KCR2: ‘We brengen alle relevante informatie samen’

Informatiemanagement is cruciaal bij het managen van een crisis. Maar hoe breng je alle relevante informatie van de veiligheidsregio’s en het rijk samen? Een interview met Steven van de Looij en Willem van Santen, die namens de veiligheidsregio’s de kar trekken van het onderdeel informatiemanagement van het Knooppunt Coördinatie Regio’s – Rijk (KCR2).

Verschillende veiligheidsregio’s hebben de afgelopen jaren gewerkt aan informatiemanagement en aan informatiegestuurde veiligheid. De coronacrisis heeft de noodzaak versterkt om informatie vanuit de regio’s en het rijk bij elkaar te brengen. Daarom hebben verschillende partijen besloten om het Knooppunt Coördinatie Regio’s – Rijk (KCR2) op te zetten.

KCR2 bestaat uit twee delen. Aan de ene kant gaan de ministeries en andere landelijke organisaties meer informatie delen. Aan de andere kant geldt dit ook voor de 25 veiligheidsregio’s. Al deze informatie komt in het Knooppunt Coördinatie Regio’s – Rijk samen, zodat er een goed landelijk beeld ontstaat. Steven van de Looij en Willem van Santen zijn de kartrekkers aan de zijde van de veiligheidsregio’s. In een interview leggen zij uit hoe zij de komende jaren partijen, werkwijzen en informatiestromen samen gaan brengen.

KCR2 klinkt als een zeer ambitieus project. Hoe willen jullie dit aanpakken?
“Dit is te groot en ingewikkeld om achter een bureau te bedenken. Daarom hebben we besloten om het knooppunt samen met de veiligheidsregio’s te ontwikkelen. Zo ontdekken we samen hoe we op een goede manier informatie met elkaar kunnen delen, om welke informatie het gaat en hoe we dit het beste kunnen organiseren.

Elke veiligheidsregio maakt daarin zijn eigen ontwikkelproces door en we leren van elkaar. Zo komen we steeds dichter naar elkaar toe.”

Wat is het belangrijkste kenmerk van deze samenwerking?
“Dat er geen strakke hiërarchie is. De kernwoorden zijn: ‘samenwerken’, ‘leren’, ‘coalities vormen’ en ‘ontwikkelen’. Dus iedereen kan met best practices komen. Zo bouwen we dit samen op.”

Hoe gaat dit praktisch in zijn werk?
“We hebben allereerst op 25 januari een startbijeenkomst gehouden. Alle 25 veiligheidsregio’s waren daarin vertegenwoordigd. We hebben toen geïnventariseerd wat de verschillende veiligheidsregio’s al doen.

We merkten dat de deelnemers van de veiligheidsregio’s het ook interessant vonden om van elkaar te horen waar zij mee bezig zijn. We waren aangenaam verrast over de energie en de betrokkenheid van de mensen. Sommige veiligheidsregio’s waren al verder dan we gedacht hadden.

We hebben nu afgesproken dat we elk kwartaal een tweedaagse bijeenkomst gaan houden. Dit worden bijeenkomsten waarin we van elkaar leren en waarin we afspraken maken over de acties die we de komende maanden samen oppakken. Dat mogen grote of kleine acties zijn. De acties mogen ook per regio verschillend zijn. Misschien willen de veiligheidsregio’s in Limburg bijvoorbeeld iets doen met hoogwater. In andere regio’s zijn andere thema’s belangrijker.”

Uiteindelijk willen jullie een knooppunt bouwen waarin iedereen met elkaar informatie deelt. Hoe wil je dat realiseren?
“Dat willen we gaan doen door heel praktisch te werk te gaan, en zoveel mogelijk aan te sluiten bij de actualiteit. We hebben al een eerste experiment gehouden met de jaarwisseling. Met verschillende veiligheidsregio’s hebben we geprobeerd om tot één gezamenlijk beeld te komen. Daarmee hebben we al enkele eerste ervaringen opgedaan.

Tijdens de volgende leerarena willen we de situatie in Oekraïne als uitgangspunt nemen. Samen met de deelnemers besteden we nu aandacht aan informatie en informatiedeling die betrekking heeft op bijvoorbeeld de opvang van vluchtelingen en de initiatieven in de samenleving.”

Hoe verliep dat eerste experiment rondom de jaarwisseling?
“We liepen tegen enkele technische problemen aan. Mensen konden niet inloggen of hadden geen licentie. Ook inhoudelijk liepen we tegen dingen aan. We merkten dat we niet de juiste informatie deelden.”

Kun je een voorbeeld noemen van informatie die je tijdens zo’n evenement met elkaar deelt?
“In de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland hebben we een veiligheidsbeeld gemaakt over het aantal meldingen van vuurwerkoverlast. Het is nuttig om die informatie inzichtelijk te maken, want op basis daarvan kun je bijvoorbeeld besluiten dat de BOA’s in een bepaald gebied extra toezicht gaan houden, of dat je preventief brandbare zaken opruimt. Ook bovenregionaal is het nuttig om die informatie te delen. Als het in een bepaalde regio veel drukker is dan in andere gebieden, kun je elkaar helpen.

En het mooie van informatiemanagement is dat je nooit op nul begint. Je kunt het aantal meldingen van dit jaar vergelijken met het aantal van de voorgaande jaren. Zo weet je of het drukker of minder druk is dan gemiddeld. En je kunt de gegevens bijvoorbeeld ook koppelen aan het weer. Zo weet je hoeveel extra meldingen je krijgt bij goed weer. Je kunt dan op basis van de weersvoorspellingen gaan inschatten hoe druk of rustig een jaarwisseling zal zijn.

