COVID dashboard: ‘Er zijn goede gesprekken over data ontstaan’

Hoe zet je tijdens een langdurige crisis snel een goed dashboard op waar veiligheidsregio’s op kunnen sturen? De Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS) en het IFV ontwikkelden samen het Collectief Coördinatie Intelligence Platform (CCIP). Hoe hebben zij dit aangepakt? En wat zijn de lessons learned voor een volgend dashboard bij een volgende crisis?

Het CCIP, waarop het regionale dashboard COVID voor de veiligheidsregio’s draait, is na de eerste golf ontstaan. Sander Koot, innovatiemanager bij de LMS, had al een dashboard ontwikkeld dat gebruikt werd voor het advies aan het Veiligheidsberaad en het Catshuisoverleg.

In de zomer van 2020 leek het virus onder controle. Daarom besloot het kabinet om met een regionale aanpak te komen. “Zo ontstond de vraag naar regionale dashboards waar de veiligheidsregio’s hun maatregelen op konden baseren”, vertelt Josien Oosterhoff, programmamanager informatiemanagement bij het IFV.

Jullie wilden dus van een landelijk naar een regionaal dashboard. Hoe hebben jullie dit aangepakt?
Josien: “We hebben eerst gekeken wat er al beschikbaar was. Je wilt natuurlijk niet iets ontwikkelen dat al bestaat. Daarom zijn we het gesprek aangegaan met organisaties zoals het Ministerie van Volksgezondheid, het RIVM en bijvoorbeeld de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). En natuurlijk hebben we aan de veiligheidsregio’s gevraagd wat hun wensen waren.”

Wat leverden die gesprekken op?
“Het Ministerie van Volksgezondheid had natuurlijk een eigen dashboard, maar dat was op een andere doelgroep gericht. Het dashboard van het ministerie bevat publieksinformatie, terwijl wij ons op beleidsmakers richten.

We zijn toen wel tot de conclusie gekomen dat zij deels dezelfde bronnen gebruikten als wij. We hebben toen afgesproken om dezelfde informatie te tonen, zodat er geen discussie kan zijn over de data.

De VNG gaf aan dat zij ook informatie aan hun gebruikers tonen over de handhaving en de naleving op gemeentelijk niveau. We zijn met hen gaan samenwerken zodat we waar mogelijk van elkaars ervaring of bronnen kunnen profiteren.”

Wat waren de wensen van de veiligheidsregio’s?
“Zij vonden het belangrijk dat het dashboard een goed beeld zou geven van de naleving van de regels en de handhaving in hun regio.

We hadden bijvoorbeeld al de landelijke cijfers van de drukte op de wegen en in het openbaar vervoer. In samenwerking met de veiligheidsregio’s hebben we hierin de vertaalslag gemaakt naar het regionaal en waar mogelijk gemeentelijk niveau. Met de VNG stemden we steeds af zodat we op gemeentelijk niveau dezelfde informatie tonen en er geen verwarring ontstaat.”

Sander: “En we hebben het gestandaardiseerd. Dit betekent dat de veiligheidsregio’s niet allemaal afzonderlijk informatie binnenhalen bij de verschillende bronnen. Het systeem haalt de data één keer binnen en deelt het via het dashboard met de 25 regionale teams.

En we hebben gekeken wat we lokaal konden toevoegen. Voor sommige regio’s is het bijvoorbeeld interessant om te weten hoeveel auto’s er op feestdagen vanuit Duitsland naar Nederland rijden. Zo zie je of winkelgebieden een aanzuigende werking hebben. Dat soort specifieke wensen hebben we toegevoegd.”

Waren er meer dingen die de veiligheidsregio’s miste?
Josien: “Als je aan 25 organisaties vraagt wat ze willen, kom je natuurlijk tot een enorme wensenlijst. Een vraag die vaak terugkwam was, of we inzicht konden geven in de bezetting van de ziekenhuisbedden. Dit hebben de GGD’s en de GHOR’s samen opgepakt met GGDGHOR-NL.

En de meesten wilden graag politie- en BOA-cijfers over de handhaving. Sommige veiligheidsregio’s gebruikten al veel informatie, soms ook data van de politie. Door deze gegevens op te nemen in het dashboard bereiken we standaardisatie en kunnen zij eventueel de vergelijking maken met andere regio’s.”

