Reportage

De adviseurs crisisbeheersing David Hoogerwerf en Desirée Urlings

De adviseurs crisisbeheersing David Hoogerwerf en Desirée Urlings

Maaike Tindemans
Tekst:
Maaike Tindemans
Verwachte leestijd: 5 min

MUMC+ tovert ZiROP-plan om tot boeiende e-learning

Hoe tover je complexe procedures om tot boeiende leermiddelen? Het Maastricht UMC+ koos ervoor om van haar ZiROP-plan een herkenbare, interactieve e-learning te laten maken. “Het was een lang traject”, zeggen de adviseurs crisisbeheersing David Hoogerwerf en Desirée Urlings. “Maar het was het waard, want het resultaat is veel beter dan we ooit verwacht hadden. Hier kunnen we echt trots op zijn.”

Het vernieuwen van dit OTO-programma van het Maastricht UMC+ kent een lange aanloop. De afdeling crisisbeheersing van het ziekenhuis was van oudsher altijd een onderdeel van het facilitair bedrijf. “Die plek in de organisatie paste niet meer bij deze tijd”, vertelt adviseur crisisbeheersing David Hoogerwerf. “Een crisis kan namelijk overal in onze organisatie ontstaan, en niet alleen op de afdelingen die gelieerd zijn aan facilitair. Daarom was het beter om een meer onafhankelijke positie te krijgen, zodat het gemakkelijker is om alle afdelingen de aandacht te geven die ze verdienen.”

Integraal crisisplan
Het was dus tijd voor een herstructurering. Het MUMC+ kreeg 2,5 jaar geleden één resilience-team dat verantwoordelijk werd voor het risicomanagement, bcm en crisismanagement. Ook het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) werd onder de loep genomen.

Het ZiROP werd vernieuwd. De volgende stap was om ook het OTO-programma te vernieuwen

“We hebben eerst geïnventariseerd wat we al hadden”, vertelt Desirée Urlings. “Dat bleek een brei van 350 losse documenten te zijn. We hebben besloten om één topdocument te maken dat gebaseerd is op de afspraken en de structuur van het integrale crisisplan. Daarnaast heeft elke afdeling nu een eigen operationeel ZiROP.”

ZiROP
De volgende stap was om het OTO-programma te vernieuwen, waaronder ook de leermiddelen van het ZiROP-plan. “Er zijn meer dan 1000 medewerkers die een rol hebben bij een ZiROP-opschaling”, vertelt David. “Zij hebben weinig tijd om daar een aparte opleiding voor te volgen. Daarom vonden wij het belangrijk om de leerstof op een boeiende manier te brengen, zodat het hen weinig moeite kost om hiermee aan de slag te gaan. Daarnaast vonden we het belangrijk om het hele ZiROP-proces in beeld te brengen. Veel mensen hebben een specifieke rol en zien dus maar een deel van het proces. Het is goed om ook inzicht te hebben in het geheel. Bovendien wilden we dat iedereen zich in de leerstof zou herkennen, dus ook mensen met een niet-medische rol zoals de schoonmakers en de catering-medewerkers. Dus ook dat soort rollen moesten terugkomen in het geheel.”

Het was voor het MUMC+ belangrijk dat iedereen zich in de e-learning zou herkennen, dus ook mensen met een niet-medische rol

Desirée: “En we wilden dat het meer werd dan alleen een veredelde power point-presentatie. Het moest herkenbaar zijn en gaan leven, want daardoor blijft het beter hangen.”

Carte blanche
Het MUMC+ benaderde het bedrijf Good Work Personnel Development om met deze opdracht aan de slag te gaan. “We hebben hen carte blanche gegeven”, zegt David. “Dus zij konden dit naar eigen inzicht ontwikkelen.” Joey Simons, contentontwikkelaar bij Good Work, vertelt dat dit typisch zo’n opdracht is die goed bij Good Work past. “Het is ons vak om moeilijke documenten of complexe procedures om te vormen tot boeiende, toegankelijke leermiddelen. Dat hebben we al voor ontzettend veel onderwerpen en voor verschillende organisaties gedaan. Dat is ons op het lijf geschreven.”

Joey Simons, contentontwikkelaar bij Good Work: 'Dit soort opdrachten zijn ons op het lijf geschreven'

David vertelt dat er vervolgens een bijzondere dynamiek ontstond waarin Joey 1 à 2 keer per maand met een nieuwe versie of met een compleet nieuw voorstel kwam. In korte overlegjes vroeg hij feedback of meer duidelijkheid over specifieke onderwerpen, waarna hij weer aan de slag ging. David: “Het is echt een rijpingsproces geweest.” Joey vertelt dat dit een fase is waarin hij steeds dieper in de materie duikt. “Op een gegeven moment zie ik het licht. Ik zie dan wat ik moet doen om het nóg gemakkelijker, toegankelijker of simpeler te maken. Daar groeit een leermiddel onwijs van.”

Aanscherpen
Joey vertelt dat hij op een gegeven moment zo diep in de procedures zat dat hij in staat was om er fouten uit te halen. “Dan merk je hoe fijn het is om met een externe partij te werken”, zegt David. “Door een gebrek aan inhoudelijke kennis, weten zij de beste vragen te stellen. Hij wees ons op enkele onlogische elementen of dubbele benamingen. Op basis daarvan hebben we ons eigen plan nog aangepast.”

'We maken de procedures simpel en tastbaar'

Joey zegt dat dat eigenlijk altijd wel gebeurt. “Wij maken de procedures simpel en tastbaar. Daardoor word je met je neus op de feiten gedrukt en ga je zien of alles wel klopt. Bij het MUMC+ waren de plannen nog niet voor 100% af. Er waren elementen waar nog discussie over was. Dat had als voordeel dat er nog ruimte was om de procedures aan te scherpen.”

