Defensie: ‘We schaalden razendsnel op van 20 naar 140 mensen’

Defensie ondersteunde de Nederlandse samenleving tijdens de coronacrisis. Hoe was het om te werken in het centrum waar dit gecoördineerd werd? Majoor Derk Eimers vertelt zijn verhaal.

“Het was een bijzondere periode”, vertelt majoor Derk Eimers. Hij was Public Affairs Officer (PAO) bij het Territoriaal Operatiecentrum (TOC) tijdens de crisis. Van hieruit werd de inzet van Defensie gecoördineerd. “Naast de 24/7 paraatheid met dienstploegen in de Operation Room groeide onze medische sectie uit tot een organisatie binnen een organisatie. We kregen bezoek van prominente gasten, zoals de koning, onze bewindsvrouwen, veel militaire commandanten en bijvoorbeeld crisisdeskundige Beatrice de Graaf. En we werden overspoeld met persaanvragen. Daar kwam natuurlijk de interne communicatie nog bij. Qua communicatie was het dus veel. Maar het was ook mooi dat ik in deze periode een bijdrage mocht leveren.”

Je werkte op het Territoriaal Operatiecentrum. Wat doet het TOC normaal gesproken?
“Het TOC coördineert de militaire inzet op Nederlands grondgebied en is bedoeld om de civiel-militaire samenwerking te optimaliseren en in te spelen op dreigingen, crisissituaties en grote incidenten. Toen de coronacrisis uitbrak waren we nog volop in oprichting.

We waren ons aan het voorbereiden op onze eerste grote opdracht; de doorvoer-operatie ‘Defender 2020’. De Verenigde Staten houden geregeld oefeningen in Oost-Europa en zij wilden hun mensen en materieel via de haven van Vlissingen naar Duitsland transporteren.”

Vervolgens kwam de coronacrisis. Waren jullie daar goed op voorbereid?
“Zoals gezegd waren we nog met de opbouw en inrichting bezig. Veel functies waren nog niet ingevuld. Zelf ben ik ook interim-communicatieadviseur in het TOC. Gelukkig zijn we als militaire organisatie opgevoed en opgeleid om snel op te schalen als dat nodig is. En dat is ook gebeurd. In februari werkten we nog met twintig mensen. Dit hebben we binnen twee weken opgeschaald naar 140.”

Wat was jouw taak?
“Ik was een manusje van alles op het gebied van communicatie. In de eerste plaats draaide ik mee in de staf. Denk hierbij aan het bijwonen van overlegmomenten. Vervolgens hield ik me bezig met de uitwerking of aansturing van besluiten en opdrachten. Verder was ik verantwoordelijk voor werkzaamheden zoals het ontvangen van journalisten en andere gasten. Ook heeft het TOC alle feiten en cijfers over de Defensie-inzet. Als er behoefte was aan dergelijke statistieken – intern of extern – dan verzorgde ik dat. Dus ik was aan het coördineren, faciliteren en ik had een beleidsmatige rol.”

Wat vonden jullie belangrijk in de externe communicatie?
“De communicatie naar buiten toe was feitelijk, professioneel en proportioneel. We hebben de media over het algemeen niet actief benaderd en waren redelijk terughoudend in het honoreren van mediaverzoeken. We deden gewoon ons werk: dienstverlenend aan de samenleving. Daar zijn we voor.

Daarnaast vonden we het belangrijk dat iedereen zich zo goed als mogelijk aan de RIVM-maatregelen hield. Dus we honoreerden alleen mediaverzoeken als het op die locatie mogelijk was om 1,5 meter afstand te houden. En heel veel ging in overleg met de ziekenhuizen en verpleeghuizen.”

Het viel me op dat jullie in de media erg open waren. Jullie lieten ook de kwetsbare kanten zien, zoals het belang van nazorg voor de mensen die ingezet werden. Was dit een bewuste keuze?
“Het is altijd belangrijk om open en eerlijk te zijn. Bovendien; er is niets heimelijks aan. Er zijn natuurlijk verschrikkelijke dingen gebeurd. Bij zulke vreselijke gebeurtenissen je emoties en kwetsbaarheid laten zien is geen schande. Militairen zijn ook mensen.”

Hoe kwamen jullie over het geheel over in de media?
“Goed. Zowel kwalitatief als kwantitatief. We hebben echt heel veel publiciteit gehad. De naamsbekendheid van het TOC is enorm gegroeid. Als onderdeel van de dagelijkse Commandant Update Briefing (CUB) presenteerde de PAO een overzicht van de berichten in journalistieke en sociale media. Dat begon met een forse piek rond 21, 22 en 23 maart. Daarna liep het langzaam terug. Dat is logisch, want mensen geven je één keer een compliment omdat ze het fijn vinden dat je hen helpt. Daarna is dat geen nieuws meer.

