Informatiemanagement (MIC): ‘De juiste info bij de juiste persoon’

Hoe zorg je ervoor dat hulpverleners bij een incident altijd over de juiste informatie beschikken? Om dit te realiseren wordt er in Rotterdam een Multi Intelligence Center (MIC) opgezet. ‘We gaan ervoor zorgen dat de juiste functionaris, op het juiste moment, op de juiste manier, over de juiste informatie beschikt’, aldus de projectleider Henry Oudshoorn.

Het idee voor het MIC ontstond in 2019. “De politie werkt al sinds 2014 met een vergelijkbare oplossing”, vertelt Henry. “Als er een melding binnenkomt, gaan de informatiemanagers daar meteen mee aan de slag. Ze kijken welke relevante informatie ze aan de melding kunnen toevoegen, zodat de mensen op straat goed geïnformeerd zijn. Bij een burenruzie is het bijvoorbeeld interessant om te weten of er eerder geweld is gebruikt. Een openstaande parkeerboete is dán niet interessant. Ze voegen alleen de relevante informatie toe aan de melding, zodat de agenten op straat weten waar ze rekening mee kunnen houden bij hun optreden.”

“We vinden dit een mooie oplossing en daarom wilden we dit ook graag opzetten voor de andere hulpdiensten”, vertelt Henry Oudshoorn, projectleider MIC. “Want ook als je naar een brand toe rijdt, is het fijn om relevante informatie te ontvangen. Bijvoorbeeld: hoe oud is het pand dat in brand staat? Welke gebruikersfunctie heeft het? En hoeveel mensen staan er ingeschreven? Toen we hier beter over nadachten, realiseerden we ons dat het niet verstandig is om hier een apart systeem voor op te zetten. Het is beter en efficiënter om dat samen met andere organisaties te doen, zoals de politie, de ambulancedienst, de waterschappen, het havenbedrijf en de gemeente. Zo is het idee ontstaan van een Multi Intelligence Center (MIC), waarin straks het informatiemanagement van al die partners bij elkaar komt.”

Dat klinkt behoorlijk ambitieus. Wat vonden de andere organisaties van dit idee?
“We zijn met onze crisispartners gaan praten en zij reageerden meteen erg enthousiast. Veel mensen hadden echt het gevoel van: dít moeten we gaan doen. We hebben toen besloten om het MIC met drie organisaties op te zetten, namelijk: de veiligheidsregio Rotterdam – Rijnmond, de veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en de gezamenlijke brandweer. Vanuit die basis kunnen we het later verder uitbouwen.”

Hoe zijn jullie vervolgens van start gegaan?
“We hebben het project opgedeeld in verschillende fases. Fase 1 is het geautomatiseerde deel, een actueel omgevingsbeeld met notificaties. We hebben de toekomstige gebruikers gevraagd wanneer ze gealarmeerd of geïnformeerd willen worden. Een functionaris van het waterschap wil bijvoorbeeld vroegtijdig een seintje krijgen als de waterstand boven een bepaalde grenswaarde dreigt te komen. Een ambulancedienst wil misschien gewaarschuwd worden als zijn gebied niet meer afgedekt is met ambulances. Zo konden we wel duizend situaties bedenken waarin een functionaris een melding zou willen ontvangen.

Op basis van die gegevens hebben we inmiddels al zo’n 50 gebruikersgroepen gedefinieerd. Vervolgens hebben we een systeem gebouwd waarin we al die data automatisch monitoren. De functionarissen krijgen een melding als er een grenswaarde overstreden wordt. Ze bepalen zelf hoe zij die melding krijgen, bijvoorbeeld op hun telefoon, hun pieper of op een dashboard. Dit systeem zit nu in de testfase.”

Wat is fase 2?
“Fase 2 gaat over het samensmelten van de informatiestromen van de verschillende organisaties. Dat betekent dat de informatiemanagers bij een incident in hun eigen organisatie op zoek gaan naar relevante informatie die ze aan de melding toe kunnen voegen. Bij een incident worden er bijvoorbeeld door verschillende organisaties camerabeelden gemaakt. De informatiemanagers selecteren en delen daarvan alleen de beelden die voor dit incident relevant zijn. Dat wordt niet volledig geautomatiseerd. Dat blijft mensenwerk en de échte vakkennis blijft nodig voor het goed duiden van de informatie.”

