Oefenen met VR-brillen: ‘We kunnen nu realistisch oefenen op afstand’

Voor Liander is het vaak moeilijk om te oefenen met mensen die op andere locaties werken. Daarom ontwikkelden Good Work en Liander de afgelopen maanden samen een training met VR-brillen. “Dit is echt een uitkomst voor ons”, zegt crisismanager Wesley Putker. “Hiermee kunnen mensen op verschillende locaties realistisch met elkaar oefenen.” Liander wil deze methodiek nu ook gaan inzetten voor andere crisistrainingen en -oefeningen.

Hoe zou het zijn om met een VR-bril te oefenen? Om dit zelf een keer te ervaren draai ik mee met een oefening voor Incident Coördinatoren Netbeheer van Liander. De coördinatoren oefenen in tweetallen en de middag begint met een korte briefing. “Wat willen jullie vandaag leren?” willen de trainers van Good Work weten. “Voor mij is het vooral een opfriscursus”, zegt de een. “Ik heb eerder met zo’n oefening meegedaan en ik vind het belangrijk om weer te herhalen hoe de lijntjes lopen tijdens een crisis.” Hij heeft ook een aantal concrete leerdoelen. “Ik wil erop letten dat ik niet teveel naar me toetrek, dat ik geen aannames doe en dat ik geen dingen toezeg die ik niet kan waarmaken.” De andere deelnemer gaat de oefening wat meer onbevangen in. “Ik vind het gewoon goed om te oefenen en feedback te krijgen”, zegt hij. “Tijdens de vorige oefening merkte ik dat het belangrijk is om eerst het beeld compleet te krijgen, voordat je het motorkap-overleg in gaat. Daar wil ik nu op letten.”

Scenario
Na een uitgebreide uitleg, gaan de VR-brillen op. De deelnemers landen meteen in het incident en staan in een afgezet gebied. De een oefent en de ander kijkt als schaduw mee. Ze zien dat een onderstation in brand staat. De brandweer is ter plaatse, maar kan nog niets doen. Ze moeten wachten tot zij zeker weten dat de spanning eraf is gehaald. Achter verschillende afzettingen staan ambulances en begint de pers zich te verzamelen.

De deelnemer spreekt als eerste zijn Liander-collega aan, die bij een Liander-busje staat. Misschien kan hij wat meer informatie geven. “Ik weet ook niet wat er aan de hand is, want ik ben hier ook nog maar net”, zegt hij. “Onze eerste prioriteit is om de stroom eraf te halen, zodat de brandweer een veilig werkgebied heeft.”

Motorkap-overleg
De deelnemer wil misschien nog wel meer informatie verzamelen, maar hij wordt al aan zijn jasje getrokken door de OvD Brandweer voor een eerste motorkap-overleg. De OvD’s delen in een snel tempo hun informatie. De OvD-G zegt dat er opgeschaald is naar code 10. Dit betekent dat er 10 ambulances opgeroepen zijn en een Mobiel Medisch Team (MMT helikopter). De politie is met 10 eenheden ter plaatse voor de verkeerscirculatie in het brongebied en de brandweer wil graag weten wanneer zij kunnen gaan blussen. Al deze functionarissen worden op afstand gespeeld door een trainer met kennis over de multidisciplinaire processen. De OvD’s kijken verwachtingsvol naar de Incident Coördinator Netbeheer van Liander. Maar die kan nog niets zeggen. “We zijn bezig om de stroom er vanaf te halen. Ik kan geen tijdbestek geven over hoe lang dat nog gaat duren.”

Dan gaan de brillen af. De deelnemers in een eerdere sessie hebben namelijk aangegeven dat zij het prettig vinden om zonder bril informatie op te halen uit hun eigen organisatie. Zo kunnen ze hun eigen systemen raadplegen, aantekeningen maken en stroomschema’s opzoeken. Met deze informatie gaan ze straks – met de VR-bril op – het eerste CoPI-overleg in.

