In 7 stappen je bedrijfscontinuïteit op orde

Hoe richt je bedrijfscontinuïteit goed in? BCM-specialist Alex Hoogteijling geeft uitleg.

Alex Hoogteijling is eigenaar van adviesbureau BCM Specialist. Hij legt uit welke 7 stappen je kunt doorlopen bij het verhogen van je bedrijfscontinuïteit.

Belangrijkste producten / diensten
Breng in kaart wat je belangrijkste producten of diensten zijn. Bepaal welke processen je nodig hebt om deze producten of diensten te leveren.

Tijdsduur uitval
Bepaal hoe lang deze processen maximaal mogen uitvallen? Wat zijn de verwachtingen van de klant? Welke wettelijke verplichtingen heb je? Je gaat dan per proces een verschil zien. Sommige processen mogen maximaal één dag uitvallen, zoals de productielijn. Andere processen, zoals de personeelsadministratie, kunnen in een crisistijd wel een maand uitvallen zonder dat dat al teveel schade oplevert.

Minimale niveau
Bepaal op welke niveau je deze diensten draaiende wilt houden tijdens een crisis. Wil je dan alle producten blijven leveren? Of alleen de hardlopers? En wat heb je minimaal nodig om dat te leveren? Denk daarbij aan machines, gebouwen, mensen, systemen, diensten van derden, etc.

Risico’s
Bepaal wat de belangrijkste continuïteitsrisico’s zijn. Wat voor type crisis kan jou overkomen? Hoe groot is de kans dat dat gebeurt? En hoeveel impact heeft dat op jouw organisatie?

Maatregelen
Op basis van de genoemde analyseresultaten tref je een samenhangend stelsel van maatregelen, enerzijds preventief tot anderzijds meer repressieve maatregelen. Deze zijn op hun beurt weer onder te verdelen in technische maatregelen (zoals reserveonderdelen, een noodstroomvoorziening en redundante systemen), procedurele maatregelen (zoals back-up & recovery procedures en een bedrijfscontinuïteitsplan) en organisatorische maatregelen (zoals een optimaal samengesteld crisisteam dat periodiek oefent).

Regelmatig oefenen
Om zeker te weten dat alles in je bedrijfscontinuïteitsplan goed werkt, is het belangrijk om regelmatig te testen en te oefenen. Zo komen de zwakke punten aan het licht. Misschien heb je in je bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) geregeld dat je snel over reserveonderdelen kunt beschikken als je machine uitvalt. Maar na twee jaar heb je mogelijk een heel andere machine aangeschaft. Zijn reserveonderdelen voor die nieuwe machine ook snel paraat? Op deze, en veel andere punten, zal een BCP snel verouderen. Tijdens een test of een oefening komen dit soort tekortkomingen aan het licht, zodat je daar actie op kunt ondernemen.

‘Never waste a good crisis’
Breekt er toch een crisis uit? Zorg dan dat je daarvan leert. Zo blijf je je BCP continu verbeteren en dat houd je scherp.