Dat soort veiligheidsbeelden kun je ook bovenregionaal met elkaar gaan delen, zodat er snel één actueel beeld ontstaat waar bestuurders op kunnen sturen.”

Welke inhoudelijke verbeterpunten leverde dit eerste experiment op?
“We zijn onder andere tot de conclusie gekomen dat het belangrijk is om goed af te stemmen welke informatie interessant is voor anderen. En dat kan per regio verschillen. In Amsterdam is het bijvoorbeeld niet uitzonderlijk dat er tijdens de jaarwisseling een bushokje in vlammen opgaat. In een rustig dorp is dit wel een groot incident, omdat dit misschien het enige bushokje is en omdat dit wijst op grote ongeregeldheden. Dus een verbrand bushokje in een dorp is een groter incident dan een bushokje in de stad.”

Hoe zorg je ervoor dat die incidenten de juiste duiding krijgen?
“Door met kleurcodes te gaan werken. In het veiligheidsbeeld, dat de veiligheidsregio Amsterdam Amstelland heeft overgenomen van de zes zuidelijke veiligheidsregio’s, heeft elk onderwerp een tegel. De veiligheidsregio’s bepalen zelf welke kleur zij de tegels in hun regio geven, bijvoorbeeld groen, geel of rood. Bij een rustige jaarwisseling kan de landelijke tegel vuurwerkincidenten groen zijn. Maar als je dieper inzoomt, zie je bijvoorbeeld dat de regio’s Drenthe en Amsterdam op oranje staan.

Dit inzicht is belangrijk als je bijvoorbeeld schaarste moet verdelen. Bij een tekort aan brandweerauto’s of IC-bedden, wil je weten waar de nood het hoogst is.

Om een goed landelijk beeld te krijgen, is het belangrijk dat alle regio’s dezelfde taal gaan spreken, zodat de opgetelde veiligheidsbeelden een goed inzichtelijk beeld gaan geven van het geheel.”

En wie gaat dit knooppunt en deze informatie beheren?
“Dat is een vraag die we later gaan beantwoorden. De kern van KCR2 is juist dat het een knooppunt wordt dat van ons allemaal is. Daarom is het belangrijk dat we het eerst samen gaan bouwen. Dan kijken we daarna welke partij het meest geschikt is voor het beheer van het knooppunt. Dat zou bijvoorbeeld het LOCC of het NIPV kunnen zijn.”

In welke stappen wil je dat KCR2 de komende jaren groeit?
“We hopen dat KCR2 op 3 niveaus groeit. Het eerste niveau is de samenwerking onderling op bepaalde thema’s. Het delen van informatie over het water in Limburg en Noord-Brabant kan daar een voorbeeld van zijn.

Het tweede niveau is het delen van informatie met alle veiligheidsregio’s tegelijk. We hebben daar al een eerste experiment mee gedaan met de jaarwisseling. We willen dit ook met Koningsdag gaan doen. Het voordeel van een landelijk evenement is dat dit een ‘crisis’ is die je vooraf ziet aankomen, en waar je je op kunt voorbereiden. Zo willen we steeds beter leren hoe we ook op landelijk niveau snel en interactief informatie op elkaar af kunnen stemmen. Het laatste niveau is het uniformiseren van de afspraken zodat je per regio en per thema precies weet wanneer het bijvoorbeeld code groen, oranje of rood is.

En het mooie is dat we niet op nul hoeven te beginnen. Op meerdere niveaus zijn er al initiatieven die hun succes hebben bewezen. Het wordt de kunst om dat bij elkaar te brengen en te smeden tot één geheel.”

Hoe maken jullie vervolgens de verbinding met het rijk?
“We hebben afgesproken dat wij de afstemming doen met de veiligheidsregio’s. Een ander programmateam is verantwoordelijk voor de afstemming binnen het rijk. Met clusters en coalities gaan we kijken hoe we op bepaalde thema’s steeds beter samen kunnen gaan werken. Daarbij wordt het de uitdaging om er genoeg partijen bij te betrekken om de voortgang erin te houden. Maar we moeten er ook weer niet te veel partijen bij betrekken, omdat we er anders niet uitkomen. Zo gaan we het stap voor stap opbouwen.”

Wat hopen jullie dat KCR2 uiteindelijk gaat opleveren? Wat is de stip op de horizon?
“Informatiemanagement helpt in de eerste plaats bij de crisisbeheersing. Maar er is meer. Door informatie continu te monitoren, krijgen we ook een beter beeld van de kwetsbaarheden en bedreigingen die tot een crisis leiden. Zo zijn we steeds beter in staat om maatregelen te nemen, waarmee we een crisis kunnen voorkomen. En mocht het tot een crisis komen, dan weten we eerder en beter wat er op ons af komt. Daardoor kunnen we ons beter voorbereiden.

Bovendien hopen we dat we nu een ontwikkelproces in gang zetten dat daarna vanzelf doorgaat. Dat komt omdat we het nu samen opbouwen. Als mensen zien welke voordelen het heeft, dan hopen we dat ze het ook zelf in stand gaan houden en doorontwikkelen.”

En hoe snel verwacht je dat KCR2 zich ontwikkelt? Wanneer is het knooppunt ‘af’?
“We hebben bij andere projecten gezien dat je in 2 jaar veel kunt bereiken. We hebben veel tijd gestoken in de voorbereiding. Nu alle veiligheidsregio’s er tegelijk mee aan de slag gaan, kan het exponentieel gaan groeien. Daarom verwachten we dat we over 3 jaar verder zijn, dan dat we ons nu nog kunnen voorstellen.”