Veiligheidsregio Utrecht: ‘We zien een crisis nu eerder aankomen’
De tijd dat het af en toe crisis was, lijkt voorbij. Veel veiligheidsregio’s rollen van de ene in de andere crisis. Wat betekent dit voor de organisatie? We namen een kijkje bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) en interviewden hen over de doorontwikkeling van hun crisisorganisatie.
“We zijn al jaren bezig met de doorontwikkeling van onze crisisorganisatie”, vertelt Erik Luchtenburg, directeur Crisisbeheersing. “De laatste twee jaar is dit in een stroomversnelling gekomen. Dit komt omdat er een totale omslag is gekomen in het denken over crises. Eerst kregen we te maken met de coronacrisis, gevolgd door de crisis rondom de Oekraïense vluchtelingen en nu draait alles om de boerenprotesten. Dit betekent dat we altijd aan staan en daar hoort een ander model bij. Met de oude werkwijze waren we goed voorbereid op een flitsramp. We hebben nu een crisisorganisatie nodig waarmee we voorbereid zijn op meer crises, die bovendien langer aanhouden.”
“Bovendien is er nu technisch meer mogelijk dan 10 jaar geleden”, zegt Ermo Hartsuijker, waarnemend hoofd van de afdeling preparatie en vakbekwaamheid crisisorganisatie. “We kunnen nu bijvoorbeeld gebruik maken van Artificial Intelligence (AI). Daardoor kunnen we een crisis eerder zien aankomen. Die techniek was er 10 jaar geleden simpelweg nog niet.”
Hoe ziet die doorontwikkeling eruit?
Erik Luchtenburg: “We zijn onze organisatie op 3 vlakken aan het versterken, namelijk op de pijlers informatie-, crisis- en netwerkmanagement.”
Hoe ziet die versterking van het informatiemanagement eruit?
Erik van Borkulo, coördinator van het Veiligheidsinformatiecentrum (VIC): “We hebben allereerst gekeken wat ons bedreigt. Dat zijn bijvoorbeeld de weersinvloeden, de bedreigingen die we krijgen vanuit het NCTV, de natuurbrandrisico’s, de uitval van nutsvoorzieningen en de gevaarlijke stoffen.
Vervolgens hebben we gekeken hoe we deze risico’s het beste kunnen monitoren. Dit doen we op basis van informatie van onze ketenpartners én op basis van eigen bronnen. We monitoren bijvoorbeeld social media. Zo halen we de buitenwereld naar binnen. Dit is een continu lerend proces. Zo weten we steeds beter welke zoekwoorden we moeten monitoren om een crisis te zien aankomen.”
Wat doen jullie om dit proces te versterken?
“We zijn aan het onderzoeken hoe we op basis van de data nog beter kunnen voorspellen dat er een crisis aankomt. Een student heeft bijvoorbeeld met Artificial Intelligence (AI) geanalyseerd welke woorden in het Geïntegreerd Meldkamer Systeem (GMS) meestal tot een crisis leiden. Hiermee kunnen we op basis van de woorden in de GMS-berichten bepalen dat er 96% kans is op een GRIP-opschaling.”
En werkt dat? Heeft AI je al kunnen waarschuwen voor een crisis die je zonder AI niet had zien aankomen?
“We zijn het systeem nu aan het testen. We hebben via dit systeem bijvoorbeeld al een waarschuwing gekregen van een lekkage bij een overheidsinstantie. Dit heeft niet tot een GRIP-opschaling geleid. Toch was het goed dat we gewaarschuwd waren, zodat we wisten dat er een opschaling zou kunnen komen.”
Wat zijn voor jou de grootste uitdagingen in de doorontwikkeling van het informatiemanagement?
“In de eerste plaats: waar haal je de data vandaan? In de tweede plaats: hoe maak je de data goed inzichtelijk? In het begin gebruikten we bijvoorbeeld percentages om hiermee de mate van dreiging uit te drukken. We zijn overgegaan op de kleurcodes groen, oranje en rood, omdat we gemerkt hebben dat dat beter werkt.”
De tweede pijler is crisismanagement. Hoe versterken jullie de crisismanagementorganisatie?
Bram Jacobs, specialist crisisbeheersing: “Door de verbeteringen in het informatiemanagement, zien we een crisis nu eerder aankomen. We willen daar sneller op anticiperen, zodat we de effecten kunnen minimaliseren.
'We willen sneller op een dreigende crisis reageren'
Daarom wordt de rol van calamiteitencoördinator (caco) per 1 september versterkt. De calamiteitencoördinator is dan 24/7 beschikbaar en monitort continu de mogelijke bedreigingen. De caco’s krijgen bovendien een aanvullende opleiding zodat zij beter weten op welke signalen ze moeten letten om een crisis te zien aankomen en wat het beste moment is om op te schalen.”
Hoe zorg je vervolgens voor een snellere opschaling?
“Dit doen we door bij een dreigende crisis al in een vroeg stadium een operationeel kernteam samen te stellen. Dit team bestaat onder andere uit een operationeel leider, een communicatieadviseur en een informatiemanager. Zij komen meestal digitaal samen en maken een eerste analyse. Ook werken zij alvast de eerste scenario’s uit. Mocht het tot een crisis komen, dan schuiven de functionarissen van het operationeel kernteam door naar het ROT.”
