ROT-oefening met VR-brillen: ‘Dit voelt heel realistisch aan’

Hoe zorg je ervoor dat een ROT-oefening zo realistisch mogelijk is? Liander maakte dit voorjaar voor het eerst gebruik van VR-brillen tijdens een ROT-oefening. “We hebben hiermee een primeur”, zegt Sebastien Kraaijeveld, consultant Educatie en Simulatie bij Liander. “We zijn, voor zover ik dat weet, de eerste in Nederland die ROT-oefeningen doen binnen een VR-omgeving.”

De oefening begint met een korte introductie. Sebastien vertelt dat het voor Liander belangrijk is om met innovatieve leermiddelen te werken. “We gebruiken al VR-brillen voor onze CoPI-trainingen”, vertelt hij. “We hebben daar goede ervaringen mee, want we kunnen daarmee de praktijk dichter bij brengen. Bovendien kunnen we hiermee plaats-onafhankelijk trainen. De trainers en de deelnemers hoeven niet meer op dezelfde locatie te zijn.”

Liander zet vandaag de volgende stap door de VR-brillen ook in te zetten bij een ROT-oefening. “We doen dit omdat we graag willen dat onze liaisons in een realistische ROT-omgeving oefenen”, zegt Sebastien. “Bovendien vinden we het belangrijk om het oefenen met VR-brillen stap voor stap steeds verder door te ontwikkelen. De volgende stap is dat we VR combineren met AI. Daarmee gaan we in de toekomst plaats- én tijdsonafhankelijk oefenen. Dat betekent dat de deelnemers de VR-brillen mee naar huis nemen. Ze kunnen de brillen zelf instellen, bijvoorbeeld op ‘junior’, ‘senior’ of ‘expert’. Zo kunnen zij zelfstandig op hun eigen niveau oefenen.”

Leerdoelen
Maar zo ver is het nu nog niet. De liaisons van het ROT oefenen vandaag nog met trainers die in dezelfde ruimte aanwezig zijn. “Wat willen jullie leren?” vraagt trainer Dennis van Heerden van het bedrijf Good Work voordat de training begint. De deelnemers vertellen dat zij allemaal ervaring hebben als liaison in een ROT. “De ene keer is dat heel heftig”, zegt een deelnemer. “De andere keer heel relaxt, en alles wat daar tussenin zit. Ik merk dat het vooral lastig is als de oorzaak van de crisis bij ons ligt. Dat maakt het een stuk zwaarder dan bij een crises die door andere factoren veroorzaakt is.”

De deelnemers vertellen dat de meeste ROT’s soepel verlopen. Maar als het niet soepel loopt, dan komt dat vaak doordat mensen geen antwoord krijgen op hun vragen of niet rolvast zijn. “Ik wil graag oefenen om me niet te laten verleiden tot uitspraken die ik misschien niet kan waarmaken”, zegt een van de deelnemers. “En ik wil graag oefenen hoe ik moet omgaan met dominante operationeel leiders. Ik heb daar in de praktijk geen ervaring mee en daarom lijkt het me goed om dat nu te oefenen. Zo weet ik hoe ik moet handelen als het me een keer overkomt.”

Scenario
Het is tijd om te starten. Volgens het scenario is er een waterleiding geknapt in de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. De liaison van Liander begint met het verzamelen van zo veel mogelijk informatie uit zijn eigen organisatie. De belangrijkste vraag waarmee hij het ROT-overleg ingaat is: ‘Kunnen we het gebied in om onze middenspanningsleiding spanningsloos te maken?’

Dan gaat de VR-bril op en landt de liaison in het ROT-overleg. Hij ziet dat hij aan tafel zit met de operationeel leider en de algemeen commandanten van de brandweer, politie, bevolkingszorg, GHOR en de adviseur communicatie. Naast de tafel staat een informatiemanager die aantekeningen maakt op een whiteboard. Al deze verschillende rollen worden gespeeld door slechts drie acteurs.

