Stadsziekenhuis OLVG: ‘Perfectionisme is een valkuil tijdens een crisis’

Het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG zag de coronacrisis al vroeg aankomen. “Toch ging het plotseling erg snel”, vertelt de calamiteitencoördinator. Hoe heeft de goede voorbereiding haar geholpen? En wat zijn de geleerde lessen?

“Ik ben trots op alles wat we samen voor elkaar hebben gekregen”, vertelt Guusje Molenaar, calamiteitencoördinator bij het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. “Ik vond het mooi om te ervaren dat iedereen alles aan de kant zette en voor de volle 100% voor het aanpakken van de crisis ging. Dat heb ik echt als prettig ervaren.”

Hoe waren jullie voorbereid?
“Wij monitoren altijd alle belangrijke gebeurtenissen in de wereld, dus we zagen het virus al vroeg ontstaan. Begin dit jaar kwam het steeds dichter bij. We hebben toen al vrij vroeg besloten om het CBT bij elkaar te roepen. Ook hebben we in die periode contact gehad met de ziekenhuizen in Noord-Brabant en Italië.

Hoewel we het zagen aankomen, kwam het eerder dan verwacht en werden we er snel door overlopen. Ik weet nog dat we op een vrijdagmiddag in de voorbereiding zaten en dat we maandagochtend al volop in de crisisstand stonden. Opeens kwam het allemaal tegelijk.”

Wat waren maatregelen waarvan het goed was dat jullie die vooraf hadden genomen?
“Het was prettig dat we vooraf hadden nagedacht over de manier waarop we het ziekenhuis wilden inrichten. We hadden besloten de coronapatiënten zo veel mogelijk op onze locatie in oost te plaatsen. Zo konden we daar zo efficiënt mogelijk werken. Het nadeel daarvan was wel dat we veel hebben moeten doen om alle patiënten op de juiste locaties te krijgen.”

Welke elementen werkten goed tijdens de crisis?
“Het plancentrum dat we hadden ingericht. De bereidheid van mensen om te helpen was groot. Iedereen binnen onze organisatie die zelf geen werk meer had, kon zich bij dit plancentrum melden. Zij werden ingedeeld in categorieën. En we hadden profielen gemaakt van het werk dat moest gebeuren. Zo kon het plancentrum de mensen op de juiste plekken plaatsen.

Ook hadden we er profijt van dat we al vroeg begonnen zijn met het opleiden van buddy’s voor de IC-verpleegkundigen. Dit waren met name medewerkers van de OK’s en de spoedeisende hulp. Zij konden in relatieve rust meedraaien op de IC voordat de crisis begon.”

Welke elementen hadden beter gekund?
“Het afschalen. Het opschalen verliep erg goed en soepel. Maar op een gegeven moment moet je weer terug naar de normale bedrijfsvoering. Achteraf gezien hadden we eerder na moeten denken over de manier waarop we deze overgang precies gingen maken."

Wat waren daarin de verbeterpunten?
“Tijdens een crisis is de besluitvorming duidelijk. Maar als de crisisstructuur afgeschaald wordt, hebben mensen nog wel een aanspreekpunt nodig. Bij een volgende crisis zou ik de lijnen duidelijker neerzetten zodat het helderder is hoe we van de crisisstructuur weer overgaan naar de reguliere organisatie.”

Tot slot, wat zijn voor jou persoonlijk de lessons learned?
“Mijn belangrijkste les is dat perfectionisme tijdens een crisis een valkuil is. Je moet snel schakelen en keuzes maken. Dat betekent dat niet altijd alles perfect kan zijn. Je kunt als team een keer een fout maken. Dat hoort erbij.

En deze crisis heeft weer bewezen dat het geen zin heeft om gedetailleerde crisisplannen te maken. Het is beter om de kaders te omschrijven, zodat je binnen die kaders flexibel en wendbaar kunt zijn.”