Hoe voorkom je de diefstal van medicijnen?

De werkdruk in de zorg is hoog, zeker op dit moment. Dat maakt het extra eenvoudig om medicijnen achterover te drukken. Hoe voorkom je dat dit gebeurt, zonder dat je zorgmedewerkers opzadelt met ingewikkelde en omslachtige procedures?

Natuurlijk, elke zorginstelling heeft procedures om de misbruik van medicijnen te voorkomen. Opiaten en andere medicijnen liggen bijvoorbeeld achter slot en grendel. Alles is geteld en in veel gevallen geldt er een 4-ogenprincipe. Dit betekent dat een collega altijd moet tekenen bij de uitgifte van medicijnen.

Olifantenpaadjes
Maar hoe drukker het wordt, hoe meer olifantenpaadjes er ontstaan. De sleutel komt bijvoorbeeld op een centrale plek te hangen waar iedereen bij kan. En als het echt heel druk is, is een collega misschien wel bereid om blind enkele paraafjes te zetten. Wat doe je vervolgens als je – als zorgverlener – ziet dat de aantallen niet meer kloppen? Bespreek je dat met elkaar? Of ga je door omdat de volgende cliënt om je hulp vraagt?

Dit is het moment waarop het vaak fout gaat. “Als de procedures niet op orde zijn, is het verleidelijker om een keer enkele medicijnen mee naar huis te nemen”, zegt Ron Nieuwendijk, senior consultant fraude en integriteit bij Hoffmann. “En als dat niet wordt opgemerkt, wordt het gemakkelijker om het vaker te doen.”

Prisma-onderzoek
Nu de werkdruk in de zorg hoog is, ziet Ron dat daardoor ook de diefstal van medicijnen toeneemt. Als dit vervolgens aan het licht komt, wordt Hoffmann veelal ingeschakeld om een dadergericht onderzoek te doen.

"Maar het is verstandiger om stappen te zetten voordat het mis gaat”, zegt Ron. “Een Prisma-onderzoek is daarbij een goede methode.” Bij een Prisma-onderzoek wordt er niet gezocht naar een dader, maar wordt de oorzaak van het incident achterhaald of wordt beoordeeld of de procedures nog optimaal zijn. Ron: “In veel gevallen zien we dan dat de procedures op papier nog wel kloppen, maar ze niet meer aansluiten op de praktijk. Zorgverleners vertellen ons bijvoorbeeld dat het – in de hectiek van alle dag – helemaal niet haalbaar is om een ruimte keer op keer op slot te doen of om telkens een paraafje te vragen.”

De gedragswetenschappers van Hoffmann kunnen vervolgens samen met de medewerkers procedures opstellen die wel werkbaar en controleerbaar zijn. “Dat is altijd maatwerk”, vertelt Ron. “Want de situatie is per locatie anders. En we doen dit altijd sámen met de zorgverleners. Dat zorgt niet alleen voor draagvlak voor de procedures. We merken ook dat je, door met elkaar in gesprek te gaan, tot de beste ideeën komt.”

Leed voorkomen
Hoffmann heeft tijdens de coronacrisis al verschillende zorginstellingen geholpen om tot betere procedures te komen. Toch ziet Ron nog wel iets dat verbeterd kan worden. “Nu worden we vaak na een incident ingeschakeld”, zegt hij. “Maar dan is het kwaad al geschied. En bij de diefstal van medicijnen heb je eigenlijk alleen maar verliezers. Het zorgt niet alleen voor onrust in het team. Ook de medewerker die de medicijnen gestolen heeft, is vaak een slachtoffer. Hij of zij heeft dit vaak niet voor niets gedaan. Daarom is het beter om preventief maatregelen te nemen en ervoor te zorgen dat de procedures passen bij de werkdruk van dit moment. Zo kun je de diefstal en daarmee ook het leed in veel gevallen voor zijn.”