Zo’n 90% van de berichten was positief. Veel Nederlanders en organisaties, zoals zorginstellingen, waren blij dat we hielpen. Een klein deel van de berichten was negatief. Dat waren vooral berichten van mensen of organisaties die altijd al bedenkingen hebben bij de inzet van Defensie in het straatbeeld.”

Hoe verliep de communicatie met andere organisaties waar jullie mee samenwerkten?
“Om eerlijk te zijn vind ik dat dat wel beter had gekund. We waren nieuw en daardoor wisten de veiligheidsregio’s en onze militaire adviseurs niet altijd waarvoor ze bij ons terecht konden. Normaliter zou je net na de oprichting bijvoorbeeld de functionarissen van veiligheidsregio’s uitnodigen (eventueel via de digitale kanalen) om hen in alle rust uitleg te geven over onze taken en werkzaamheden. Omdat we nog in oprichting waren, was dat er nog niet van gekomen. Daardoor was er soms wat verwarring over een aantal zaken.”

Hoe was het om hooggeplaatste gasten op het TOC te ontvangen?
“Bijzonder. We hebben bijvoorbeeld koning Willem-Alexander, minister van Defensie Ank Bijleveld-Schouten en de Commandant der Strijdkrachten luitenant-admiraal Rob Bauer ontvangen. We hebben hen laten zien wie we zijn en hoe we werken.”

Hoe kijk je terug op de crisis? Wat ging goed? En wat had beter gekund?
“Als ik me beperk tot de Public Affairs van het TOC, dat was natuurlijk maar een klein onderdeel van deze pittige operatie, dan zijn we er tijdens de crisis goed in geslaagd om het TOC bekendheid te geven. Door de oprichtingsfase waarin we verkeerden, waren de faciliteiten helaas nog niet optimaal. De Operation Room was redelijk goed ingericht. Maar de kantoren daar omheen bevonden zich in garageboxen. We roeiden in de beginperiode met de riemen die we hadden.”

Wat zijn de lessons learned?
“We hebben vroegtijdig in onze gemeenschappelijk digitale werkruimte een rode button met ‘lessons learned’ geplaatst. Tijdens de crisis kon iedereen snel en makkelijk zijn verbeterpunten noteren en daar is veel gebruik van gemaakt.

De lesson learned op het gebied van communicatie is dat we eigenlijk meer mensen nodig hadden. Ik begon elke ochtend om 7.00 uur al met de voorbereidingen voor de CUB van 09.00 uur. De stafvergadering begon om half acht. Om kwart over acht kwamen de sprekers van de CUB bij elkaar om alles door te nemen. Ondertussen kwamen er natuurlijk telefoontjes binnen. In de namiddag was er tijd om mailtjes te beantwoorden. Soms was ik pas om 20.30 uur ’s avonds klaar. Het was beter geweest om met z’n tweeën te zijn. Dan had één persoon zich kunnen richten op de actuele zaken en de ander op de zaken die nog komen, zoals de voorbereidingen voor het ontvangst van een cameraploeg van Discovery. We hadden de taken kunnen opsplitsen in ‘Plans’ en ‘Current’; oftewel planning en uitvoering.”

Wat heb je persoonlijk geleerd van deze periode?
“Mijn werkervaring in het algemeen is weer verbeterd en ik heb meer kennis van hoe processen en procedures normaliter maar vooral tijdens crises werken. Ook heb ik meer inzicht gekregen in de medische militaire kant van onze organisatie. Ik weet nu beter hoe zij georganiseerd zijn en ik heb nieuwe contacten gelegd. Daardoor is het een volgende keer gemakkelijker om met elkaar samen te werken. En ik vond het leerzaam om de kolonel te begeleiden in zijn media-optredens. Je bereidt die interviews samen voor. Het is interessant om te zien hoe dat vervolgens bij de publicatie uitpakt.”

En hoe kijk je terug op de periode als geheel?
“Als militaire organisatie bereiden we ons altijd voor op een crisis. De coronacrisis kwam onverwachts. We wisten vooraf wel dat we door een pandemie getroffen zouden kunnen worden. Maar we hadden nooit kunnen voorspellen dat de impact zo groot zou zijn. En zeker; wat is het een zware tijd met verdriet en onmacht geweest. Toch geeft het een goed gevoel dat we in deze periode iets voor de maatschappij hebben kunnen betekenen.”