Evacuatie cruiseschip: ‘De samenwerking met veel ketenpartners maakte het complex’

Hoe evacueer je 100en mensen van een brandend cruiseferry? Dit was het scenario dat de Kustwacht op 1 juni met haar crisispartners oefenden. Samen met enkele sleutelfiguren blik ik terug. Hoe verliep de oefening? En wat hebben zij ervan geleerd?

De Kustwacht organiseert elke 5 jaar een evacuatieoefening. Dit jaar was het weer zover. Er was een ferry beschikbaar gesteld en ruim 500 deelnemers werden met schepen, reddingboten en een helikopter aan land gebracht. Daar werden ze opgevangen door de hulpdiensten.

Voorbereiding
De Kustwacht is 2 jaar geleden al begonnen met de voorbereiding voor deze oefening. “Een belangrijk deel van de leeropbrengst zit hem al in die voorbereiding”, zegt oefenleider Pelle Ramachers. “Je spreekt dan met alle betrokken partijen het scenario door en je merkt waar je tegenaan loopt in deze noodsituatie.

Om een voorbeeld te noemen: in het draaiboek staat een locatie genoemd waar mensen aan land worden gebracht. We kwamen er tijdens de voorbereidingen achter dat de steigers van de Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij (KNRM) geschikter zijn. Daarom hebben we die locatie gebruikt tijdens de oefening en waarschijnlijk wordt dit ook aangepast in onze draaiboeken.”

Leermomenten
Ook Hans Spiegelaar, plaatsvervangend hoofd operaties dienstverlening bij de Kustwacht, vertelt dat er al veel geleerd wordt tijdens de voorbereiding. “Er komt dan een bewustwording op gang. Bevolkingszorg gaat er bijvoorbeeld vanuit dat mensen in principe zelfredzaam zijn. Maar mensen die je van een brandend schip of uit het water haalt, zijn vaak heel hun hebben en houwen kwijt. En Nederland is vaak niet hun thuisland. Ze zijn dus alles kwijt en moeten bijvoorbeeld terug naar Italië. Bij een passagierschip gaat het vaak om veel mensen tegelijk.”

Ook andere disciplines komen tijdens zo’n evacuatie voor uitdagingen te staan. De politie wil na zo’n brand bijvoorbeeld opsporingsonderzoek doen en de marechaussee gaat over de grensbewaking. Hans: “Maar hoe wil je aan grensbewaking doen als mensen alles zijn kwijtgeraakt? Het is goed om dat door te spreken, zodat je weet waar je bij zo’n grootschalige evacuatie mee te maken krijgt.”

Veiligheidsregio
De Kustwacht oefende onder andere de samenwerking met de partners in de keten. Marc Verhaar, oefenleider van de veiligheidsregio Kennemerland, vertelt dat hij persoonlijk ook veel geleerd heeft van de voorbereiding. “We oefenen regelmatig met partners in onze regio, zoals met Tata Steel of Schiphol. De vorige keer dat LIVEX in de regio Kennemerland plaatsvond, was in 2009 en toen werkte ik hier nog niet. Ik vond het interessant om de partners op zee, zoals de KNRM en de Kustwacht, beter te leren kennen en te zien hoe zij werken.

”Voorafgaand aan de oefening, is de MAREX tabletop georganiseerd. Daar waren veel van onze crisisfunctionarissen op CoPI- en OT-niveau bij aanwezig. Tijdens deze interactieve doorleefsessie vertelden de partners op zee hoe zij optreden tijdens zo’n evacuatie en hoe de nautische lijntjes lopen. Het was heel nuttig voor ons om dit mee te krijgen.”

Deeloefeningen
Marc vertelt verder dat de landoefening eigenlijk uit 3 deeloefeningen bestond; een oefening van de grootschalige geneeskundige bijstand waarin 75 gewonden zijn getriageerd, behandeld en (fictief) vervoerd, een opvangoefening waar de verschillende ketenpartners, zoals PSH, op aansloten en een oefening van de multidisciplinaire crisisorganisatie tot en met GRIP 2.

