ZiROP HMC Westeinde: ‘We zien nu of onze procedures werken’

Je kunt op papier veel goede procedures bedenken. Maar werkt het ook in de praktijk? Om dit te testen houdt het Haaglanden Medisch Centrum Westeinde vrijwel elk jaar een oefening van het Ziekenhuis Rampenopvangplan (ZiROP). Dit jaar lag de focus op de interne informatiedeling, de verwantenopvang en de opvang van T3-slachtoffers (de lichtgewonden).

Het is 7.15 uur ’s morgens. Een man komt in paniek de spoedeisende hulp van het HMC Westeinde binnengestormd. ‘Waar is Irene? Waar is Irene? Ik moet weten waar Irene is!’ Hij rent over de afdeling, bonkt op de deuren en schreeuwt in het rond. ‘Hoe werkt het hier? Waarom vertelt niemand me wat? Ik moet weten waar mijn dochter is!’

De man wordt vrijwel meteen opgevangen door zorgmedewerkers en dat maakt hem rustiger. Hij wordt gekoppeld aan een runner die hem naar de verwantenopvang brengt. Ondertussen komen er meer ontredderde mensen de spoedeisende hulp binnenlopen. De een begint op eigen houtje zijn familie te zoeken, de ander kijkt wat verdwaasd om zich heen. Een zorgmedewerker spreekt een vrouw aan, die vervolgens meteen in huilen uitbarst. ‘Ik maak me gewoon heel veel zorgen’, zegt ze. ‘Dat begrijp ik’, zegt de zorgmedewerker. ‘We gaan ervoor zorgen dat we uw man zo snel mogelijk vinden.’

Verwantenopvang
“Na een ramp worden de slachtoffers over verschillende ziekenhuizen verdeeld”, vertelt Annette Barnas, trainer bij CrisisProfs. “Bezorgde familieleden kunnen een landelijk telefoonnummer bellen om te vragen waar de slachtoffers zich bevinden. In de praktijk zullen ook veel mensen naar de ziekenhuizen toekomen in de hoop dat ze hun geliefden daar vinden.”

Om hierop voorbereid te zijn, heeft het HMC tijdens een ramp een verwantenopvangteam klaarstaan. Dit team bestaat uit psychologen en geestelijk verzorgers. Ze vangen de verwanten op en stellen de juiste vragen. Ze wijzen hen ook meteen op het landelijke verwantencontactnummer 088 269 00 00 waar ze zich kunnen melden.

De man die vanochtend stampij maakte bij de spoedeisende hulp is nu bij de verwantenopvang opnieuw in paniek. ‘Hoezo moet ik naar huis om te wachten? Ik wil weten of mijn dochter hier is. Ik ga niet weg totdat jullie haar gevonden hebben.’ Hij hoeft niet lang te wachten. Al binnen een half uur wordt Irene naar de verwantenopvang gebracht. Ze is licht gewond en omhelst haar vader. ‘Doe nou maar rustig pap’, zegt ze. ‘Ik ben er nou toch en er wordt hier goed voor mij gezorgd. Dus je hoeft je niet zo druk te maken.’

3 focuspunten
Tijdens deze ZiROP-oefening wordt er veel meer geoefend dan alleen de verwantenopvang. Zo’n 130 medewerkers doen aan de oefening mee. Zij werken bijvoorbeeld op de SEH, de IC, op de radiologie afdeling, in de beveiliging of in de communicatie. Daarnaast is er ook een samenwerking met en inzet van de GHOR-Haaglanden en de Hadoks (Huisartsen in de regio Haaglanden).

“We hebben deze keer 3 focuspunten”, zegt Wendy Schmit, zorgmanager van de spoedeisende hulp. “Dat zijn de verwantenopvang, de triage en de licht gewonde T3-slachtoffers. Wij zijn een level-1 traumacentrum. Dus we weten hoe we tijdens een ramp de zwaargewonde slachtoffers medisch op moeten vangen. Dat is ons dagelijks werk. Maar kunnen we een crisis ook managen als we veel licht gewonde slachtoffers tegelijk binnenkrijgen? Dat hebben we nu geoefend en ik vond dat dat al een stuk georganiseerder liep dan bij eerdere oefeningen.”