Aan wat voor politiecijfers moet ik dan denken?
Sander: “Bijvoorbeeld aan het aantal waarschuwingen, boetes en feestjes. En aan het verhaal achter die cijfers. Want alleen cijfers zeggen weinig. Je hebt ook het verhaal erachter nodig om er de juiste duiding aan te geven. Een hoog aantal boetes kan bijvoorbeeld betekenen dat mensen meer overtredingen begaan. Maar het kan ook betekenen dat er meer gehandhaafd is.

Het geven van de juiste duiding is misschien nog wel het meeste werk geweest. De politie levert die cijfers nu aan met het verhaal dat erachter zit. Zijn er bijvoorbeeld veel boetes uitgeschreven? Dan kan de politie daarbij vermelden dat dit om één exces ging waarbij veel mensen een proces verbaal hebben gekregen. En andersom kan natuurlijk ook. Misschien is er een feest geweest waar zo’n 300 mensen bij betrokken waren, maar is daar slechts één boete uitgeschreven voor de aanjagers van het feest. Dat staat er dan bij vermeld, zodat je die gegevens goed kunt interpreteren.”

Wat is wat jullie betreft de belangrijkste opbrengst van dit project voor de lange termijn?
Sander: “Dat we gesprekken zijn gaan voeren over het delen van data en over informatiemanagement. Belangrijke opbrengsten zijn bovendien het netwerk en de herbruikbaarheid van het dashboard. We weten elkaar nu beter te vinden en we zijn zelf eigenaar waardoor we het bij een volgende crisis gemakkelijk weer kunnen gebruiken. Ook zijn we in staat geweest om data inzichtelijk te maken en trends te verklaren. Dat past binnen de trend om in de toekomst meer scenariogedreven te werken met vroegsignalering.

Josien: “Voor mij is de kracht van dit platform en het COVID dashboard dat we gestart zijn vanuit de vraag en dat we het daarna gewoon zijn gaan doen. Natuurlijk is het belangrijk dat een voorziening robuust wordt en goed te beheren. Maar in die eerste fase moet je niet te lang blijven hangen in de details. Je moet gewoon aan de slag, zodat je snel leert en meters maakt. De stappen om het robuuster te maken, komen daarna wel.”

Als jullie terugkijken, waar zijn jullie dan het meest trots op?
Sander: “Op de beweging die we in gang hebben gezet. We zijn in staat geweest om verder te kijken dan alleen de belangen van onze eigen organisatie. En dat geldt voor iedereen die hieraan mee heeft gewerkt. We hadden echt het einddoel voor ogen, zonder moeilijk te doen over de rollen en taken die we hadden.”

Josien: “En ik ben er trots op dat we in staat zijn geweest om dit samen met de veiligheidsregio’s te ontwikkelen. Tien veiligheidsregio’s hebben actief meegedaan en als eerste het CCIP en het COVID dashboard in de praktijk getoetst. Vervolgens is het ook bij de andere veiligheidsregio’s uitgerold.”

Het valt soms niet mee om met zoveel partijen iets te ontwikkelen. Hoe komt het dat jullie daar wel in geslaagd zijn?
“Door goed het verhaal te vertellen en veel uit te leggen waar je mee bezig bent. Dat geeft vertrouwen. En door op een Scrum-manier constant de juiste prioriteiten te stellen, waardoor je verder kan. Ook al ben je het nog niet overal over eens.

En door leiderschap te tonen. Ik zie het als een restaurant waarbij wij de koks zijn die voor de gasten koken. Er is een menukaart en de de gasten mogen iets kiezen. Maar we kunnen niet alles koken. En soms moeten we ook een knoop doorhakken om verder te komen.”

Welk advies zouden jullie willen geven aan collega’s die ook dashboards maken?
Sander: “Accepteer de onzekerheid en visualiseer die. Bij een crisis heb je bepaalde informatie nodig die nog niet voor 100% zeker is. Neem die data op en visualiseer ook hoe zeker je ervan bent dat die informatie klopt.

En weet ook wat je nog niet weet. Know unknows. Want dan weet je dat je daar nog naar op zoek moet.”

Hoe hoop je dat dit zich verder doorontwikkeld?
Josien: “We gaan de ervaringen van dit dashboard gebruiken om samen met onze crisispartners ook voor andere scenario’s dashboards op het CCIP te ontwikkelen. Elke crises heeft natuurlijk een aantal vaste kenmerken. Daarvoor kunnen we de dashboards voor andere crises al voor 80% klaarzetten. Mocht er zich dan een crisis voordoen, dan hoeven we alleen die laatste 20% nog maar in te vullen.”

Dit artikel is een onderdeel van een serie. Lees ook deel 1 waarin Sander Koot vertelt hoe hij in de eerste golf de basis voor het CCIP legde.