Oplopende druk
De informatiemanager schetst een beeld en de politie geeft daar enkele aanvullingen op. Al snel loopt de druk op. Bevolkingszorg geeft namelijk aan dat de burgemeester wil weten hoelang dit allemaal nog gaat duren. Zij maakt zich zorgen over de onrust in de naastgelegen wijk. “Zodra we het gebied in kunnen, is alles binnen een half uur spanningsloos”, zegt de liaison. “Maar als we het gebied niet in kunnen, moeten we de spanning er op afstand afhalen. Dat betekent dat een groter gebied zonder stroom komt te zitten.”

De druk wordt nog hoger als het ziekenhuis in het getroffen gebied ter sprake komt. Het ziekenhuis heeft een noodaggregaat op gas. Hoe lang zitten zij zonder gas als straks ook de gasleiding afgesloten wordt? De liaison kan daar niks over zeggen. “Dat weten we pas als we het gebied in kunnen”, zegt hij. “Dan zien we hoe groot de schade is en hoelang het herstel gaat duren.” De mensen aan tafel nemen hier geen genoegen mee.

Schorsen
“Vertel ons in ieder geval in grove getallen hoelang het nog gaat duren”, zegt de operationeel leider. “Nee, dat is niet zinvol”, houdt de liaison vol. De commandanten blijven druk uitoefenen totdat de liaison zegt: “Ik wil voorstellen om de vergadering te schorsen. Dan kan ik met mijn collega’s overleggen en in het volgende overleg terugkomen met meer informatie.” Daar neemt de operationeel leider genoegen mee en de vergadering wordt gesloten.

De VR-brillen gaan af en de liaison loopt naar de ruimte waar zijn collega’s via een beeldscherm hebben meegekeken. “Je hebt het goed gedaan”, zegt een van hen. “Je werd behoorlijk onder druk gezet en je liet je niet verleiden om toezeggingen te doen.” Na een korte reflectie is de volgende liaison aan de beurt. Er is nieuwe informatie beschikbaar. Er is water in de gasleiding gekomen. Daardoor kan het nog dagen duren voordat de gasleiding weer in gebruik genomen kan worden. De liaison weet het hoofd koel te houden in het ROT-overleg, ondanks de druk die uitgeoefend wordt. De burgemeester wil graag een persmoment inlassen en vraagt of Liander daarbij kan aansluiten. De liaison denkt mee over de boodschap die daar gecommuniceerd gaat worden. “Er is geen reden tot paniek, want het is buiten 10 graden Celsius. In noodgevallen kunnen wij kijken of wij via onze contacten kachels voor mensen kunnen regelen.”

VR-ervaring
Na deze vergaderronde wordt er even kort gesproken over VR als leermiddel. “Het voelt voor mij heel realistisch”, zegt een van de liaisons. “Ik heb echt het gevoel dat ik met de algemeen commandanten aan tafel zit. Dit is veel realistischer dan dezelfde oefening zonder VR-brillen. En ik vind dat je hier meer van leert dan van een echte oefening met je crisispartners. In een multidisciplinaire oefening hebben je crisispartners ook hun eigen oefendoelen. Zij oefenen ook hun samenwerking onderling en wij hebben slechts een kleine rol in het geheel. Bij deze VR-oefening is het scenario echt voor ons geschreven. Het is gericht op de uitdagingen waar wij in de praktijk tegenaan lopen. Daar leer je meer van.”

AI-gestuurde OvD-P
Sebastien vertelt dat deze oefening een belangrijke stap is in een grotere ontwikkeling. “We zijn al samen met Good Work bezig om deze techniek nog verder door te ontwikkelen. We zijn bijvoorbeeld al aan het kijken hoe we het tegenspel door AI kunnen laten verzorgen. Daardoor kunnen de deelnemers in de toekomst zelfstandig thuis oefenen. Het wordt dan een soort game waarin je steeds een level hoger gaat. Dat is een leuke en leerzame manier van oefenen."

