Nijmeegse Vierdaagse: ‘We kijken wat er nog wél kan’

Zo’n 45.000 wandelaars lopen jaarlijks de Nijmeegse Vierdaagse. Hoe organiseer je dit grootste wandelevenement van Nederland terwijl het coronavirus nog wild om zich heen slaat? Een interview met de organisatie.

“Misschien kunnen we de wandelkaarten afstempelen door er met paintball pistolen op te schieten? Zo houden we in ieder geval voldoende afstand.”

Dit is een van de ideeën die genoemd werd om de Vierdaagse komend jaar toch door te kunnen laten gaan. “We hebben hier hard om gelachen”, vertelt Ton Heerschop. Ton is projectleider van de projectgroep ‘Vierdaagse 2021’. “Natuurlijk gaan we dat niet doen. Toch was het goed om ook dit soort ideeën te horen. Het gaf humor aan het proces en zorgde ervoor dat we meer out-of-the-box gingen denken. Het bracht ons weer op andere ideeën die misschien wél werken.”

De projectgroep ‘Vierdaagse 2021’ brengt in kaart welke mogelijkheden er zijn om de Nijmeegse Vierdaagse komend jaar door te laten gaan. “De kracht van onze projectgroep is dat we alleen nadenken over wat er wél kan”, zegt Bas Versteegen, plaatsvervangend projectleider.

“Natuurlijk is er ook een realistische mogelijkheid dat de Vierdaagse niet doorgaat. De gevolgen die dat heeft, worden door het bestuur bekeken. Daar hoeven wij ons niet mee bezig te houden. Wij focussen ons alleen op het scenario dat het wél doorgaat. Dat helpt ons om positief te blijven en de mogelijkheden te zien.” Ton en Bas werken in de projectgroep samen met de projectleden Angelique Janssen en Lotte Janssen.

Betekent dit dat de Nijmeegse Vierdaagse – wat jullie betreft – koste wat kost moet doorgaan?
Lotte: “Nee, zeker niet. We hebben als projectgroep allereerst nagedacht over onze uitgangspunten. We hebben vastgesteld dat de Vierdaagse alleen kan doorgaan als: het veilig is voor iedereen, het operationeel en financieel haalbaar is, het karakter behouden blijft, er maatschappelijk draagvlak is voor zo’n groot wandelevenement en als het comfort voor de wandelaars geborgd is.

We willen de Vierdaagse bijvoorbeeld niet door laten gaan als het alleen mogelijk is om een rondje rond de kerk te lopen. Dan is het namelijk niet meer herkenbaar als de wandelprestatietocht die de Vierdaagse is. Ook willen we het niet door laten gaan als de wandelaars verplicht zijn om met een mondkapje te lopen. Dat tast het wandelcomfort van de wandelaars te veel aan.”

Hoe zijn jullie vervolgens te werk gegaan?
Bas: “We hebben alle mensen die betrokken zijn bij de organisatie gevraagd om met ideeën te komen. Daar is massaal gehoor aan gegeven. In het totaal kregen we 115 verschillende ideeën binnen.

Ook hebben we aan de hoofden van dienst gevraagd welke deadlines zij hebben zodat we daar rekening mee kunnen houden.”

Wat voor ideeën kwamen er binnen?
Lotte: “Het viel me op dat we veel dezelfde ideeën binnen kregen, bijvoorbeeld werken met verschillende startlocaties en werken met tijdslots. Ik vond het prettig om te merken dat bepaalde elementen telkens terug kwamen. Zo wisten we dat hier veel draagvlak voor is.”

Wat hebben jullie nog meer gedaan om de mogelijkheden te verkennen?
Bas: “We hebben extern ideeën opgehaald. Dit hebben we gedaan door te praten met organisaties die voor dezelfde uitdaging staan, bijvoorbeeld met de mensen achter het NK-schaatsen in Heerenveen en de organisatie van de Zevenheuvelenloop. Ook Defensie bood aan om met ons mee te denken. Zij zijn bij ons op bezoek geweest om ideeën uit te wisselen over de coronaproblematiek.”

Wat hebben jullie van Defensie geleerd?
Lotte: “Ze hebben ons de methode laten zien die zij gebruiken voor de besluitvorming. Ook hebben zij uitgelegd hoe zij prioriteiten inventariseren en daar de juiste keuzes in maken.”

Ton: “En ze hebben ons geholpen om onze missie nog scherper voor ogen te krijgen. Ze hebben ons laten nadenken over de vraag wat de intentie is van de opdracht die we hebben gekregen. Wat is het hogere doel? We zijn tot de conclusie gekomen dat dit is: ‘het karakteristieke evenement dat de Vierdaagse is, overeind houden’.”

