Vaccinatie huisartsen: ‘Met respect voor elkaars werkwijze kwam het goed’

Plotseling was het zover. Na een stevige lobby van het LHV kregen de huisartsen alsnog voorrang bij de vaccinatie. Aan een aantal ziekenhuizen de vraag of zij dit razendsnel konden organiseren. “Natuurlijk”, was het antwoord van het regioziekenhuis Isala in Zwolle. Maar hoe dan? We kregen een kijkje achter de schermen.

Het is maandagavond 18 januari als Astrid Koek, manager a.i. van de ROAZ Regio Zwolle, in een landelijk overleg te horen krijgt dat de huisartsen voorrang krijgen bij de vaccinatie. Het Landelijk Netwerk Acute Zorg krijgt de vraag om dit te ondersteunen. En Astrid krijgt de vraag of de ziekenhuizen in haar regio klaar zijn om deze doelgroep te vaccineren.

“Ja, dat kunnen we regelen”, is het antwoord van de regioziekenhuizen Isala in Zwolle en Gelre Ziekenhuis locatie Zutphen.

“We hadden al zo’n 1000 medewerkers van de acute zorg en de ambulancediensten gevaccineerd”, vertelt Pascale Franckaert, RVE manager IC en traumazorg. “Dan moet het ons ook wel lukken om in één weekend de huisartsen te vaccineren.” In het weekend van 23 en 24 januari zijn in deze twee ziekenhuizen bijna 1000 huisartsen gevaccineerd.

Was het zo eenvoudig als je in de eerste instantie had gedacht?
Pascale: “Op bepaalde vlakken wel. De huisartsen konden bijvoorbeeld gebruik maken van hetzelfde reserveringssysteem dat we ook ingezet hadden voor de medewerkers van de acute zorg. Via dit systeem kregen ze een e-mail met een uitnodiging, waarna ze zich digitaal konden inschrijven. Dat ging vlot. Ook was het fijn dat ons ziekenhuis al ingericht was voor het toedienen van vaccinaties met hokjes en benodigd materiaal.

Wel was het ingewikkeld om een goede lijst te krijgen van mensen die in aanmerking kwamen voor een vaccinatie. En we moesten voor de huisartsen een herkenbare route aanbrengen in ons ziekenhuis. Voor onze eigen medewerkers was dat niet nodig geweest, want zij kennen de weg. We hebben op zaterdagochtend nog wat hand- en spandiensten verricht om de route duidelijker te maken.”

De grootste uitdaging was dus het samenstellen van een goede lijst. Waarom was dat zo ingewikkeld?
Margreet Verloop, regiomanager Medrie (een regio ondersteuningsorganisatie voor huisartsen): “Omdat huisartsen beperkt georganiseerd zijn. Er is geen centraal punt waar je gemakkelijk een lijst kunt opvragen. Je hebt te maken met allerlei regionale indelingen. Bovendien is de groep onderverdeeld in subgroepen, zoals huisartsen, artsen in opleiding, chauffeurs en verpleegkundig specialisten. Gelukkig hadden we de gegevens van de huisartsen die bij ons op de huisartsenposten werken. Die konden we aanvullen met de gegevens van de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV).

In het begin was dit best wel even chaotisch. Maar we stonden in de doe-stand en we stemden veel met elkaar af. Zo kregen we de lijst compleet. Inmiddels is deze werkwijze van het aanleveren van data vanuit de huisartsenpost overgenomen als landelijke norm. Daar zijn we best trots op.”

Wat was daarin de sleutel tot het succes?
“We hebben de voorzitters van de groepen uit onze regio gevraagd om lijsten aan te leveren en de huisartsenposten. Zo kregen we grip op het geheel. Het voordeel is dat we de voorzitters van de groepen kennen, zodat we snel met hen konden schakelen.”

Neneh Blömer, beleidsmedewerker LHV: “En het lukte. Op donderdagavond was de lijst klaar en op vrijdagmiddag gingen de uitnodigingen de deur uit.”

Op zaterdag ging de vaccinatie van start. Hoe ging dat?
Pascale: “Ik vond het in het begin wel wat onwennig, omdat er externe partijen in ons ziekenhuis kwamen om de vaccinatie te verzorgen. Maar als snel merkte ik dat dat prima liep.”

Hoe is het te verklaren dat het zo goed liep?
Margreet: “Door de goede voorbereiding waarin we veel hebben afgestemd. En doordat Astrid alle betrokken organisaties bij elkaar bracht.

Tijdens een crisis kun je overal wat van vinden. En omdat je verschillende belangen hebt, worden dingen soms gezegd met een emotionele ondertoon. Astrid wist de overleggen telkens weer terug te brengen naar de kern.”

Astrid: “Uiteindelijk gaat het erom dat je mensen uit verschillende organisaties bij elkaar brengt. Iedereen heeft zijn eigen taak en rol. Af en toe is het belangrijk dat je elkaar goed verstaat en elkaar scherp houdt. Iedereen nam verantwoordelijkheid, we hebben het echt door gezamenlijke inzet voor elkaar gekregen.”

Hoe waren de reacties van de huisartsen?
Neneh: “Zij waren ontzettend dankbaar. Normaal gesproken zijn wij een belangenbehartigersorganisatie. Het organiseren van de vaccinatie is iets heel anders. Ze waren erg positief dat het zo goed ging.

Voor de huisartsen was het bijna een feestelijke happening. Zij hebben natuurlijk al 9 maanden met deze crisis te maken en zitten ook in een lockdown. Het voelde als een opluchting dat zij de vaccinatie kregen. Na de vaccinatie moesten zij natuurlijk op 1,5 meter afstand een kwartier wachten. We merkten dat ze het leuk vonden om elkaar weer te zien. Ze gebruikten die wachttijd om even bij te praten.”

Pascale: “Ook voor ons voelde dat goed. Als ziekenhuis werken we natuurlijk veel met de huisartsen samen en ze staan altijd voor ons klaar. Het gaf een goed gevoel dat we nu ook iets voor hen konden doen.”

Tot slot, in crisissituaties komt het vaker voor dat je met verschillende organisaties onder hoge druk met elkaar moet samenwerken. Hoe zorg je er dan voor dat dat een succes wordt?
Pascale: “Omdat je uit verschillende organisaties komt, heb je allemaal een andere dynamiek. Maar met begrip, geduld en respect voor elkaars werkwijze, komt dat uiteindelijk toch goed. En ik denk dat het goed is om te beseffen dat niet alles perfect hoeft te zijn. Op een gegeven moment is het goed genoeg en moet je door.”

Astrid: “Zo’n moment hadden we op vrijdagochtend. Er was geen tijd meer om de lijsten nog verder te perfectioneren en iedereen voelde het urgentie-besef, we konden besluiten om met deze lijsten door te gaan.”

Margreet: “Het vraagt leiderschap om op zo’n moment de juiste dialoog te voeren en samen de vraag te stellen: wat is de kern waar het nu echt om gaat?”

Neneh: “En het uiteindelijke resultaat was fantastisch. Iedereen deed waar hij goed in was en het ziekenhuis had het goed geregeld. De reacties van de huisartsen waren positief.”