheid. In de oude situatie werd het contract telkens met 3 maanden verlengd. Daardoor was het voor de mensen altijd onzeker of ze na die 3 maanden nog mochten blijven.

We merkten meteen dat dit de mensen goed deed. Ze gingen hun huis schoonmaken en hun tuin aanharken. Ook nam hun kans op werk toe. Werkgevers zijn namelijk eerder bereid om in mensen te investeren als ze weten dat zij langere tijd mogen blijven. Dat betekent dat zij hen een jaarcontract kunnen aanbieden.

Om rust te geven aan de organisatie heb ik in een vlootschouw alle informatie en bezigheden verzameld en deze geclusterd, en dat werd een diamant.”

Jullie hebben de Diamant-methode ontwikkeld. Hoe is dit tot stand gekomen?
“Ik kwam tot de conclusie dat we in dit project met 12 verschillende disciplines met elkaar samenwerken. Om dit visueel te maken heb ik deze disciplines samengebracht in een Diamant. Dit heeft ook een mooie symboliek. We werken als het ware met z’n allen aan dezelfde Diamant.

Elke diamantzijde staat voor een discipline. Deze disciplines zijn vervolgens opgedeeld in drie vlakken, namelijk actualiteiten, taken en teamleden. Nieuwe actualiteiten komen altijd als eerste binnen in het vlak ‘actualiteiten’. Binnen dit vlak werken we met vaste stelregels. Mocht de oplossing van het probleem structurele aandacht vragen dan verschuift het naar het vlak ‘taken’. De betrokken teamleden van dit diamantvlak voeren dan deze taken uit. Ik heb elke week een overleg met de teamleden van de verschillende disciplines. Daarin informeren we elkaar en bekijken we hoe we problemen multidisciplinair kunnen oppakken.”

Kun je aan de hand van een voorbeeld aangeven hoe dat werkt?
“Jazeker. Een voorbeeld van een actualiteit is dat we op een gegeven moment van de scholen hoorden dat er een hoog schoolverzuim was onder Oekraïense kinderen. Deze melding kwam binnen als actualiteit op het vlak ‘Onderwijs’. We hebben met de scholen afspraken gemaakt over de manier van ziekmelden en de opvolging die we daaraan geven.

We hebben dit probleem ook besproken in ons multidisciplinaire overleg. We kwamen tot de conclusie dat de taalbarrière een van de mogelijke oorzaken is. Daarom hebben we afgesproken dat de locatiemanager bij een ziekmelding naar het huisje van het gezin loopt om te vragen wat er aan de hand is. Ook bevolkingszorg kwam in beeld, want de Oekraïense kinderen vallen onder de Nederlandse leerplicht. Voor bevolkingszorg was het belangrijk dat de gezinnen daar uitleg over kregen. Communicatie heeft geholpen om deze boodschap goed over te brengen.

Zo zie je dat één actualiteit op vier verschillende diamantvlakken terecht komt. We hebben dit probleem in vier tot vijf dagen multidisciplinair opgepakt en daardoor hebben we het onder controle gekregen. Deze aanpak zorgt er bovendien voor dat er nieuwe problemen aan het licht komen, die anders onder de radar blijven. Een moeder vertelde bijvoorbeeld dat ze haar kinderen thuis had gehouden omdat ze slecht nieuws had gekregen van het front. Het is goed om dat soort signalen op te pikken, omdat daar mogelijk een psychosociale zorgvraag uit kan voortkomen.”

Jullie werken nu 9 maanden met het Diamant-model. Wat is het voordeel van dit model boven de BOB-methode?
“Ik merk dat het een nieuwe manier van denken is. Je kijkt met z’n allen naar de problematiek en je trekt in gezamenlijkheid op. Iedereen draagt vanuit zijn eigen discipline een steentje bij om de problemen structureel op te lossen.”

Ik zie ook een diamantzijde ‘scenario’s’ staan. Wat moet ik me daarbij voorstellen?
“Bij calamiteiten treden er protocollen in werking. Deze protocollen zijn niet altijd goed toepasbaar voor Oekraïense vluchtelingen. Bij een calamiteit krijgt iedereen bijvoorbeeld een NL Alert. De meeste Oekraïense vluchtelingen kunnen die NL Alert-berichten niet lezen. Daarom hebben we afgesproken dat iemand het NL Alert vertaalt en deelt in de groeps-app.

Zo zijn er meer crisisplannen die niet goed werken voor Oekraïense vluchtelingen. Het park ligt bijvoorbeeld buitendijks. Dit betekent dat er wateroverlast is, als het water in de rivier teveel stijgt. De normale procedure is dat we de vakantiegangers dan maximaal 48 uur opvangen, bijvoorbeeld in een sporthal. Daarna gaan de mensen naar huis of regelen ze zelf onderdak, bijvoorbeeld bij vrienden of familie.

