Leren van Defensie: ‘Samenwerken om te overleven’

'In het leger leer je rust en overzicht te bewaren, ook als het echt heel zwaar wordt. Zo blijf je in staat om heldere besluiten te nemen', vertelt Ger Hindriks, mede-eigenaar van SOE Strategy. Hoe kijkt hij terug op zijn Defensie-tijd? En welke vaardigheden past hij nog altijd toe?

Ger werkte 25 jaar fulltime voor Defensie. Nu gebruikt hij deze kennis om de structuur van crisismanagement bij organisaties te verbeteren. “Het volgen van de militaire academie is meer dan alleen een opleiding”, vertelt hij. “Het is een manier waarop je wordt opgevoed. Het beïnvloed je hele denken en zijn.”

Hoe gaat dat in zijn werk?
“Je wordt eerst helemaal afgemat totdat er niets meer van je over is gebleven. Vervolgens leer je dat je alleen kunt overleven als je samenwerkt. Je leert vanuit het collectief te denken en te werken. En je leert om rust en overzicht te bewaren, ook als het echt heel zwaar wordt. Zo blijf je in staat om heldere besluiten te nemen.

En je krijgt een gevoel voor urgentie. Tijdens een crisis is alles spoed. Toch is het goed om je allereerst af te vragen: waar ligt de patiënt en hoe lang heeft hij nog? Dat geeft je de tijd en de rust om eerst een goed plan te maken en daarna pas te handelen, zodat je de juiste dingen doet.”

Je hebt het over ‘denken vanuit het collectief’. Hoe doe je dat op een goede manier?
“Dat begint met integraliteit. Iedereen heeft zijn eigen taak en rol. Tijdens een crisis breng je al die kennis bij elkaar zodat er één gemeenschappelijk beeld ontstaat.

Daarnaast gaat het ook om vertrouwen. Je spreekt tijdens een missie bijvoorbeeld af dat één iemand de kaart leest. Vervolgens moet de rest niet gaan zeuren dat het anders moet. Je vertrouwt er als groep op dat hij dat goed doet en de juiste keuzes maakt. En natuurlijk kan iemand een keer een fout maken. Maar alles begint met vertrouwen.

Dat geeft een sterk collectief gevoel. En het betekent dat je niet paniekerig hoeft te zijn. Je voelt je veilig in de groep omdat je er vertrouwen in hebt dat iedereen zijn taak goed uitvoert.”

Kun je nog een vaardigheid noemen die typisch van Defensie is?
“Gestructureerd denken en gedisciplineerd werken. In crisisteams van andere organisaties zie je dat ook tot op zekere hoogte terug. De meeste crisisteams vergaderen bijvoorbeeld gestructureerd volgens de BOBOC-structuur.

Bij Defensie zijn dat soort stappen verder uitgediept. Ook de beeldvorming of bijvoorbeeld het scenario-denken verloopt altijd op dezelfde manier. Deze collectieve haakjes geven rust. En ze geven een kapstok aan het proces. Militairen zijn opgevoed in dit gestructureerd denken. Het maakt voor hen niets meer uit of zij een paar weken hebben om een beslissing te nemen of een paar seconden. In beide gevallen doorlopen zij die denkstappen om tot een goede beslissing te komen.

Het is ook wel logisch dat Defensie hier verder in is, dan crisisteams in andere organisaties. Defensie bereidt zich het hele jaar door voor op crisissituaties. Zij worden hier continu in getraind. Die luxe hebben crisisteams in andere organisaties vaak niet.”

Je vertelde ook dat je bij Defensie een gevoel voor urgentie hebt gekregen. Wat bedoel je daarmee?
“Bij een crisis heb je de neiging om zo snel mogelijk zo veel mogelijk dingen te doen. Vaak werkt dat juist averechts en duurt het daardoor langer voordat je de situatie onder controle hebt.

Bij Defensie leer je om de factor tijd mee te nemen in je beslissingen. Stel dat je als ziekenhuis te maken krijgt met een grote elektriciteitsstoring. Dan hoef je niet meteen in paniek te raken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat het ziekenhuis 24 uur kan doordraaien op de noodstroomvoorziening. Dan heb je dus 23,5 uur de tijd om een alternatief in de lucht te krijgen.

Je ziet in de praktijk vaak dat mensen te snel handelen óf dat ze een beslissing te lang uitstellen. In het geval van de stroomuitval is het natuurlijk wel belangrijk dat je meteen in actie komt om je voor te bereiden op dat alternatief. Met name bestuurders hebben de neiging om dat uit te stellen, omdat je niet weet of je dat alternatief echt nodig hebt. Maar als je tot het laatste moment wacht, ben je te laat. Je moet je nu al voorbereiden op het slechtste scenario. Ook al weet je niet of je dat nodig hebt.”

Wat zijn – naast crisismanagement – nog meer vaardigheden die je bij Defensie geleerd hebt en waar je nog altijd profijt van hebt?
“Leiderschap bijvoorbeeld. Als 26-jarige kreeg ik de opdracht om een logistieke operatie te leiden. De groep waar ik leiding aan gaf bestond uit 32 chauffeurs verdeeld over 16 vrachtauto’s. Ik merkte dat zij niet automatisch deden wat ik hen vroeg, ook al had ik zelf het gevoel dat ik wel de juiste leiderschapsvaardigheden toepaste. Dat kwam omdat ik in het begin wat hoekig overkwam. Gaandeweg leer je die leiderschapsregels toe te passen met iets meer jus, waardoor het wel werkt.”

Hoe pas je de vaardigheden die je bij Defensie hebt geleerd nu toe in je dagelijkse werk?
“Samen met enkele collega’s hebben we een concept ontwikkeld waarmee we organisaties helpen om hun crisismanagementstructuur te verbeteren. Dit doen we op 3 gebieden: integraal informatiegestuurd samenwerken, operationeel samenwerken en veranderkunde. Zo willen we onze kennis en vaardigheden gebruiken om crisismanagement bij organisaties naar een hoger niveau te brengen.”

Wat is de opdracht waar jullie het meest trots op zijn?
“Het verbeteren van de integrale samenwerking bij de Taskforce-RIEC Brabant Zeeland. Dit is een Regionaal Informatie en Expertise Centrum dat opgericht is om samen met partners op te treden tegen georganiseerde criminaliteit. Hiermee zitten we nu in de afrondende fase.”

Het interview met Ger Hindriks is onderdeel van een tweeluik. Nieuwsgierig hoe hij – samen met zijn collega’s – zijn Defensie-kennis toepast bij organisaties? Lees dan ook deel 2 dat begin maart verscheen.