Joop Franke: de 7 belangrijkste BCM-stappen

Hoe zet je BCM op in een grote organisatie? Joop Franke werkt al meer dan 35 jaar als BCM-specialist voor verschillende organisaties. Hij zet de 7 belangrijkste stappen op een rij.

1. Zorg voor commitment van de directie
“BCM begint met het commitment van de directie. Want: als de directie het belang van BCM niet inziet, voor wie doe je het dan? Er wordt dan onvoldoende tijd en geld voor vrijgemaakt waardoor het geen zin heeft om eraan te beginnen. Dus zorg ervoor dat de directie op C-level de waarde van BCM inziet.”

2. Doe een vooronderzoek
“Zeker als je nieuw bent in een organisatie, is het belangrijk om een goed vooronderzoek te doen. Lees het jaarverslag en verdiep je in de wetgeving waar de organisatie zich aan moet houden. Breng de ‘stakeholders’ in beeld en bepaal welke producten en diensten de ‘kroonjuwelen’ zijn. Leef je in en krijg zo een goed beeld van de organisatie. Een goed begin is het halve werk.

3. Stel werkgroepen samen
“Stel werkgroepen samen met mensen die kennis hebben van het proces. Dit zijn bij voorkeur de mensen die met hun voeten in de klei staan en niet hun managers. Zij kunnen je precies vertellen wat de kwetsbaarheden in het proces zijn en wat de gevolgen kunnen zijn als een proces uitvalt.

Zorg dat hun leidinggevenden hier vierkant achter staan. Medewerkers zijn namelijk alleen bereid om de kwetsbaarheden in het proces te benoemen als zij weten dat dit ook voor hun manager oké is.”

4. Creëer BCM-bewustzijn en draag BCM-kennis over
“Zorg dat de mensen in je werkgroep weten wat BCM is en welk doel je wilt bereiken. Ze hoeven niet alle ins en outs over BCM te kennen. De grote lijnen zijn voldoende. Ik merk in de sessies die ik zelf met medewerkers doe dat het vaak wel lukt om binnen één dag alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.”

5. Maak een stappenplan voor de realisatie
“Maak een plan van aanpak, stel de juiste prioriteiten en verdeel het plan in kleine stappen. Maak het vooral niet te groot, want in het verleden hebben we gezien dat het dan vaak fout gaat. Veelal wordt dan de stekker eruit getrokken omdat het te omvangrijk is geworden. Denk groot maar begin klein.”

Begin bij de maatregelen die de grootste ‘winst’ opleveren. Zo boek je snel succes en gaat het leven. Dat maakt het gemakkelijker om daarna de vervolgstappen te zetten.”

6. Test jaarlijks en zorg voor procesbeheersing
“Uiteindelijk leveren de stappenplannen het Business Continuity Plan (BCP) op. Zorg dat je het BCP goed onderhoudt en test regelmatig. Je kunt BCM vergelijken met een bal die je op een berg naar boven duwt. Iedere keer als je een stukje de berg opgaat, sla je een anker. Door je maatregelen en plannen regelmatig te onderhouden en te testen, breng je als het ware een verankering aan. Zo voorkom je dat de bal weer naar beneden rolt en ga je de top van BCM bereiken.”

Het goede onderhoud en het testen is essentieel om BCM actueel te houden. Doe je dat niet, dan rolt die bal naar beneden en kun je weer helemaal opnieuw beginnen. Dat is niet alleen kapitaalvernietiging, omdat de eerder genomen maatregelen voor niets zijn geweest. Het doet ook iets met de mensen die zich hebben ingezet voor het BCM-plan. Als de plannen één keer verwaarloosd zijn, is het moeilijker om hen een tweede keer te motiveren om zich hiervoor in te zetten.”

7. Kies eventueel voor certificeren
“Certificeren moet geen doel op zich zijn. Maar het is wel een goede manier om jezelf scherp te houden.

Bovendien is dit een goede manier om hiermee uit te dragen dat je BCM op orde hebt. In de praktijk zie ik dat de succesverhalen rondom BCM nog weinig gedeeld worden, terwijl het wel degelijk van waarde is, ‘value of investment’, als je je bedrijfscontinuïteit onder controle hebt.

Business Continuity Management is geen kwestie van lang wikken en wegen, maar van erin geloven, het begrijpen en vooral er op tijd aan beginnen voordat het te laat is. Doe het voor de medewerkers en anderen die van jouw organisatie afhankelijk zijn. Met BCM kun je voor hen een hoop ellende besparen."

Dit artikel is een onderdeel van een serie. Nieuwsgierig naar de andere interviews met Joop Franke? Lees dan ook:

• Deel 1: ‘Het is mijn hobby, missie en passie’
• Deel 2: hoe krijg je je collega's mee?
• Deel 3: ‘Denk groot, begin klein’