Hoe hebben jullie dit aangepakt?
“We hebben allereerst KPMG gevraagd om de huidige informatiestromen in kaart te brengen. Bovendien hebben we hen gevraagd hoe we deze informatiestromen idealiter het beste kunnen inrichten. Door de jaren heen zijn er namelijk veel verschillende structuren en systemen ontstaan. Daardoor is de informatie nu erg versnipperd. De komst van het MIC is een mooi moment om hier blanco opnieuw naar te kijken en een rigoureuze verbeterslag te maken.

Vervolgens zijn we het gesprek aangegaan met alle afdelingen van onze opdrachtgevers. We hebben hen gevraagd welke informatie ze aan MIC zouden kunnen leveren, welke informatiebehoefte ze hebben, wat MIC voor hen zou kunnen betekenen en welke taken zij zelf zouden kunnen uitvoeren binnen MIC.”

Hoe gingen die gesprekken?
“Goed. De ene afdeling heeft van nature meer met informatiemanagement dan de andere. Toch zijn we met alle afdelingen het gesprek aan gegaan. Al pratende merkten we dat bijvoorbeeld ook een afdeling HR of vakbekwaamheid wel degelijk waardevolle informatie kan toevoegen aan bepaalde situaties.

Ook leverde dit gesprekken op waarin we gekeken hebben hoe we bepaalde informatie het beste digitaal kunnen ontsluiten. Bij een grote brand is het bijvoorbeeld interessant om te weten hoe een gebouw technisch in elkaar zit. Brandpreventisten hebben daar kennis over en kunnen daar tekeningen voor aanleveren. Hoe zorg je ervoor dat je die tekeningen ook ’s nachts kunt inzien? Dat kan door ze digitaal beschikbaar te stellen.”

Wat is fase 3?
“Dat is de fase waarin we een controleroom gaan inrichten waar informatiemanagers gaan werken. Dit zijn de informatiemanagers van de verschillende diensten, bijvoorbeeld van de politie, de brandweer, de ambulancedienst, de omgevingsdienst, de havendienst en Rijkswaterstaat. Zij hebben namelijk het mandaat om hun eigen systemen te doorzoeken en relevante informatie te delen. Als team kunnen zij elke melding van de juiste informatie voorzien.”

Dat lijkt me erg arbeidsintensief. Zijn daar voldoende mensen voor beschikbaar?
“Dat lijkt inderdaad veel. Maar al die organisaties hebben nu ook mensen in dienst die zich met informatiemanagement bezig houden. Binnen MIC kunnen zij efficiënter met elkaar samenwerken. Het doel is om met zoveel mogelijk bestaande middelen veel meer te bereiken.”

En wat is de eindfase?
“Dat is de fase waarin we het MIC beschikbaar willen hebben voor heel Nederland. We verwachten dat je met één MIC een groot gebied kunt bedienen van zo’n 4 tot 6 veiligheidsregio’s. Dat betekent dat je zo’n 4 tot 6 MIC’s nodig hebt om heel Nederland te bedienen.”

Er zijn in Nederland meer initiatieven op het gebied van informatiemanagement. Hoe verhouden die zich tot het MIC?
“Er zijn in Nederland inderdaad ruim 40 initiatieven op het gebied van informatiemanagement. We willen geen dingen dubbel doen. Daarom zoeken we zo veel mogelijk de samenwerking met hen op. Een voorbeeld van zo’n initiatief is KCR2. Dit is een samenwerkingsverband waarbinnen de veiligheidsregio’s en het Rijk informatie met elkaar delen. We zorgen voor een goede afstemming met KCR2 zodat we bijvoorbeeld dezelfde bronnen en dezelfde definities gaan gebruiken. We hopen op elkaar te kunnen aansluiten en elkaar daardoor te versterken.

Een ander voorbeeld is de Virtuele Assistent. Dit is een initiatief waarbij enkele veiligheidsregio’s tijdens GRIP-opschalingen slimmer informatie gebruiken en met elkaar uitwisselen. Zij richten zich wat meer op crises, wij richten ons wat meer op incidenten. Dus daarin kunnen we elkaar aanvullen en samenwerken.”

Wat is de planning voor de komende jaren?
“We zitten net in fase 2. We willen in 2022 de eerste pilots gaan draaien richting de nieuwe organisatievorm. In 2023 willen we open gaan. Ik verwacht dat dat met een groeimodel gaat. We willen gewoon beginnen en laten zien dat het werkt. Misschien zijn we in het begin bijvoorbeeld alleen tijdens kantooruren open, en bereiden we dat daarna ook uit naar de avonden, de nachten en de weekenden. Het belangrijkste is dat mensen dan gaan ervaren wat de meerwaarde is. Uiteindelijk hopen we dat MIC niet meer weg te denken is en dat organisaties niet meer zonder zouden willen.”