Technische ontwikkeling
Terwijl de deelnemers informatie aan het verzamelen zijn, spreek ik kort met Joeri van Herpen van Good Work die medeverantwoordelijk is voor de technische ontwikkeling. Hij vertelt dat het voor hem belangrijk is dat de deelnemers met de VR-bril zo’n realistisch mogelijk beeld krijgen van de werkelijkheid. “Daarin leggen we de lat voor onszelf hoog”, zegt hij. “Straks in het CoPI zul je zien dat alle rollen aanwezig zijn, het LCMS staat op een scherm geprojecteerd, mensen kunnen schrijven op het whiteboard, enzovoorts. Al die elementen bij elkaar zorgen ervoor dat het voelt als een echt CoPI-overleg.”

Hij loopt vandaag de hele dag met een notitieboekje rond. “Het is belangrijk om tijdens zo’n oefening continu te kijken wat we nog meer kunnen verbeteren”, zegt hij. “In de ochtendsessie gaven de deelnemers bijvoorbeeld aan dat ze graag hun eigen aantekeningen raadplegen tijdens het CoPI-overleg. Het is technisch niet moeilijk om dat in te bouwen. De trainers en tegenspelers raadplegen tijdens de oefening ook hun aantekeningen. Dus we gaan ervoor zorgen dat dat tijdens de volgende oefening kan.”

CoPI-overleg
Terug naar de oefening. De Incident Coördinator Netbeheer (ICN) van Liander heeft inmiddels informatie opgehaald uit zijn eigen organisatie. Ook hebben de deelnemers van rol gewisseld. De deelnemer die net het motorkapoverleg heeft gedaan, gaat nu schaduwen. De ander gaat nu het CoPI-overleg in. Zo krijgen zij beiden de beleving mee.

De deelnemers landen weer in het scenario en de ICN van Liander loopt direct de CoPI-bak in. Hij spreekt de OvD-B aan. “De spanning is eraf, dus jullie kunnen beginnen met blussen”, zegt hij. De OvD-B haast zich naar buiten om zijn collega’s te informeren. De leider CoPI ziet dit gebeuren. “We wachten wel even met het CoPI-overleg tot we weer compleet zijn”, zegt hij.

Verschillende rollen
In de CoPI-bak staan veel verschillende functionarissen bij elkaar, zoals de OvD-P, de OvD-G, OvD-BZ, de leider CoPI en de informatiemanager. Zij worden op de achtergrond door drie trainingsacteurs gespeeld, die meerdere rollen voor hun rekening nemen. Alle functionarissen kijken naar een groot scherm waarop LCMS geprojecteerd is.

De OvD-B loopt weer naar binnen en de leider CoPI begint met het overleg. De informatiemanager schetst het beeld en vervolgens komen de functionarissen met aanvullingen. “Wij willen straks forensisch onderzoek doen, omdat er mogelijk sprake is van een strafbaar feit”, zegt de OvD-P. “We willen graag weten hoe lang de bewoners nog zonder stroom zitten, zodat we hen van de juiste informatie kunnen voorzien”, zegt de OvD-BZ.

In het eerste CoPI-overleg ligt de nadruk op de acute situatie. In het tweede CoPI-overleg wil de leider CoPI ook aan scenario-denken gaan doen. “Hoe snel gaat het licht weer branden bij de mensen thuis?” vraagt hij. De ICN heeft een kaart uit zijn eigen systeem gehaald dat nu op het beeldscherm geprojecteerd wordt. Aan de hand hiervan kan hij laten zien welke huishoudens nu nog geen stroom hebben. “We moeten eerst wachten tot iedereen van het terrein af is”, zegt hij. “Pas daarna weten we hoe groot de schade is. In het best case-scenario is alles vervolgens binnen een uur opgelost. In het worst case-scenario is de schade groot en duurt het langer dan 4 uur voordat we weer terug kunnen schakelen.” In zijn totaliteit spelen de deelnemers een klein uur een scenario in Virtual Reality, waarin er verschillende multidisciplinaire processen geoefend worden. Daarna zegt de leider CoPI ‘einde oefening’ en gaan de brillen af.

Liander
Tijdens de oefening spreek ik ook met crisismanager Wesley Putker. Hij vertelt dat hij blij is met de manier waarop trainen en oefenen met VR zich de afgelopen jaren ontwikkeld heeft. “We hebben hier een half jaar geleden een pilot mee gedraaid”, vertelt hij. “Toen zaten er nog verschillende kinderziektes in. Je kon bijvoorbeeld door de vloer van het CoPI heen vallen. Dat leidt af en daardoor oefenen mensen minder goed. Dat soort fouten zijn er nu grotendeels uit, waardoor de deelnemers met de VR-bril op een vrij realistisch beeld krijgen van de werkelijkheid.”