Na een ontwikkelperiode van ongeveer een jaar is de e-learning nu af. Het is een e-learning geworden waar mensen in 3 kwartier tot een uur doorheen kunnen lopen. Ze zijn er dus niet veel tijd mee kwijt. “Toch vind ik dat dit niet ten koste is gegaan van de diepgang”, zegt David. “Na het volgen van de e-learning hebben mensen een goed beeld van de ZiROP-procedure met alle deelaspecten die daarbij horen.”

Visuals
David en Desirée laten me met trots zien hoe de e-learning geworden is. Deze begint met een korte introductie. “We hebben ernaar gestreefd om zo veel mogelijk in beelden weer te geven”, vertelt Desirée. “Maar je ontkomt er niet aan om soms ook met teksten te werken. Daarom begint de e-learning met een korte tekst.”

Het hele proces wordt uitgelegd aan de hand van een groot stroomschema. Zo krijgen de deelnemers zicht op het grotere geheel

Vervolgens komen de deelnemers bij een groot stroomschema aan waarin het ZiROP-proces met kleuren en visuals is samengebracht. “We verwachten niet van de deelnemers dat zij dit hele stroomschema meteen helemaal kunnen doorzien”, zegt Joey. “Maar het geeft wel een goed beeld van het geheel.” Aan de hand van dit stroomschema wordt het proces daarna stap voor stap uitgelegd.

Realistisch
De deelnemer volgt daarbij de route die de patiënt aflegt bij een ZiROP-opschaling. Dit begint op de rampplek met het telefoontje naar de meldkamer. Vervolgens wordt de crisisorganisatie gealarmeerd, komen de ambulances aan in het ziekenhuis, enzovoorts. Dit hele proces is zo visueel mogelijk weergegeven met foto’s en tekeningen. “We hebben ervoor gezorgd dat de werkelijkheid in de e-learning zo realistisch mogelijk is”, zegt David. “Dus de personen in de tekeningen hebben de kleding aan die bij hun rol past. Ook de ruimtes zijn zo realistisch mogelijk nagemaakt. Daardoor gaan mensen situaties en locaties herkennen.”

De e-learning is zo realistisch mogelijk gemaakt met 3D foto's, zodat de deelnemers rond kunnen kijken in de ruimtes

De e-learning bevat bovendien enkele 3D-foto’s. “De e-learning is voor een groot aantal medewerkers bedoeld”, vertelt David. “Er zitten veel ruimtes in waar de meeste mensen nooit komen, zoals onze meldkamer. Het is leuk om daar met een 3D-foto eens in rond te kunnen kijken.”

Praktijkvoorbeeld
Een ander bijzonder element aan de e-learning is dat de theorie continu gekoppeld wordt aan een praktijkvoorbeeld. “Dat is belangrijk voor het leerproces”, vertelt Joey. “Als je mensen alleen de theorie uitlegt, dan zul je merken dat zij het moeilijk vinden om dit toe te passen in de praktijk. Mensen willen graag een voorbeeld zien. Daardoor is het duidelijker wie waar staat, wat zij doen en waar zij over gaan.”

De theorie wordt continu gekoppeld aan de praktijk zodat de deelnemers ook leren hoe de theorie toegepast wordt

Om dit goed weer te geven is de hele e-learning in 3 kolommen verdeeld: links de inhoudsopgave, in het midden het voorbeeld van de patiënt die gevolgd wordt en rechts de theoretische uitleg die daarbij hoort. De deelnemers volgen 3 verschillende patiënten. Aan de hand van de route die zij doorlopen, wordt het hele ZiROP-proces uitgelegd.

De e-learning wordt afgesloten met een kleine test. “Dat hebben we gedaan om de deelnemers te toetsen én om zelf te monitoren welke elementen uit het ZiROP-proces als lastig worden ervaren”, zegt David. “Zo kunnen we daar rekening mee houden in ons OTO-programma.”

Implementatie
De e-learning is nu af en klaar voor de implementatie in de hele organisatie. David en Desirée vertellen dat ze al veel lovende reacties hebben gekregen. “Mensen zijn enthousiast omdat het herkenbaar en interactief is”, vertelt Desirée. “En ze vinden het positief dat het hele proces in beeld wordt gebracht van de melding op de rampplek tot aan de nazorg.”

Op een plattegrond is ingetekend waar de verschillende ruimtes zich bevinden

De afdelingen kunnen nu zelf bepalen hoe zij de e-learning gaan inzetten. “De e-learning geeft een goede basis”, zegt David. “Dus het zou goed en logisch zijn als het voor bepaalde functies een onderdeel van het inwerkprogramma wordt. Afdelingen kunnen er ook voor kiezen om de e-learning voor hun eigen afdeling verder uit te diepen. Dat is een kleine moeite en wij kunnen hen daarbij helpen. Zo wordt de e-learning voor hen afdeling-specifiek.”

Trots
Terugkijkend zegt David dat het alles bij elkaar best een lang traject is geweest. “Dat komt niet alleen omdat Good Work er veel energie in heeft gestoken”, zegt hij. “Ik ben zelf ook wat perfectionistisch. Ik wilde graag dat alles tot in de details klopte. Daardoor heeft de ontwikkeling bijna een jaar geduurd. Toch vind ik dat het dat wel waard is geweest. We hebben nu een goede e-learning die van a tot z helemaal klopt. Ik vind dat we daar wel trots op kunnen zijn.”

13 januari 2025