Triage
“Ook is het belangrijk om te oefenen of onze procedures goed werken”, zegt Frans de Voeght, ook zorgmanager van de SEH. “Bij een vorige oefening hadden we bijvoorbeeld 1 triage-punt. Dat leidde tot stagnatie. Daarom hebben we nu voor 2 triagepunten gekozen: 1 voor de ambulances en 1 voor de mensen die zelfstandig naar het ziekenhuis toe komen. Dit leidt opnieuw tot discussies, want: wat is de beste plek voor de triage? Is dat in de hal of in de wachtkamer? Ik heb vandaag alweer verschillende oplossingen gehoord. Zoveel mensen, zoveel meningen. We gaan al die meningen verzamelen en komen dan met 1 duidelijke werkwijze.”

Informatiemanagement
Bovendien is het altijd goed om het informatiemanagement te oefenen. “Tijdens een ZiROP-opschaling zijn de lijnen korter”, vertelt Kitty Hahn -Legeland, oefenontwikkelaar en oefenleider van CrisisProfs. “Het is belangrijk dat de informatie van de werkvloer onderling snel en goed gedeeld wordt én doorgegeven wordt aan het Operationele Team (OT). Zo kunnen zij snel de juiste beslissingen nemen. Strategische beslissingen kunnen zij meteen voorleggen aan het Crisis Beleidsteam (CBT).”

Het informatiemanagement blijkt in het HMC, na meerdere oefeningen, goed op orde te zijn. Al vroeg in de oefening blijkt dat de spoedeisende hulp capaciteit tekort komt. De crisiscoördinator roept extra medewerkers op. Omdat de slachtoffers in grote getalen lopend naar het ziekenhuis toe komen, wordt er daarnaast besloten om alle geplande dagopnames af te bellen: eerst alleen voor het HMC Westeinde, vervolgens ook voor de locaties HMC Antoniushove en HMC Bronovo. Het hoofd communicatie zegt dat ze deze informatie gaat communiceren, onder meer via de website. De manager facilitair regelt een touringcar zodat de extra medewerkers van de andere locaties snel naar het HMC Westeinde kunnen worden gebracht.

Communicatie
Ook blijkt dat je tijdens de oefening veel leert doordat je voor de leeuwen gegooid wordt en het gewoon moet gaan doen. Zo wordt de afdeling communicatie overspoeld met berichten uit de media. Door een fake-account van het ziekenhuis verschijnen er veel berichten op social media dat het een zooitje is in het HMC. De afdeling krijgt bovendien veel verzoeken binnen. Er gaat bijvoorbeeld een gerucht rond dat de burgemeester een bezoek wil brengen aan het ziekenhuis om zijn medeleven te betuigen. Daarnaast is het ook belangrijk dat de communicatieafdeling zelf de juiste boodschappen naar buiten gaat brengen, bijvoorbeeld over de opnamestop. Alles bij elkaar is dit zoveel, dat er iets moet gebeuren om het overzicht niet te verliezen.

“Laten we met scrum gaan werken”, zegt Anja Haver, hoofd communicatie. Met Post-its maakt ze kolommen met ‘to do’, ‘busy’ en ‘done’. Dit blijkt te werken. De afdeling krijgt weer grip op de situatie. Na de oefening vraagt Anja aan haar collega’s wat zij van deze werkwijze vonden. “Fijn”, zegt een van hen. “En misschien kunnen we de volgende keer ook onze namen op de Post-its zetten. Dan zien we ook in één oogopslag wie waar mee bezig is.”

Volgende ramp
Dit soort grote en kleine verbeterpunten blijken in elk team te zitten. Er wordt dan ook druk nagepraat tijdens het ontbijt na de oefening. Er is veel lof voor het realistische spel van de lotussen. Alle deelnemers noteren hun ervaringen op de evaluatieformulieren waarmee het HMC de ZiROP-procedures verder kan verbeteren. Zo is het ziekenhuis bij een volgende ramp of rampenoefening nóg beter voorbereid.