Jullie krijgen niet alleen met meer crises te maken. Crises houden ook langer aan. Hoe hebben jullie de crisisorganisatie daarop aangepast?
“We zijn inderdaad goed ingericht op het managen van een flitscrisis. We hebben daarvoor afspraken gemaakt met andere organisaties, zoals de politie, Rijkswaterstaat en ziekenhuizen. Zij hebben veel mensen in piketdiensten voor ons klaarstaan. Zo kunnen we snel opschalen.
'We hebben nu ook een ROT voor langdurige crises'
Deze aanpak werkt goed bij een flitscrisis. Maar bij een langdurige crisis is dit niet vol te houden. De organisaties waarmee we samenwerken kunnen hun mensen niet zo lang missen. Daarom hebben we nu ook een ROT ingericht voor langdurige crises. Dit ROT bestaat uit mensen uit onze eigen organisatie. Zij zijn langdurig beschikbaar om zich op de crisis te focussen.”
De derde pijler is netwerkmanagement. Wat doen jullie om dat te versterken?
Charlotte Meiss, beleidsadviseur partners: “Netwerkmanagement is altijd al een belangrijk thema voor ons geweest. In de doorontwikkeling brengen we dat naar een nog hoger niveau. We hebben netwerkkaarten opgesteld waar iedereen alle informatie over onze netwerkpartners terug kan vinden. Deze kaarten zijn te vinden op CrisisUtrecht.nl.
Ook steken we veel tijd en energie in het versterken van onze netwerken. Zo hebben we bijvoorbeeld een netwerkbijeenkomst gehad bij de reddingsbrigade en bij Vitens. Die bijeenkomsten zorgen ervoor dat je elkaar beter leert kennen, waardoor je elkaar tijdens een crisis ook sneller weet te vinden.”
Heeft dit zijn vruchten al afgeworpen? Dus heb je tijdens een crisis al goed samengewerkt met een netwerkpartner die je voorheen niet zo goed kende?
“Ja, we zijn echt verrast door de veelzijdigheid van de Nationale ReddingsVloot (NRV). Bij de NRV werken vrijwilligers met een echte hands-on mentaliteit. Zij beschikken bovendien over veel vaardigheden die bij een crisis goed van pas komen.
Tijdens de valwind in Leersum hebben zij bijvoorbeeld geholpen met het afzetten van bospaden. En tijdens de crisis rondom de Oekraïense vluchtelingen, hebben zij mensen vervoerd naar de opvanglocaties. Dat is natuurlijk niet hun primaire taak. Maar we hadden handen nodig en zij waren bereid om te helpen. Het is prettig om met hen samen te werken.”
Wat is het geheim van goed netwerkmanagement?
“Dat het tweerichtingsverkeer is. Netwerkmanagement werkt alleen als je partners het ook willen. Je moet het echt samen doen. Gelukkig werken we in deze regio met veel crisispartners die netwerken ook een belangrijk thema vinden.”
Jullie hebben nu een goede basis opgebouwd. Wat zouden jullie tegen andere organisaties willen zeggen die een vergelijkbare crisisorganisatie willen opzetten?
Ermo: “Wees geduldig, want het opzetten van een goede crisisorganisatie kost tijd. Wij zijn in 2013 begonnen met het Veiligheidsinformatiecentrum (VIC) en in 2014 met netwerkmanagement. Het vraagt veel denkvermogen om een crisisorganisatie goed op te zetten. Dus we hebben in al die jaren veel met elkaar gepraat om telkens weer te kijken hoe het nog verder konden verbeteren.”
Wat was de belangrijkste uitdaging in dat proces?
“Dat je je niet laat meeslepen door de waan van de dag. Crisisbeheersing is onze basale taak en er is veel onrust in de samenleving. Het is belangrijk om daarnaast ook tijd vrij te maken voor de doorontwikkeling van de organisatie. Wat daarin helpt is dat de urgentie wordt gezien. De geesten zijn nu rijper dan 5 of 6 jaar geleden.”
'Laat je niet meeslepen door de waan van de dag'
Erik Luchtenburg: “En een goede focus is belangrijk. Je kunt niet overal goed in zijn. Wij willen heel erg goed zijn in informatie-, crisis- en netwerkmanagement. Dat betekent ook dat wij als veiligheidsregio geen specialisten op het terrein van water of cyber in dienst nemen. Daardoor maken we gebruik van het netwerkmanagement.”
Waar zijn jullie het meest trots op?
“Dat we er steeds beter in slagen om aan de voorkant van de crisis te komen. Onze visie is: een crisis voorkomen, als dat niet lukt zo vroeg mogelijk voorzien en als dat niet lukt de effecten minimaliseren. Door deze aanpak waren we nu beter voorbereid op de crises van de afgelopen tijd zoals de boerenprotesten, de storm Eunice en de ongeregeldheden rondom de jaarwisseling.
En we nemen de crisis niet van anderen over. Openbare orde & veiligheid blijft bijvoorbeeld een verantwoordelijkheid van de gemeente. Daar gaan wij ons niet in mengen. Maar we kunnen onze partners wel van de juiste informatie voorzien, hebben het netwerk in beeld en kunnen die in het crisisteam koppelen. Door de verbetering van onze analysetools kunnen we een crisis voor burgemeesters voor burgemeesters strategisch duiden. Daar worden we steeds beter en sneller in en daar zit de winst.”