Opvang Livex-passagiers: Hoe houd je grip in chaos en lawaai?

Hoe vang je 100en mensen op die net van een brandend schip aan land zijn gebracht? Bevolkingszorg Kennemerland, de GHOR, de rederij DFDS en verschillende andere crisispartners oefenden dit scenario tijdens de grootschalige opvangoefening van Livex 2024. De slachtoffers zorgden voor reuring en lawaai. Hoe zorg je ervoor dat je in die dynamiek de organisatie goed opzet, grip houdt en goed met elkaar afstemt?

“Natuurlijk hebben we wel eens te maken met een schip dat uitvalt”, zegt Rianne Pels, operations & compliance manager bij DFDS Seaways IJmuiden. “We regelen dan vervangend vervoer en eventueel opvang voor de passagiers. Ook komt het weleens voor dat mensen direct na aankomst van een schip medische zorg nodig hebben. Maar het scenario waarbij er 100en mensen geëvacueerd moeten worden van een brandend schip, dat hebben we gelukkig nog nooit meegemaakt. Er gaan dan hele andere processen spelen en we moeten dan op een andere manier gaan samenwerken met externe hulpverlening. We hebben daar vanaf de landzijde weinig ervaring mee en daarom wilden we graag met deze oefening meedoen.”

Uitzonderlijk scenario
Saskia de Groot, adviseur bij Bevolkingszorg Kennemerland, vertelt dat het om een vrij uitzonderlijk scenario ging. “We oefenden met partijen waar we normaal gesproken niet veel mee samenwerken, zoals de Koninklijke Marechaussee. Zij zijn verantwoordelijk voor de grenscontrole. Mensen die van een brandend schip komen, zijn vaak alles kwijt en hebben soms ook geen identiteitsbewijs meer. Het was interessant om te zien welke rol dat soort partijen hebben en hoe zij te werk gaan.”

Irene Karstens, adviseur crisiscommunicatie bij Bevolkingszorg Kennemerland, vertelt dat zij het ook interessant vond om met zoveel verschillende partners samen te werken. “Bij elke crisisoefening moet je je communicatie afstemmen op de communicatie van je partners. In deze oefening kregen we met partijen te maken waar we normaal gesproken niet veel mee samenwerken, zoals de Kustwacht, de Port of Amsterdam en de Koninklijke Marechaussee. Dat maakte de oefening heel leerzaam.”

Erg grootschalig
De opvangoefening was bovendien grootschalig. “Zo’n grote oefening doen we slechts eens in de twee of drie jaar”, vertelt Saskia. De oefening begon ’s morgens. Zo’n 45 acteurs gingen, samen met 400 figuranten, aan boord van reddingsschepen. Na de oefening op zee werden ze aan land gebracht. Daar werden ze opgevangen door de ambulancediensten, het Rode Kruis en een Mobiel Medisch Team. De 45 acteurs werden vervolgens naar de opvanglocatie in de DFDS-ferry terminal gebracht. Daar werden zij opgevangen door onder andere Bevolkingszorg Kennemerland, het Rode Kruis, het psychosociale opvangteam van de GHOR, de medewerkers van de rederij en de Koninklijke Marechaussee. Zo’n 20 acteurs speelden de verwanten die de ongedeerde passagiers kwamen ophalen.”

Bevolkingszorg was onder andere verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden, het regelen van eten en drinken, ervoor zorgen dat mensen herenigd worden met hun verwanten en het geven van voorlichting en meer informatie over het incident en het vervolg hierop.

Lesson learned
Rianne vertelt dat haar eerste lesson learned al vrij vroeg in de oefening naar voren kwam. “Ik liep de opvanglocatie binnen en het kwam rommelig op mij over. Overal liepen mensen door elkaar heen. Het was mij niet duidelijk wie mijn stakeholders waren en hoe het gebouw was ingericht. Ik heb dus gemerkt dat het cruciaal is om vooraf de tijd te nemen om een goed beeld te krijgen van de stakeholders waar je mee te maken hebt. Dus: wie doet wat? En waar heb ik de verschillende mensen voor nodig? Daardoor kun je tijdens de opvang efficiënter schakelen. In een echte crisis hebben we de tijd om ons goed voor te bereiden, want het duurt uren voordat de passagiers van het schip aankomen op de opvanglocatie.”

DFDS wilde onder andere oefenen hoe zij klantvriendelijk kunnen omgaan met passagiers die zoiets naars hebben meegemaakt. “We hebben geoefend om ons in te leven in hun situatie en om hen door te verwijzen naar de juiste instanties. Dat laatste was lastig omdat het proces voor onszelf ook wat chaotisch overkwam.”

GHOR
Een andere organisatie die mee oefende was de GHOR (Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio). “Bij een crisis zorgen wij voor psychosociale hulpverlening (PSH) op de opvanglocatie”, vertelt Coby Hendrikse, specialist vakbekwaamheid van de GHOR. “Daartoe hebben we convenanten afgesloten met GGZ instellingen en verschillende maatschappelijk werk organisaties in de regio, waaronder het Leger des Heils en Slachtofferhulp.