Wat leerden jullie van de andere organisaties?
Bas: “Van de mensen achter het NK schaatsen hoorden we dat zij voor de uitdaging stonden om wereldbekerwedstrijden te organiseren. Zij hebben ons alles verteld over hun ideeën om deelnemers zo veel mogelijk te isoleren en met sneltesten te gaan werken. Zij krijgen, net als wij, deelnemers uit verschillende landen. Dat brengt uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld: wanneer mogen die deelnemers naar Nederland toekomen? Waar moet hun verblijf aan voldoen? En wanneer mogen ze weer terug?”

Hoe hebben jullie uit al die ideeën een goede selectie gemaakt?
Lotte: “Sommige ideeën vielen af omdat ze praktisch niet uitvoerbaar waren. Het hoofd van onze medische dienst vertelde bijvoorbeeld dat het voor zijn dienst niet haalbaar is om met meerdere routes te werken. We hebben onvoldoende capaciteit om langs al die routes voldoende medische posten in te richten. Ook zou Nijmegen en de omgeving door al deze routes onbereikbaar worden.

Ook hoorden we van externe partners dat de Vierdaagse verplaatsen nauwelijks haalbaar is, gelet op allerlei andere planningen. Dat gold eigenlijk ook voor onze eigen organisatie. De Vierdaagse is altijd in de derde week van juli. Externe partijen in de hele regio hebben hun hele planning en vakanties daarop aangepast. Zelfs het onderhoud van de wegen is daar omheen gepland. Dit betekent dat we de Vierdaagse dus niet kunnen verplaatsen of kunnen verspreiden over meerdere weken.”

Waar zijn jullie uiteindelijk op uitgekomen?
Ton: “We hebben een aantal scenario’s uitgewerkt in een zogenaamd cafetaria-model. Het mooie hiervan is dat hier elementen in staan die uitwisselbaar zijn. We kunnen nog niet zeggen hoe dit model er precies uitziet, omdat we dit nog moeten voorleggen aan het bestuur.

Maar een element dat er bijvoorbeeld inzit is het werken met gespreide starttijden. Ook kijken we naar de parcoursen. Dit geeft mogelijkheden om wandelaars meer te spreiden.”

Hoe gaan jullie hier de komende maanden mee verder?
Bas: “Zowel wij als de partners waarmee we samenwerken hebben tijd nodig om de juiste voorbereidingen te treffen. Dat geldt niet alleen voor de wandelaars die al in januari beginnen met trainen. Ook voor de leveranciers, de politie en bijvoorbeeld Defensie is het belangrijk om te weten waar ze aan toe zijn. Daarom hebben we bepaalde ‘go’- of ‘no go’-momenten ingepland. Op die momenten besluiten we definitief of bepaalde elementen wel of niet doorgaan.

We zijn met onze stakeholders in gesprek om te bepalen wat die ‘go’- en ‘no go’-momenten zijn. In die gesprekken hebben we onze meest betrouwbare partners wel leren kennen. Politie en Defensie zeiden bijvoorbeeld: ‘We rekenen erop dat het doorgaat en treffen alle voorbereidingen die nodig zijn, tot we een no go krijgen’. Ook onze leveranciers stellen zich zeer flexibel op. Normaal gesproken moet je contracten maanden van tevoren annuleren, als het evenement niet doorgaat. We merken in de gesprekken dat zij graag met ons mee wilden denken. Met sommige leveranciers hebben we kunnen afspreken dat we zelfs twee weken voordat zij starten, bijvoorbeeld met het opbouwen van de tribunes, nog een ‘go’ of ‘no go’ kunnen geven. Die flexibiliteit is in normale tijden echt ondenkbaar.”

Als je terugkijkt op het proces tot nu toe, wat maakte dan de meeste indruk?
Lotte: “Dat we tornen aan tradities en soms tegen heilige huisjes moeten schoppen. Want: wat is de Vierdaagse nog als de wandelaars niet meer met een knipkaart lopen of niet meer binnengehaald kunnen worden op de Via Gladiola? Dat zijn zaken om goed over na te denken, vooral omdat die tradities juist zo belangrijk zijn voor de vrijwilligers en wandelaars die al jaren bij de Vierdaagse betrokken zijn.

Toch moeten we hier wél over nadenken, want het alternatief is dat het evenement helemaal niet doorgaat als we in juli nog steeds met het coronavirus te maken hebben. Dat neemt niet weg dat het wel pijn doet om te beseffen dat we dat soort elementen dit jaar misschien moet missen.”

Angelique: “Tegelijkertijd horen we ook van veel mensen dat zij het fijn vinden dat we hen perspectief geven. Ze weten nu dat wij er alles aan doen om een editie te organiseren. Liefst zo veel mogelijk in lijn met het normale evenement. Dat geeft positiviteit. Natuurlijk bestaat er nog altijd een kans dat het evenement toch geannuleerd moet worden. Dat zou heel erg zuur zijn. Maar dan hebben wij er in ieder geval alles aan gedaan om het wél door te laten gaan. En dat is ook wat waard.”