Tijdens de voorbereiding van de oefening nam de spanning duidelijk toe naarmate de datum dichter bij kwam. “Tot vrij dicht op de uitvoeringsdatum kwamen functionarissen van verschillende kolommen met allerhande relevante vragen en aandachtspunten. Wat zouden we bijvoorbeeld doen als er echt een GRIP 1 of GRIP 2 zou ontstaan tijdens de oefening? En wat zouden we doen als het weer tegenviel? We hebben de oefening toen zo ingericht dat hij aan landzijde altijd door kon gaan tot en met GRIP 1, ook bij een echte alarmering of als de oefening op zee helemaal gecanceld zou worden. Gelukkig konden we tijdens de oefening al onze onderdelen zonder noodgrepen oefenen.”

Eerste melding
Na 2 jaar voorbereiding was het op 1 juni 2024 eindelijk zover. De oefening kon beginnen. “Dat was echt de kers op de taart”, vertelt Hans. “Want dan zie je ook echt hoe alles loopt.” De oefening begon met een eerste melding van het schip. Deze kwam, zoals altijd, binnen bij het Communicatie- en CoördinatieCentrum (CCC). Dit is de meldkamer van de Kustwacht. Er zou sprake zijn van brand aan boord. Het CCC schakelt dan de MIRG in. Dit is een mobiel brandweerteam dat per helikopter naar het schip toe wordt gevlogen. Bij de inzet van de MIRG of bij de opschaling naar fase 2 wordt er altijd een operationeel team (OT) opgeroepen. Dit is vergelijkbaar met het ROT op land.

Kritische blik
De Kustwacht liet zich in dit hele proces kritisch volgen door het bedrijf Good Work. “In deze oefening moesten veel verschillende partijen op het land, op het water en in de lucht met elkaar samenwerken”, vertelt Dennis van Heerden, eigenaar van Good Work. “Daarom hebben we op vijf verschillende plaatsen waarnemingen gedaan. We hebben onder andere gekeken hoe mensen multidisciplinair met elkaar samenwerken, of zij elkaar goed informeren en hoe de overdracht naar het land is.”

Een van deze waarnemers was Kevin Conemans. Hij volgde tijdens de oefening het operationele team. “Het operationele team heeft tijdens zo’n incident tijd nodig om op te komen”, vertelt hij. “Ook die opkomsttijd werd nagespeeld. Dus na 20 minuten had het OT haar eerste overleg. Het CCC had toen al extra informatie waar het OT mee aan de slag kon.”

Scenariokaarten
De Kustwacht heeft verschillende scenariokaarten waar het OT tijdens zo’n crisis gebruik van kan maken, zoals het scenario van een zinkend schip, een schip dat naar de kade gehaald moet worden of een schip dat op drift raakt. “Tijdens het overleg is er vooral gekeken wat het beeld was en welk scenario daarbij past”, vertelt Kevin. “Er is een combinatie gemaakt tussen de scenario’s ‘brand of explosie aan boord’ en ‘mens en dier in nood’. Daar volgden acties uit, zoals het aansturen van de hulpdiensten, het informeren van de ambassades (het schip voer onder Deense vlag) en het inrichten van een informatiepunt, zodat mensen kunnen bellen als ze extra informatie willen.”

Good Work komt na de oefening met een rapportage. Hier staan leerpunten in waar de organisatie mee aan de slag kan. Kevin zegt dat de aandacht voor de menselijke kant zo’n leerpunt zou kunnen zijn. “Tijdens de oefening kwamen de OT-leden onder druk en spanning te staan. Voelen zij dan nog wel voldoende comfort om de beslissingen te nemen die op dat moment nodig zijn? En hebben zij oog voor het discomfort van anderen?”

Ook merkte hij tijdens de oefening dat er veel van de OT-leden werd gevraagd omdat zij met veel verschillende ketenpartners moesten samenwerken. “Elke ketenpartner heeft zijn eigen manier van werken en zijn eigen manier van informatie overdragen. Ben je dan als OT-lid nog wel voldoende in staat om boven de operatie te blijven hangen en je te focussen op de informatie die voor jou van toepassing is.”

