Actueel
Maaike Tindemans
Tekst:
Maaike Tindemans
Verwachte leestijd: 3 min

COVID-19 dashboard: ‘We leerden veel van de feedback’

Veel organisaties gebruikten tijdens de coronacrisis het COVID-19 dashboard van Emiel Sanders en Mathijs Birze. Wat is het geheim van hun succes? En waar moet een goed dashboard aan voldoen?

Tijdens de piek van de coronacrisis was het er plotseling: het landelijk en regionaal dashboard COVID-19. En er werd veel gebruik van gemaakt, zo merkten de makers. “We zagen bijvoorbeeld op Nieuwsuur dat de provincie Zuid-Holland het gebruikte in een Regionaal Operationeel Team”, vertelt Emiel Sanders. “En op Twitter zagen we organisaties die ons dashboard gebruikten als welkomstscherm bij de ingang.”

Emiel werkte tijdens de coronacrisis als informatiemanager voor de Veiligheidsregio IJsselland. Inmiddels werkt hij voor zichzelf als zelfstandig adviseur informatie gestuurd werken. Hij maakte het dashboard samen met zijn collega Mathijs Birze, trainee bij trainee.nl.

Hoe kwamen jullie op het idee om een dashboard te maken met alle relevante COVID-19-cijfers?
Mathijs: “Voordat de coronacrisis uitbrak was ik al bezig met het maken van dashboards voor de Veiligheidsregio IJsselland. Het was een logische stap om een dashboard te maken met alle cijfers en inzichten van de coronacrisis. We zijn begonnen met de data die op dat moment beschikbaar was. Gaandeweg kwam er steeds meer data bij en kregen we steeds meer reacties. Zo konden we ons dashboard stap voor stap verbeteren.”

'Vrij snel slaagden we erin om de gegevens per gemeente weer te geven'

Emiel: “We merkten al snel dat ons dashboard veel gebruikt werd. Daar kwamen we vooral achter op de momenten dat het dashboard het een keer niet deed. Dan werden we vanuit alle hoeken gebeld en gemaild. Dan besefte je pas hoeveel mensen er dagelijks op keken.”

Wat vonden jullie belangrijk bij het maken van dit dashboard?

Mathijs:
“We wilden graag een overzicht per regio geven. In de media werden namelijk veel landelijke cijfers genoemd. Maar mensen willen graag weten hoe hun eigen regio ervoor staat. Vrij snel slaagden we erin om de gegevens weer te geven per gemeente. Zo konden iedereen precies zien hoe hun eigen gemeente ervoor stond én bijvoorbeeld de gemeentes in de omgeving.”
Emiel: “En we wilden het simpel en overzichtelijk houden. Mensen moesten in één oogopslag zien hoe hun regio ervoor stond. Dat was een uitdaging, want een overzicht wordt al snel te complex. Telkens keken we hoe het nog overzichtelijker kon. Daar hielden we elkaar scherp in. En we leerden veel van de feedback die we kregen van anderen.”

Wat was het belangrijkste dat jullie gaandeweg leerden?
Emiel:
“Dat je niet teveel moet streven naar perfectie. Het is beter om de gegevens die je hebt meteen in het dashboard op te nemen. Dan kun je daarna van de feedback leren en het dashboard verbeteren.

Het is nu ook mogelijk om de laatste twee weken uit te lichten, zodat een kleine besmettingshaard beter zichtbaar wordt

Een goed voorbeeld daarvan zijn de cijfers over de IC-capaciteit. We hebben meteen de cijfers van de IC-capaciteit in het dashboard opgenomen, maar in het begin liepen we daarmee telkens drie dagen achter de feiten aan. Het duurt namelijk drie dagen voordat alle cijfers verzameld en verwerkt zijn. Maar mensen willen natuurlijk meteen zien wat er in hun regio gebeurt, ook al zijn de cijfers nog niet compleet. Daarom hebben we op een gegeven moment besloten om de voorlopige cijfers van de laatste drie dagen wel te publiceren, maar dan in een andere kleur. Zo konden de gebruikers gemakkelijk zien dat deze cijfers nog niet compleet waren en kregen ze toch snel een goede indicatie van de actuele situatie.”

Het dashboard is nog altijd actief. Wat zijn de verbeteringen die jullie nu nog door willen voeren?
Mathijs: “Tijdens de crisis zag je dat er telkens andere gegevens belangrijk werden. In het begin was de druk op de IC-capaciteit een heet hangijzer. Later kwamen daar de testresultaten bij. Daar passen we ons dashboard telkens op aan. Nu hebben we de gegevens van de laatste twee weken beter inzichtelijk gemaakt. Als je naar de gegevens van de lange termijn kijkt, is het vooral de piek in april die opvalt. Maar in deze fase van de crisis willen mensen graag weten of er in hun regio een kleine besmettingshaard is. Door de focus te leggen op de trend van de laatste twee weken, kunnen we dat beter inzichtelijk maken.”

Wat is het belangrijkste dat je geleerd hebt bij het maken van dit dashboard?
Mathijs:
“Ik heb een grote hoeveelheid aan trucjes voor achter de schermen geleerd. Dat zijn kleine handigheidjes, zoals het gebruiken van een grijze achtergrond waardoor de grafieken beter zichtbaar zijn. Ook heb ik meer geleerd over de manier waarop je een dashboard verder kunt doorontwikkelen. We kregen heel veel reacties en telkens vroegen we ons af: waar ligt werkelijk de behoefte? Wat missen ze nog? En hoe kunnen we ons dashboard zo aanpassen dat het nóg beter aansluit op wat de mensen willen. En ik heb nog beter geleerd om te denken in structuren en in oplossingen.”

'Ik heb nóg beter geleerd om in structuren en oplossingen te denken'

Emiel: “Voor mij heeft dit dashboard laten zien hoe belangrijk het is dat je een dashboard continu aanpast aan de nieuwe informatiebehoeftes. Vaak zien we dat een dashboard één keer gemaakt wordt en dat het daarna niet meer aangepast wordt. Deze periode heeft me laten zien dat de informatiebehoefte sterk kan veranderen. Daarom blijft het belangrijk om een proces en dashboard continu te volgen en te kijken of het nog goed aansluit op de praktijk.”

Hoe lang verwachten jullie dat het dashboard nog gebruikt wordt?
Mathijs:
“We merken dat ons dashboard nog altijd veel gebruikt wordt, maar de manier waarop is wel veranderd. Tijdens de piek van de coronacrisis keken mensen dagelijks op ons dashboard. Nu is dat bijvoorbeeld wekelijks geworden. Dat geldt ook voor de manier waarop wij er zelf mee bezig zijn. In het begin waren we continu het proces aan het verbeteren en hadden we veel updates. Nu komen alle gegevens automatisch binnen en voeren we bijvoorbeeld wekelijks verbeteringen door. We blijven de crisis volgen. Dus bij een tweede golf passen wij ons daarop aan. Daarvoor hebben we het dashboard inmiddels ook ontsloten via www.coviddashboard.nl. Zo blijven we met de crisis meebewegen.”

11 juni 2020