Hij vertelt dat hij deze techniek graag voor meer trainingen wil gaan inzetten. “Het grote voordeel is dat we hiermee niet meer aan een locatie gebonden zijn”, vertelt hij. “We hebben een kantoor in Arnhem en in Haarlem. In de praktijk is het vaak moeilijk om mensen voor een oefening bij elkaar te brengen op één locatie. Met deze techniek kunnen mensen met de VR-bril inloggen in de omgeving en meedoen, ongeacht waar ze zich bevinden.” Ook ziet hij het als voordeel dat één tegenspeler 5 of 6 rollen tegelijk kan spelen. Met een simpele druk op een knop kruipt de trainer in de huid van een andere functionaris. “In het spel zie je telkens een andere functionaris praten. Daardoor lijkt het alsof je met verschillende mensen in gesprek bent.”

Ondanks de voordelen, verwacht Wesley niet dat VR de fysieke oefeningen helemaal zal vervangen. “Ik zie het als een aanvulling. Met VR kunnen we gedurende het jaar gemakkelijk oefenen, zodat we mensen een goede basis geven. Als we daarnaast bijvoorbeeld 1 keer per jaar een fysieke oefening doen, zijn ze daarbij al beter voorbereid en kunnen we daar meer leerresultaat uithalen.”

Doorontwikkeling
Ook Dennis van Heerden, eigenaar van Good Work, is blij met de manier waarop deze trainingsmethode zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. “We zijn al sinds 2016 met deze techniek bezig”, vertelt hij. “Toen stond het nog echt in de kinderschoenen. Dat was de tijd dat mensen hun telefoon in een VR-bril deden en achtbaan-filmpjes gingen kijken. Wij gebruikten de VR-brillen toen om mensen aan het begin van een training een gevoel te geven bij het scenario. Maar de interactie ontbrak.”

In de jaren daarna heeft Good Work samen met een andere partij in VR geïnvesteerd. “Maar we merkten dat het lastig was om de techniek naar de markt te brengen, zoals wij dat graag zouden willen. In 2022 is daar een omslag in gekomen. We hebben toen zelf ontwikkelaars in dienst genomen en zijn zelf samen met onze klanten doorgegaan met de ontwikkeling van VR. Dat is een goede stap geweest, want wij hebben zelf veel kennis in huis over crisismanagement-oefeningen en -trainingen. Dus de oefeningen en trainingen die we nu in VR ontwikkelen sluiten veel beter aan op de praktijk. We hebben al mono-oefeningen ontwikkeld, waarbij een deelnemer zelf een scenario oefent. We lanceren nu ook een multi-oefening, waarbij deelnemers met meerdere tegenspelers oefenen. Dit is de oplossing waar de coördinatoren van Liander vandaag mee oefenen.”

Dennis wil ook de komende jaren de wereld van OTO verder verrijken met dit leermiddel. “We zien dit niet als een vervanger voor praktisch oefenen, maar als oplossing om het verschil tussen vraag en aanbod te verkleinen, en multidisciplinaire rollen vakbekwaam te laten worden en houden. We willen bijvoorbeeld AI gaan inzetten bij multidisciplinaire rollen. Zo wordt de oefenomgeving oneindig.”

Deelnemers
Na de oefening praat ik nog na met de deelnemers. Zij hebben zeker dingen geleerd tijdens deze oefening. “Ik moet meer doorvragen in mijn eigen organisatie, zodat ik met een beter beeld de CoPI-bak inga”, zegt de een. “Ik moet meer de regie pakken”, zegt de ander. De trainer brengt daar nog wel een nuance op aan. “Tijdens een crisis weet je niet altijd alles. Ik vond het goed dat je in het CoPI-overleg aangaf dat je bepaalde informatie nog niet had. Je liet je niet verleiden om dingen te zeggen die je nog niet zeker wist.” Maar de deelnemers hebben bovenal een goed beeld gekregen van de processen en de dynamiek tijdens een crisis. Ze weten wat ze kunnen verwachten als het een keer echt gebeurt.