Spreiding Oekraïense ontheemden: ‘Wonderschoon om een bijdrage te mogen leveren’

Op vrijdag 24 februari brak de oorlog in Oekraïne uit. Duizenden Oekraïense vluchtelingen dreigden naar Nederland te komen. Aan Erie Braakhekke en Ruud Thijssen de taak om in no-time een landelijk coördinatiecentrum op te zetten voor het spreiden van de ontheemden over de 344 gemeentes. Hoe kregen zij dit zo snel draaiende?

“Voor mij begon deze crisis op maandag 28 februari”, vertelt Erie Braakhekke. “Ik werkte op dat moment voor het Landelijk Operationeel Team Corona (LOT-C). Dit team was tijdens de coronacrisis verantwoordelijk voor de afstemming tussen de veiligheidsregio’s, de crisispartners en het rijk. De coronacrisis liep op zijn einde en Rusland was net Oekraïne binnengevallen. Daar waren we natuurlijk bezorgd over en daarom hadden we die maandag ons eerste crisisoverleg over Oekraïne.”

Al snel werd er een Knooppunt Coördinatie & Informatie Oekraïne (KCIO) opgericht. Erie kreeg van de kwartiermaker van het KCIO de opdracht om een voorstel te maken voor de coördinatie van de bovenregionale spreiding van de ontheemden over de veiligheidsregio’s. “Ik heb contact gezocht met het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding (LCPS)”, vertelt ze. “Zij waren tijdens de coronacrisis namelijk succesvol in het spreiden van coronapatiënten over de Nederlandse ziekenhuizen. We wilden graag van hen leren.”

En zo kwam Ruud Thijssen in beeld, die tijdens de coronacrisis voor het LCPS werkte. “Natuurlijk wilde ik mijn ervaringen delen”, vertelt hij. “En ik wilde hier ook wel aan meewerken, omdat het wonderschoon is als je tijdens zo’n crisis een bijdrage mag leveren.”

Jullie kenden elkaar nog niet. Toch stonden jullie plotseling samen voor de uitdaging om het Landelijk Coördinatiecentrum Vluchtelingen Spreiding (LCVS) op te zetten. Hoe was die eerste kennismaking?
Erie: “Dat ging goed. Ik herinner me dat het op woensdag 9 maart plotseling allemaal erg snel ging. We kregen om 13.00 uur te horen dat er ’s avonds om 22.00 uur een 088-nummer open zou gaan. Daar konden professionals naartoe bellen die te maken hadden met ontheemden. We hadden nog 9 uur de tijd om dat voor te breiden.”

Ruud: “’s Avonds om 21.00 uur kwam de staatsecretaris om dat nummer te openen. En half uur daarvoor hebben Erie en ik elkaar voor het eerst ontmoet. Natuurlijk was dat spannend. Je kent elkaar nauwelijks en toch besluit je om er samen voor te gaan. We hebben die avond samen de staatssecretaris te woord gestaan.”

Het 088-nummer ging open, maar achter de schermen moest er nog veel geregeld worden. Hoe ging dat?
“Die eerste dagen zijn we zelf veel operationeel bezig geweest. Die eerste nacht heb ik bijvoorbeeld de pikettelefoon mee naar mijn hotelkamer genomen. Zo kon ik even douchen en slapen. Om 3.00 uur ’s nachts kreeg ik het eerste telefoontje. Een sleepdienst had op de snelweg een groepje Oekraïense vluchtelingen gevonden. Ik heb hen doorverwezen naar een opvanglocatie.”

Erie: “En terwijl de eerste telefoontjes binnenkwamen, zijn we begonnen met het ontwerpen van het systeem. Op donderdag en vrijdag hadden we ontwerpdagen samen met een vertegenwoordiging van het ministerie van Justitie en Veiligheid en de stakeholders. Op vrijdag om 17.00 uur heb ik een presentatie gegeven aan de kwartiermaker van het KCIO. Hier hebben we een akkoord op gekregen. Ik ben toen benoemd tot commandant met de opdracht om het voorstel te operationaliseren.

Vervolgens ben ik zaterdagochtend gaan rondbellen in mijn netwerk om de bemensing te regelen. We hadden bijvoorbeeld data-specialisten nodig en iemand die contracten kon afsluiten met busmaatschappijen. Er kwam enorm veel energie los. Iedereen wilde graag een bijdrage leveren. Ik sprak bijvoorbeeld iemand van het COA en zij zei: ‘Ik kom meteen naar je toe, want ik begrijp wat je nodig hebt en ik kan je helpen’. Ook sprak ik directeuren van veiligheidsregio’s. Hun organisatie was nog niet hersteld van de coronacrisis. Toch stelden zij meteen mensen beschikbaar.

Ik ben enorm trots op al die mensen die meteen voor ons klaarstonden en dingen gingen doen. We kregen bijvoorbeeld hulp van het Rode Kruis. Verschillende vrijwilligers kwamen meteen naar ons toe en gingen niet meer weg. Ze bleven zelfs ’s nachts slapen. Iedereen zette echt alles op alles om het van de grond te krijgen.”