Als er psychosociale hulp nodig is tijdens een crisis, komt er eerst een zogenaamd kernteam PSH samen. Dit team bepaalt wat er nodig is op het gebied van psychosociale hulp. Wat is er al bekend over de grootte en samenstelling van de groep getroffenen? Zitten daar bijvoorbeeld veel ouderen of kinderen bij? Op basis van die informatie worden medewerkers van de organisaties gevraagd om psychosociale hulpverlening te bieden op de locatie.”

PSH-team
Coby vertelt dat het doel van een PSH-team is om het natuurlijk herstelvermogen van mensen te versterken, (blijvende) schade op geestelijk en maatschappelijk gebied te voorkomen en eventueel door te verwijzen naar passende hulpverlening. “Dat doet het PSH-opvangteam door te triëren op psychosociaal niveau. Ze gaan met de mensen in gesprek en kijken hoe zij reageren op de ramp die hen is overkomen en of zij signalen vertonen die passen bij een normale reactie. Is dat het geval, dan gaan zij het waarschijnlijk wel redden. Zij krijgen dan informatie mee en kunnen daarna zelfstandig naar huis.

Er kunnen ook getroffenen zijn waar je je meer zorgen over maakt. De hulpverleners koppelen hen dan aan hun eigen sociale netwerk door familieleden of vrienden te vragen hen te komen ophalen. Eventueel wordt er na een aantal dagen nog nagebeld om te vragen hoe het met hen gaat.”

Lawaai
Voor de GHOR was het belangrijk om de afstemming met de andere partijen op de opvanglocatie te oefenen. “Er was veel dynamiek, reuring en lawaai. Het is goed om te oefenen hoe je je als team in die chaos gaat organiseren. Een goede afstemming is belangrijk, bijvoorbeeld als partijen gaan communiceren dat er een dodelijk slachtoffer is gevallen. De behoefte aan informatie is groot, merken ook de PSH-medewerkers in hun gesprekken met getroffenen. Het is goed om dat te oefenen in de dynamiek van het moment.”

Een ander oefendoel was de triage zelf. “Er waren natuurlijk heel veel slachtoffers. Je wil als hulpverlener iedereen goed helpen. Maar op een gegeven moment moet je door naar de volgende. Het is goed om te oefenen hoe je op een verantwoordelijke manier met deze grote hoeveelheid slachtoffers omgaat.”

Afstemming
Saskia vertelt dat de oefening de samenwerking tussen alle deelnemende partijen heeft versterkt. Voor Irene zat de belangrijkste leeropbrengst vooral in de afstemming met andere organisaties. “We hebben tijdens deze oefening boodschappen gecoördineerd, berichten gemaakt en de (sociale) media gemonitord. In principe is het duidelijk wie, op welk moment waarover gaat. De Kustwacht gaat bijvoorbeeld over alle processen op het water. Wij gaan over alle processen op het land. Tijdens zo’n oefening zie je hoe dat gaat en hoe we dat nog beter zouden kunnen doen.”

Uniek aan deze oefening was dat er met een live media simulator werd gewerkt. Dus de woordvoering die gedaan werd, leidde meteen tot berichten in de media. Ook waren er live camera’s aanwezig bij de CoPI-bak en bij de opvanglocatie. “Dat was een mooi onderdeel van de oefening”, zegt Irene. “Want daardoor zagen we direct welk effect onze woordvoering had op het beeld in de media.”

Eerder beginnen
Alles bij elkaar kijken de crisispartners terug op een geslaagde oefening. “De opzet was heel omvangrijk”, zegt Coby. “Een volgende keer zou ik eerder willen beginnen met de voorbereidingen, zeker als je met zoveel verschillende partijen samenwerkt. Voor ons is crisisbeheersing ons dagelijks werk. Voor anderen is dat niet het geval. Door eerder te beginnen kun je nog beter met hen afstemmen over wat je gaat doen en hoe alles in zijn werk gaat. Daardoor kun je meer uit de oefening halen.”

Rianne zegt dat het voor haar organisatie misschien beter was geweest als de oefening in 2en was geknipt. “Wij oefenden op land en op zee mee. Het is voor ons belangrijk om beide processen te oefenen, maar het was wel veel tegelijkertijd. Daardoor konden we ons minder goed focussen en waren we ook qua tijd beperkt. Ik denk dat we meer uit de oefening hadden kunnen halen, als we deze processen apart van elkaar geoefend hadden.”

Meer helderheid
Over het geheel genomen heeft ze veel aan de oefening gehad. “Voor de oefening hadden we geen goede voorstelling wat en vooral ook hoe het op ons af zou komen tijdens zo’n ramp. Dat is nu wel helder geworden. Als alle evaluaties straks binnen zijn, zowel van land als van zee, wil ik het hele team meenemen in het verhaal, zodat iedereen het bredere perspectief ziet. Ook wil ik meer op papier gaan zetten en meer in procedures gaan gieten, zodat we als organisatie beter weten wie wat doet bij zo’n ramp en hoe de lijnen lopen. Zo weten we wat we moeten doen, als het ons ooit overkomt.”