Handboek: ‘Vaste cyclus geeft snelheid aan crisisteams’

Topbestuurders hebben het altijd druk. Hoe kan een organisatie ervoor zorgen dat zij tijdens een crisis snel en efficiënt beslissingen kunnen nemen? Het ‘Handboek voor strategisch crisismanagement’ geeft uitleg.

“Zorg voor een goede taakverdeling tussen strategische besluitvormers en strategische ondersteuners.” Dit is een van de tips die omschreven staat in het Handboek voor strategisch crisismanagement, geschreven door Arjen Boin (links op de foto) en Werner Overdijk (rechts).

“En zorg dat je de taken in een vaste volgorde uitvoert, de zogenaamde strategische cyclus. Dit geeft structuur, voorspelbaarheid en snelheid.” Hoe doe je dat op een goede manier? DeCrisismanager behandelt in een vogelvlucht de stappen die in het handboek omschreven staan.

Initiële beoordeling van de situatie
Hoe herken je tijdig een dreiging die de betrokkenheid op strategisch niveau vereist? Een checklist helpt om hier een goede beoordeling van te maken. Om een goede checklist te maken, is het belangrijk om de volgende elementen na te gaan:

• Welke zaken zijn belangrijk voor onze organisatie?
• Welke processen moeten altijd goed functioneren?
• Wat mag er echt niet misgaan?
• Wie bepaalt dat er sprake is van een crisis?

Als één van de elementen van de checklist in het geding zijn, is er sprake van een crisis.

Alertering en mobilisering
Wie alerteer je bij een mogelijke crisis?

• Mobiliseer de ondersteunende teams
• Informeer het strategische crisisteam. Roep hen pas bijeen als zij ook moeten handelen
• Alerteer zo vroeg mogelijk alle vervangers
• Check bij elke cyclus of de teamleden en hun vervangers aanwezig zijn
• Activeer relevante plannen
• Check of de crisisruimte voldoet

De strategische sitrap
De ondersteunende teams zorgen ervoor dat het strategisch crisisteam een situatierapportage (sitrap) ontvangt waarin alle relevante informatie overzichtelijk en gefilterd bij elkaar staat. In een sitrap staat het antwoord op de volgende vragen:

• Wat is er gebeurt?
• Welke knelpunten zijn er?
• Wat zijn mogelijk de langetermijngevolgen?

Het is verstandig om vooraf na te denken welke informatie het strategisch crisisteam nodig heeft bij een crisis en wie die informatie kan leveren. Zo ben je tijdens een crisis goed voorbereid.

Strategische agenda
De ondersteunende teams zorgen voor een overzichtelijke lijst met agendapunten die het strategisch team bespreekt. Het gaat om beslissingen die nú moeten worden genomen en vragen die nú beantwoord moeten worden. Een strategisch agendapunt is een probleem dat consequenties heeft voor:

• De kernwaarden van de organisatie
• Het functioneren van kritische systemen of bedrijfsprocessen of
• De reputatie van de organisatie

De knelpunten die om een strategisch besluit vragen zijn in vrijwel iedere crisis ongeveer hetzelfde. Voorbeeldvragen zijn:

• Hoe moet deze crisis geduid worden?
• Welke organisatorische problemen moeten opgelost worden?
• Is het nodig om grote groepen mensen of dieren te verplaatsen?
• Zijn er geplande of lopende kritische processen, systemen of evenementen die stilgelegd of afgelast moeten worden?
• Zijn er tekorten die de respons ondermijnen en alleen op strategisch niveau kunnen worden opgelost?
• Hebben personen, groepen, objecten of organisaties bescherming nodig?
• Moeten speciale bevoegdheden worden voorbereid of geïnitieerd?
• Welke kernboodschap moet centraal staan in de crisiscommunicatie?
• Wat kan er gedaan worden om de nafase zo goed mogelijk te laten verlopen?
• Wat kan er gedaan worden om de verantwoording zo goed mogelijk te laten verlopen?

Advies op geselecteerde agendapunten
Ondersteuners kunnen experts vragen de voorgelegde agendapunten te voorzien van een advies dat de aannemelijke gevolgen en mogelijke afbreukrisico’s in beschouwing neemt. De snelheid en zorgvuldigheid van dit adviestraject moeten daarbij tegen elkaar afgewogen worden. Het is handig om vooraf een lijst te maken met geschikte experts.

Kritische besluitvorming
Het strategische crisisteam neemt op basis van de strategische sitrap, de strategische agenda en eventueel het bijgevoegde advies besluiten. Een goed besluit is: uitvoerbaar, haalbaar, legaal, legitiem en betaalbaar. Ook is het belangrijk dat het besluit geen onbedoelde ongewenste effecten en risico’s met zich meebrengt.

Informatie-uitvraag
Het strategisch team formuleert een verzoeklijst van informatie waar op de korte termijn en met de beschikbare middelen aan kan worden voldaan.

Agendering volgende vergadering
Zorg dat het strategisch crisisteam pas weer bij elkaar komt als er voldoende nieuwe relevante informatie beschikbaar is of er nieuwe strategische besluiten genomen moeten worden.

Implementatie genomen besluiten
Het ondersteunende team zet de actielijst uit in het netwerk en ziet toe op de voortgang van de uitvoering. Het rapporteert hierover in de volgende sitrap.

Herhaal de cyclus
Herhaal de strategische cyclus voordat de vervolgende vergadering van het strategisch crisisteam begint, zodat zij opnieuw efficiënt te werk kunnen gaan.