"Good Work heeft al een AI-gestuurde OvD-P ontwikkeld. We kunnen hem kritische vragen stellen en we krijgen realistische antwoorden terug. We gaan hem eerst integreren in onze CoPI-trainingen. Daarna gaan we AI ook inzetten in onze andere trainingen en oefeningen. We gebruiken AI al volop in onze crisiscommunicatie. We zien daar hoe snel deze ontwikkeling gaat. Dus ik verwacht dat het niet lang meer duurt voordat we het ook kunnen inzetten in onze oefeningen en trainingen.”

Finetunen
Ook Dennis verwacht dat de VR-trainingen de komende jaren nog beter worden door de inzet van AI. “AI is op dit moment goed in geschreven teksten”, zegt hij. “Dus we zetten het al in voor scenario-denken, het genereren van een omgevingsanalyse en het verzorgen van tegenspel in LCMS. Dat zijn geschreven teksten. De inzet van AI-gestuurde functionarissen is de volgende stap."

"Het vergt veel research en development om dat goed te laten functioneren. Een AI-gestuurde functionaris moet namelijk meer kunnen dan alleen correcte antwoorden genereren. Hij moet ook snel kunnen reageren op zijn omgeving, zijn antwoorden moeten betrouwbaar zijn en hij moet vloeiend Nederlands spreken. De AI-gestuurde OvD-P die we ontwikkeld hebben is al een goede stap vooruit. Maar als je hem nu een vraag stelt, komt daar een houterig antwoord uit. Mensen schieten daardoor in de lach en zijn hun oefenmodes kwijt. Dus we zijn de OvD-P verder aan het finetunen, zodat hij in de toekomst een natuurlijk en realistisch tegenspel kan bieden.”

Misverstand
Terug naar de oefening. Het water in het gebied stijgt nog steeds en er is inmiddels opgeschaald naar GRIP 3. De derde liaison neemt plaats in het ROT en al snel ontstaat er een misverstand. De informatiemanager heeft het gebied opgedeeld in 4 delen en de liaison wil uitleggen dat er in 2 van de 4 gebieden niets aan de hand is. “Niets aan de hand?!?” roept de OL hem toe. “Hoe kun je nou zeggen dat er niets aan de hand is? Het hele gebied staat onder water, er zit een datacentrum in dat gebied en jij zegt dat er niks aan de hand is?!?” De liaison bedoelde dat er niets aan de hand is op het gebied van gas en elektriciteit, want dat is waar hij over gaat. Maar het kwaad is al geschied. De OL is boos en die sfeer blijft zo, ook de rest van het overleg.

“Nou, dat voelde ik wel”, zegt deze liaison in de nabespreking. “Ik vond het oneerlijk en gemeen. Ik merkte ook dat ik er wat terughoudender van werd.” Toch weet de liaison zich in de oefening goed staande te houden. Hij spreekt de OL aan op zijn gedrag. “Laten we elkaar wel als gelijkwaardig behandelen”, zegt hij bijvoorbeeld. De OL blijft boos, maar de liaison krijgt wel bijval van de AC Politie. De monteurs van Liander kunnen namelijk het gebied niet in, omdat ze bekogeld worden met stenen. De AC Politie stelt voor om politiebegeleiding te regelen, zodat de monteurs toch hun werk kunnen doen.

Goed gevoel
De VR-brillen gaan af en het is tijd voor de plenaire nabespreking. Dennis blikt samen met de deelnemers terug op de oefening. Hij vraagt daarbij ook hoe zij terugkijken op de techniek. “Ik vond het leuk”, zegt een deelnemer. “Ik had echt het gevoel dat ik in een ROT-omgeving zat. En het is fijn dat jullie met drie acteurs veel verschillende rollen tegelijk kunnen spelen.”

Ook Sebastien kijkt met een goed gevoel op deze trainingsmiddag terug. “Het is een leuke en gemakkelijke manier om snel veel te leren. We kunnen deze techniek nu al volop inzetten voor de rollen die wij buiten onze eigen organisatie vervullen, bijvoorbeeld in een CoPI of een ROT. Daardoor beginnen de liaisons beter voorbereid aan een multidisciplinaire oefening of een crisis. En de ontwikkelingen gaan razendsnel. Dus ik verwacht dat we er over twee jaar nog veel meer mee kunnen dan nu.”