Deze procedure werkt voor iedereen goed, behalve voor vluchtelingen. Zij kunnen niet naar huis. Daarom hebben we met de veiligheidsregio afgesproken dat zij bij een overstroming extra bedden beschikbaar stellen voor deze groep. Dit zijn scenario’s waar je nu al goed over na moet denken, zodat je bij een calamiteit voorbereid bent.”

Er staan ook thema’s in de Diamant die uitgevoerd worden door ketenpartners, namelijk zorg, onderwijs en locatie. Hoe gaan jullie daarmee om?
“We hebben zelf een locatiemanager, een schooldirecteur en een wijkverpleegkundige aangesteld die verantwoordelijk is voor de Oekraïense vluchtelingen. Zij kennen de groep en weten dus ook wat de kwetsbaarheden zijn. Door deze aanpak zien we eventuele problemen eerder aankomen en kunnen we met betere oplossingen komen.

Om een voorbeeld te noemen: op een gegeven moment brak de stuwdam bij Cherson. Onze medewerkers kennen de vluchtelingen die we opvangen. Dus zij weten welke gezinnen er uit dat gebied komen. Na het doorbreken van de dam is de locatiemanager naar de huisjes gegaan waar de gezinnen uit dat gebied wonen. Hij heeft gevraagd hoe het met hen gaat.

Bij psychosociale hulpverlening is het belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Watchful waiting wordt dat ook wel genoemd. Mensen hebben namelijk niet altijd hulp nodig na een ingrijpende gebeurtenis. Maar als ze wel hulp nodig hebben, dan is het belangrijk dat ze weten dat je er voor ze bent. De locatiemanager heeft in de gesprekken met de betreffende gezinnen aangegeven dat hij op kantoor is en dat mensen langs kunnen komen als het niet goed meer met hen gaat.”

Dat klinkt als een goede, maar ook als een dure oplossing. Hoeveel fte zijn jullie kwijt aan de opvang van Oekraïense vluchtelingen?
“De hele projectorganisatie kost ons 6 fte en wij vangen met deze organisatie 300 Oekraïense vluchtelingen op. Dus we zijn er niet veel capaciteit mee kwijt, zeker niet als je het vergelijkt met andere gemeenten.”

Wat heeft de Diamant-aanpak jullie opgeleverd?
“Het heeft ervoor gezorgd dat we meer grip hebben gekregen op de situatie. We gebruiken inmiddels 2 Diamanten. Eén Diamant gebruiken we op bestuurlijk niveau. De andere hangt op de locatie en wordt gebruikt bij de dagstart. Dit helpt bij het oplossen van nieuwe issues op de locatie zelf.

Bovendien heeft de aanpak ervoor gezorgd dat het nu beter gaat met de Oekraïners. Zij leven in harmonie met elkaar samen en 70% van hen werkt. Zij spreken vrijwel allemaal Nederlands of Engels en ze zijn zelfredzaam. Ze organiseren bijvoorbeeld hun eigen feestdagen.

We merken dat de Oekraïners ons dankbaar zijn. We hebben bijvoorbeeld een Oekraïense vlag toegestuurd gekregen van het front met daarbij de boodschap ‘Wij beschermen ons land, jullie ons volk. Maasdriel bedankt’.”

Jullie hebben de Diamant nu toegepast op deze crisis. Is dit model ook bruikbaar voor andere crises?
“Ja. We hebben de Diamant bijvoorbeeld ook gebruikt bij onze voorbereidingen op nieuwjaarsnacht. We hebben daarvoor dezelfde 12 vlakken gebruikt. Dit zijn namelijk ook in algemene zin de disciplines waar je als gemeente over gaat.

Daarnaast gaan we tijdens onze oefeningen kijken of we dit model ook kunnen toepassen bij andere crises. Het voordeel van het Diamant-model is dat je niets mist. Je loopt telkens alle disciplines na en een issue verdwijnt pas van het bord als het is opgelost. Dat is anders dan bij het BOB-model, waarbij je telkens opnieuw met de beeldvorming begint.”

Wat zou je gemeenten aanraden die ook met het Diamant-model willen gaan werken?
“Mail ons. Wij zijn bereikbaar via het e-mailadres: diamant@maasdriel.nl. Wij mailen dan een handleiding, het stappenplan en de Diamant zelf toe.”

En hoe snel kunnen gemeentes resultaat verwachten, als zij met deze methode gaan werken?
“De methode gaf ons al binnen 1 à 2 weken rust. Dat betekent niet dat alle problemen toen al opgelost waren. Maar het gaf ons rust omdat we wisten dat we niets meer over het hoofd zagen. En binnen 2 maanden waren de meest complexe problemen binnen de verschillende disciplines onder controle.”