Crisismanagement: hoe verbeter je de structuur?

Hoe kun je de samenwerking tussen crisisteams verbeteren? “Zorg ervoor dat je op alle niveaus volgens dezelfde structuur werkt", zegt Ger Hindriks, mede-eigenaar van SOE Strategy. “Daarmee wordt het zelfs mogelijk om met teams uit andere landen een crisis te managen.”

Heb je je ooit afgevraagd waarom verschillende landen tijdens een militaire missie zo goed in staat zijn om samen te werken? “Dat komt omdat alle NATO-landen volgens dezelfde integrale afspraken werken", vertelt Ger Hindriks. “Ben je bijvoorbeeld op een militaire missie en zie je ergens G4 staan? Dan weet je dat je bij de sectie logistiek en transport bent, ook als het om een Franse of Duitse eenheid gaat. Door internationaal allemaal op dezelfde manier te werken, ga je elkaars taal spreken en begrijp je elkaar beter. Dat maakt de samenwerking gemakkelijker.”

Ger werkte 25 jaar als beroepsmilitair. Nu helpt hij organisaties om hun crisismanagementstructuur te verbeteren. Zo rondt hij nu samen met zijn collega's een project af voor de Taskforce-RIEC Brabant Zeeland. Dit is een Regionaal Informatie en Expertise Centrum dat samen met partners optreedt tegen georganiseerde criminaliteit. Zijn bedrijf SOE Strategy kreeg hier de opdracht om de integrale samenwerking te verbeteren.

Waar begin je, als je zo'n opdracht binnenkrijgt?
“We kijken altijd eerst hoe de huidige crisisstructuur in elkaar zit. Welke crisisteams zijn er? Met welke partijen werkt een organisatie samen? En hoe zien de zuilen eruit? Vervolgens constateren we wat er nog mist.

Bij de Taskforce-RIEC zagen we bijvoorbeeld dat de crisisstructuur op strategisch niveau goed was ingericht. Diezelfde structuur heb je ook op operationeel niveau nodig. Daar zaten wat hiaten in. Om de crisisteams op de verschillende niveaus goed met elkaar te laten samenwerken, is het belangrijk dat zij allemaal op dezelfde manier zijn ingericht. Zo ontstaat er een keten.”

Hoe werken deze teams vervolgens op een goede manier met elkaar samen?
“Dat heeft alles te maken met informatiegestuurd werken. De crisisteams vergaderen natuurlijk op hun eigen niveau. Daarnaast is er een verbinding tussen de personen die in de verschillende crisisteams dezelfde rol hebben. Als je de verbindingen tussen die kolommen goed op orde hebt, kun je optimaal samenwerken.”

Wat is de volgende stap, als die structuur eenmaal op orde is?
“Kijken of de juiste mensen op de juiste plekken zitten en de juiste dingen doen. Misschien heb je op bepaalde plekken nieuwe mensen nodig? Of misschien kunnen mensen met trainingen en opleidingen in hun nieuwe rol groeien.”

En wat is stap 3?
“Het delen van informatie en de technische ondersteuning die daarbij hoort. Er ontstaat een workflow waarin duidelijk wordt wie, wat, wanneer doet. Je hebt een platform nodig die dat proces ondersteunt.”

Wat is de belangrijkste voorwaarde om dit goed te laten werken?
“Dat mensen bereid zijn om informatie eerlijk te delen. Soms gaat er iets verkeerd in een organisatie en dan gaat die organisatie als het ware op slot. Mensen zijn niet meer bereid om informatie te delen, omdat ze bang zijn dat ze erop afgerekend worden. Zo ontstaat er een verkeerd beeld en wordt het nog moeilijker om het probleem op te lossen. Een goed voorbeeld daarvan is de toeslagenaffaire.

Dit komt omdat er een cultuur is ontstaan waarbij het je kop kan kosten als je openlijk toegeeft dat er iets fout is gegaan. Daardoor zijn ambtenaren niet altijd eerlijk over de dingen die verkeerd zijn gegaan, omdat ze een topambtenaar of een minister uit de wind willen houden. Dat maakt het probleem alleen maar groter.”

Toch waren er in de toeslagenaffaire wel degelijk mensen die aan de bel trokken. Hoe kun je er binnen een organisatie voor zorgen dat de issues die je aandraagt op een hoger niveau gehoord en gezien worden?
“Door hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Bestuurders krijgen vaak enorm veel dossiers op hun bord. Hoe meer je daarbij legt, hoe groter de kans is dat de hoofdzaken niet gezien worden.”

Het project voor de Taskforce RIEC zit nu in de afrondende fase. Wat zou wat jou betreft een goede volgende stap zijn?
“Dat is om ook landelijk een multidisciplinair crisisteam voor georganiseerde criminaliteit op te zetten. De crisisstructuur op operationeel en bestuurlijk niveau zijn nu op orde. Het is nu tijd om al die regionale aanpakken beter met elkaar te verbinden.”

Waarom is de verbinding met een landelijk crisisteam zo belangrijk?
“Omdat georganiseerde criminaliteit werkt als een waterbed. Je drukt op één plek en vervolgens gaat het op een andere plek omhoog. Dus als je de georganiseerde criminaliteit in de Rotterdamse haven aanpakt, kan dit zeer effectief lijken. Maar misschien heb je met de maatregelen het probleem alleen maar verplaatst en komt dezelfde hoeveelheid drugs nu via andere havens binnen.

Met een landelijk crisisteam krijg je een gemeenschappelijk beeld van de situatie zodat je ook op een hoger niveau ziet of je de juiste maatregelen neemt en welk effect deze hebben. Sterker nog, de georganiseerde criminaliteit houdt zich ook niet aan landsgrenzen. Daarom zou het goed zijn als we daar een internationaal crisisteam boven plaatsen, zodat we ook internationaal beter gaan samenwerken.”

En wat zou je nog een goede verbetering vinden voor de Nederlandse structuur?
“Dat de verschillende soorten regio's beter op elkaar aansluiten. In de basis is het Nederlandse systeem ooit goed ontworpen. We hebben het rijk, de provincies en de gemeentes. Daar is van alles bijgekomen. Zo hebben we in Nederland 10 politieregio's met allemaal een eigen meldkamer en 25 veiligheidsregio's.

Sommige politieregio's houden zich niet eens aan de provinciegrenzen. Zo is er bijvoorbeeld een politieregio Zeeland - West-Brabant. Voor een goede samenwerking zou het goed zijn om de indeling beter aan te laten sluiten bij de basisstructuren die we al hebben. Dat geeft meer helderheid en voorkomt verwarring.”

Ger Hindriks werkte 25 jaar als beroepsmilitair voor Defensie. Nieuwsgierig welke lessen in crisismanagement hij daar heeft geleerd? Lees dan hier het interview dat half februari verscheen.