Informatieoverdracht
Hans zegt dat dat laatste punt, een goede informatieoverdracht, vaak een punt van aandacht is bij de Kustwacht. “Veel dingen zijn voor ons gesneden koek, omdat we daar dagelijks mee te maken hebben. Voor onze ketenpartners geldt dat niet. Dus we moeten niet alleen tegen de veiligheidsregio zeggen dat we een passagierschip gaan evacueren. We moeten ook zeggen wat dat voor hen betekent, namelijk dat er enorm veel mensen aan land komen die opvang nodig hebben.”

Ook zegt hij dat het niet alleen belangrijk is om te weten wat er aan de hand is, maar om het ook te begrijpen. “Wij hebben voor elk probleem een standaard procedure. Maar je komt er niet, als je alleen de standaarden volgt. Je moet ook begrijpen wat er aan de hand is en dan kom je soms tot acties die niet in de standaarden beschreven staan.”

Aanpassingen
Terug naar de oefening. In het scenario zijn er veel mensen overboord gevallen. “Het was de bedoeling dat we hen met vier helikopters uit het water zouden halen”, vertelt Pelle. “Zij zouden boven het schip hangen en een-voor-een de slachtoffers naar boven halen. Dit vraagt om een goede samenwerking en coördinatie in de lucht.”

Dit deel van de oefening kon helaas niet helemaal doorgaan. Eén helikopter vloog terug wegens technische problemen. Twee andere werden weggeroepen voor een echte vermissing op zee. “Het is echt jammer dat we dit deel van de oefening niet konden doen, want daardoor hebben we een belangrijk oefendoel gemist”, zegt Pelle.

Ook op verschillende andere punten moest de oefening aangepast worden. De golven op zee waren namelijk 2,5 meter hoog. Het is gevaarlijk om mensen met zulke hoge golven te evacueren. “We hebben ervoor gekozen om de oefening te verplaatsen naar de haven. Daar hebben de boten en schepen rondjes gevaren om een fort. Dat was een goed alternatief en dat had als voordeel dat we een goed zicht hadden op de oefening.”

Tijd en tempo
De oefening bracht bovendien aan het licht dat de Kustwacht en de veiligheidsregio beide een ander beeld hebben van de tijd en het gewenste tempo. “De veiligheidsregio had na de eerste alarmering al vrij snel behoefte aan meer informatie”, vertelt Pelle. “Zij willen ook opschalen. Maar de Kustwacht had tijd nodig om het beeld compleet te krijgen. Die tijd is er ook, want het duurt lang voordat mensen van een schip op zee aan land worden gebracht. Dus de veiligheidsregio denkt in minuten, maar ze hebben uren.”

Marc herkent dat. “Het duurde even voor de eerste mensen via de lucht of per KNRM-schip op het land aankwamen. Het CoPI slaagde er wel goed in om tijdens de relatief rustige periode in het team aan scenario-denken te doen. Dit leidde ertoe dat ze in de regie van het incident kwamen. Zij werden tijdens de oefening nooit verrast.”

Meer focussen
Alles bij elkaar kijken de geïnterviewden terug op een geslaagde oefening. Ook al was het soms wel een uitdaging om realistisch te oefenen en tegelijkertijd de veiligheid van de deelnemers te borgen én rekening te houden met de beperkte beschikbaarheid van het materieel. Hans noemt als voorbeeld de alarmering van de Maritime Incident Response Group (MIRG). “Bij een echte brand duurt het altijd even voordat de MIRG ter plaatse is. Die tijd hadden we nu niet, omdat we het passagiersschip slechts enkele uren tot onze beschikking hadden. Daarom hebben we eerst de MIRG gealarmeerd en pas daarna kregen we de melding van de kapitein, waarin hij aangaf dat hij brand aan boord had.”

Hans zegt dat dit soort aanpassingen niet erg zijn. “Wij zijn professionals en kunnen daarmee omgaan. Maar in dit geval zaten er wel veel van dit soort aanpassingen in de oefening. Daardoor was het een hele opgave om realistisch te oefenen én om de oefening in goede banen te leiden. Een gedachtegang is om de oefening een volgende keer op te knippen in kleinere delen of specifieker te maken. Misschien kunnen we ons dan beter focussen op de verschillende elementen. Ik verwacht dat de leeropbrengst daardoor groter zal zijn. Maar eerst wachten we de evaluaties af!”