ROC van Twente: ‘We waren goed voorbereid’

ROC van Twente was net klaar met het inrichten van de crisisomgeving, toen de coronacrisis uitbrak. Zo konden zij alle opgedane kennis meteen in de praktijk brengen.

ROC van Twente verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie in de regio Twente op 8 grote tot middelgrote locaties en een groot aantal kleine locaties. De school telt zo’n kleine 20.000 studenten en zo’n 2.000 medewerkers. “Het is in wezen een klein dorp”, vertelt Fred Lübbers, hoofd integrale veiligheid en facilitair bedrijfsbureau. “En zoals in elk dorp gebeurt er hier wel eens wat. Gelukkig komen incidenten als diefstal, geweld of bedreigingen niet veel voor. Maar je wilt als school wel goed voorbereid zijn. En als organisatie kijken we natuurlijk ook naar buiten. Wat gebeurt er in de wereld om ons heen? En hoe zorgen we dat we daarop voorbereid zijn? Om die reden zijn we twee jaar geleden begonnen met het verder professionaliseren van onze crisisomgeving.”

Hoe goed waren jullie voorbereid toen de coronacrisis uitbrak?
“We hadden het gevoel dat we er goed voor stonden. De protocollen waren geschreven, het crisismanagementteam (CMT) was samengesteld, het crisiscommunicatieteam (CCT) was goed getraind en we hadden geïnvesteerd in middelen. Ook hadden we inmiddels twee keer een crisis getraind. De eerste sessie was een algemene crisismanagementtraining waarin een ontploffing in de opleidingskeuken werd nagebootst. De tweede training was gericht op een school shooting. Kortom, we waren er klaar voor. Voor zover je dat kunt zijn.”

Hoe ging vervolgens het opstarten van de crisisorganisatie?
“Het bijzondere aan deze crisis was dat we er niet door verrast werden. In het begin leek het erop dat de scholen open konden blijven. Begin maart besloten we desondanks dat we onze locaties zouden sluiten. We hebben iedereen daar op tijd over kunnen informeren. Snel daarna volgde ook de overheid met eenzelfde besluit voor het hele land.”

Er werd natuurlijk ook een crisisteam geformeerd. Hoe verliep dat?
“We merkten dat we profijt hadden van de goede voorbereiding. De leden waren getraind en we hadden goede systemen die ons ondersteunden. We moesten er wel aan wennen dat niet alle leden van het crisisteam fysiek aanwezig konden zijn bij de vergaderingen. Zij vergaderden mee via een videoverbinding. En later moesten we vanwege de RIVM-maatregelen uitwijken naar een andere ruimte, omdat de crisisruimte te klein was om allemaal 1,5 meter afstand te nemen. Maar dat waren dus vooral praktische zaken. De processen en de besluitvorming verliepen goed.”

Hoe is het crisisteam omgegaan met het inrichten van het onderwijs op afstand?
“Daar zijn we vanaf het begin duidelijk over geweest. Het inrichten van het onderwijs op afstand is geen taak voor het crisisteam. Dat hoort thuis bij de onderwijsteams. Dus toen we overgingen op het inrichten van het onderwijs op afstand, was de crisissituatie voorbij. De frequentie van de bijeenkomsten van het crisisteam ging naar beneden.”

Waarom vond je het belangrijk om dit over te dragen aan het onderwijs?
“Omdat het managen van een crisis veel van mensen vraagt. Het kost veel tijd en energie. En morgen kan er weer een nieuwe crisis voor de deur staan, zoals een brand of een cyberaanval. Dan heb je opnieuw een crisisteam nodig dat fit is en een nieuwe crisis aankan. Je wilt dan niet dat deze mensen nog volop met de coronacrisis bezig zijn. Uiteraard is het crisiscommunicatieteam nog wel actief, met name als het kabinet nieuwe maatregelen aankondigt.”

Waar vergaderde het crisisteam nog wel over in die periode?
“Er waren verschillende maatregelen die impact hadden op het onderwijs. En we kwamen voor vragen te staan zoals: hoe neem je in deze coronatijd een examen af? Dit soort strategische beslissingen werden binnen het overleg van directeuren met het College van Bestuur genomen.”

Wat zijn de grote uitdagingen waar jullie nu nog voor staan?
“Het opstarten van het reguliere onderwijs zal nog een uitdaging worden. Er komen dan weer 20.000 studenten naar onze locaties toe. Dat betekent dat we nieuwe maatregelen moeten nemen, zoals het aanbrengen van looproutes en het aanschaffen van meer desinfectiemiddelen.”

Terugkijkend, hoe was het tot nu toe om in deze organisatie een eerste grote crisis mee te maken?
“Het is en was een interessante tijd. Het bijzondere was dat we telkens veel tijd hadden om de juiste beslissingen te nemen. Dat is een groot verschil met andere crises, waarin je vaak snel moet handelen. Ook was het prettig dat het kabinet veel beslissingen voor ons nam, bijvoorbeeld over wanneer de scholen dicht en weer open moesten. Daar konden we dankbaar gebruik van maken.”

En waar ben je het meest trots op?
“Ik ben trots op alles wat we voor de studenten en collega’s hebben weten te realiseren. We hebben bijvoorbeeld werkplekken gecreëerd voor studenten die thuis geen rustige plek hadden om te studeren. En ze konden een laptop van ons lenen, als dat nodig was. En ik ben trots op de collega’s die in een korte tijd erin geslaagd zijn om vanuit een digitale leeromgeving les te geven. Het gebruik van Teams heeft een enorme vlucht genomen en de studenten hebben in een hoog tempo geleerd om zelfstandig te werken. In dat opzicht heeft deze crisis ons veel nieuwe kansen gebracht waar we ook in de toekomst profijt van zullen hebben.”