De 5 belangrijkste BCM-valkuilen

Wat zijn de belangrijkste valkuilen bij het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP)? BCM-specialist Alex Hoogteijling zet ze op een rij.

Alex Hoogteijling is eigenaar van het adviesbureau BCM Specialist. In de praktijk ziet hij dat de volgende fouten veel gemaakt worden bij het opstellen van een BCP.

Waan van de dag
“Organisaties laten zich soms leiden door de waan van de dag. Ze blijven brandjes blussen en het maken van een goed doordacht BCP wordt vooruit geschoven. Ik had bijvoorbeeld zelf de afgelopen maanden contact met een klant die telkens geen tijd had. De ene keer had hij het te druk, omdat er net een nieuwe productielijn was aangeschaft, een maand daarna had hij het druk met de voorbereidingen voor kerstleveringen. Zo was het altijd wel wat. En dat is begrijpelijk, want als er geen crisis is, voel je niet dat je een BCP nodig hebt. Maar: een crisis komt altijd onverwachts. Dus toen plotseling de pandemie het bedrijf raakte, was deze klant niet goed voorbereid. Toen bleek dat het toch wel handig was geweest om eerder werk te maken van een goed bedrijfscontinuïteitsplan.”

Zelf het wiel uitvinden
“Organisaties denken soms dat ze alles zelf moeten uitdenken. Dat is niet nodig. Maak slim gebruik van informatie die al beschikbaar is, zoals richtlijnen die je op internet vindt. En probeer dingen te combineren. Moet je bijvoorbeeld interviews afnemen voor het maken van een goede risicoanalyse? Zorg dan dat je ook andere thema’s in die interviews meeneemt zoals informatiebeveiliging en privacy, zodat je in één interview alle benodigde informatie boven tafel krijgt. Dit geldt ook voor andere projecten binnen jouw organisatie”

Verzanden in details
“Het is niet zinvol om alles tot in detail uit te denken, want elke crisis is anders. Bovendien ben je met een gedetailleerd BCP veel tijd kwijt met het continu updaten van alle informatie. Houd dus de grote lijn aan.”

Niet up-to-date
“Veel BCP’s verdwijnen onderin een lade. In de loop van de jaren verandert er veel. Er komen nieuwe machines bij, mensen gaan uit dienst of er worden nieuwe vestigingen geopend. Daardoor is het BCP niet meer up-to-date. Dit kun je ondervangen door een BCM-coördinator te benoemen die periodiek reviews en crisisoefeningen initieert en eventueel aanpassingen doorvoert of laat doorvoeren.”

Niet geleerd van de vorige crisis
“Een crisis brengt de sterke en zwakke punten van een organisatie aan het licht. Het is belangrijk om hiervan te leren, zodat je bij een volgende crisis beter bent voorbereid. Dat klinkt logisch. Toch zie ik in de praktijk dat het vaak niet gebeurt. Ik doe regelmatig oefeningen bij bedrijven, waarbij we een crisis simuleren. Ook dan komen de zwakke punten boven water. Vervolgens gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Na een half jaar kom ik terug voor een crisisoefening met een ander scenario. Maar al te vaak zie ik dat de organisatie weer dezelfde fouten maakt. Er is niets met de verbeterpunten gedaan. Dat is zonde, want door te leren van een eerdere crisis, kom je bij een volgende crisis beter beslagen ten ijs.”