Ruud, jij had tijdens de coronacrisis voor het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding (LCPS) gewerkt. Kwam die ervaring van pas bij het opzetten van het LCVS?
“Jazeker. Tijdens de coronacrisis moesten we coronapatiënten verdelen over de ziekenhuizen. Nu moesten we vluchtelingen verdelen over de gemeentes. Het principe is hetzelfde, alleen de stakeholders zijn anders. Bij de vorige crisis werkten we bijvoorbeeld samen met de Meldkamer Ambulancezorg voor het vervoer van de patiënten. Nu werken we met busmaatschappijen. Maar het proces is wel op dezelfde manier ingericht, zelfs met dezelfde benamingen.”

Hoe hebben jullie het ingericht?
“We zijn begonnen met een Excel-bestand met invulvelden. In het begin belden we de veiligheidsregio’s dagelijks om te vragen hoeveel bedden zij beschikbaar hadden. Nu geven zij elke dag voor 10.00 uur hun beschikbaarheid door. Zo weten we waar we de bussen met ontheemden naartoe kunnen sturen. Ook hebben we twee keer per week een landelijke call met de veiligheidsregio’s en de andere relevante partners. In die call delen we de ervaringen en leren we van elkaar. Dat helpt ons om het proces te verbeteren.”

Wat zijn de belangrijkste verbeteringen die jullie hebben doorgevoerd?
“We hebben heel veel verbeteringen doorgevoerd. Om een voorbeeld te noemen: in het begin waren gemeentes snel met het opzetten van crisisnoodopvangplekken. Je moet dan denken aan sporthallen en congreszalen met veldbedden. Dit was nodig omdat de gemeentes tijd nodig hadden om contracten af te sluiten, bijvoorbeeld met vakantieparken en hotels.

We kwamen al snel tot de conclusie dat die crisisnoodopvang alleen geschikt was voor de opvang van de eerste 72 uur. We moesten ons dus niet alleen focussen op het onderbrengen van de ontheemden. We moesten er ook voor zorgen dat mensen snel doorstroomden van de crisisnoodopvang naar de noodopvang, bijvoorbeeld in een hotel of een vakantiepark.

Ook hoorden we van de ontvangende veiligheidsregio’s dat zij meer informatie wilden hebben over de ontheemden die zij konden verwachten. Zo waren zij beter in staat om een passend bed te regelen. In het begin hadden we alleen informatie op hoofdlijnen. We wisten bijvoorbeeld om hoeveel volwassenen, kinderen en huisdieren het ging. We hoorden dat er gemeentes zijn die de ontheemden opvangen op woonboten. Zij willen daar liever geen jonge kinderen plaatsen, omdat die misschien niet kunnen zwemmen. Daarom geven we nu ook de leeftijden van de kinderen door. Ook willen de gemeentes graag weten hoe groot de groepen zijn. Zo kunnen ze een groep van 3 in een accommodatie voor 3 personen plaatsen.”

Hebben jullie ook intern verbeterslagen gemaakt?
“Jazeker. We zijn nu beter in staat om het beeld van buiten naar binnen te halen. Om een voorbeeld te geven: veel vluchtelingen komen aan op Amsterdam Centraal Station. Daarom hebben we al snel besloten om daar permanent bussen klaar te hebben staan. Via de NS weten we hoe laat de internationale treinen aankomen. Zo weten we ook hoe laat we de meeste vluchtelingen kunnen verwachten. Bovendien hebben we ervaren dat het verstandig is om met twee bussen te wachten tot de laatste treinen zijn aangekomen. Zo kunnen we de laatste aangekomen ontheemden opvangen en daarmee voorkomen we onrust in de nacht.”

Het LCVS draait nu 3 maanden. Is het nu optimaal ingericht? Of zijn er nog elementen die jullie willen verbeteren?
Erie: “Er zijn altijd elementen die nóg beter kunnen. Dat heeft vooral met onze eigen ambitie te maken. We kijken continu of het nóg beter, gemakkelijker en fijner kan. Daarbij gaat het vooral om de details.”

Ruud: “We zijn bijvoorbeeld veel bezig geweest met het optimaliseren van de personele bezetting. De eerste dagen was ons call center open van 7.00 uur ’s ochtends tot 20.00 uur ’s avonds. We merkten al snel dat er tussen 7.00 en 8.00 uur niemand belde. ’s Avonds was het juist wel druk. Daarom hebben we onze openingstijden verruimd. We zijn nu van 8.00 tot 22.30 uur ’s avonds open.

We kunnen dat nog verder differentiëren. We willen gaan kijken op welke dagen en welke tijden het over het algemeen druk is. Daar kunnen we onze bezetting op aanpassen. Dat zijn van die kleine elementen waarmee we het proces nog verder kunnen verbeteren.”

Alles bij elkaar hebben jullie een mooie klus geklaard. Morgen kan er weer een andere crisis uitbreken met andere kenmerken. Wat zouden jullie willen zeggen tegen het team dat dan weer moet zorgen voor een coördinatie op landelijk niveau?
Ruud: “Zorg voor een goede samenwerking, want alleen samen lukt het om de crisis te managen.”

Erie: “Maak gebruik van de ervaringen die hebt uit vorige crises en leer daarvan. Toen we aan deze klus begonnen, hadden we natuurlijk al ervaring opgedaan vanuit het LOT-C. We wisten al waar we goed in waren en wat niet goed had gewerkt. Het is belangrijk om die kennis te delen, zodat je niet keer op keer opnieuw het wiel moet uitvinden. Tegelijkertijd is het ook belangrijk om open te staan voor nieuwe ideeën en inzichten, want elke crisis is weer anders. Die balans zorgt ervoor dat je ook een volgende crisis weer aankunt.”